Il est temps de choisir votre alternative à Confluence Data Center

L’annonce d’Atlassian mettant fin à ses produits Data Center a suscité des inquiétudes dans les équipes informatiques du monde entier. Mais pour beaucoup, ce n’était pas le premier choc. Ces dernières années, l’arrêt de Confluence Server et une série d’augmentations de prix avaient déjà laissé de nombreuses organisations mécontentes de la stratégie produit d’Atlassian. Certes, la vie avec Data Center était loin d’être parfaite, mais elle offrait encore prévisibilité et contrôle, des éléments qui facilitaient le report de décisions difficiles.

Aujourd'hui, avec la fin prévue du support pour Atlassian Data Center en mars 2029, ce sentiment de stabilité est en train de disparaître. Et le compte à rebours a commencé.

Pour de nombreuses équipes, ce moment est arrivé plus tôt que prévu. Si l'évaluation des alternatives pouvait facilement être reportée jusqu'à récemment, la migration est désormais inévitable. Mais voici la question brûlante : si vous devez changer, le cloud d'Atlassian (ou toute autre plateforme propriétaire fermée) est-il vraiment la bonne solution ?

Cette transition forcée n'a pas seulement des implications techniques. Elle soulève des préoccupations profondes et légitimes concernant la perte de contrôle, l'augmentation des coûts opérationnels, les risques de conformité et la sécurité des données. Pour les entreprises opérant dans des environnements réglementés ou attachées à leur autonomie sur place, il est inacceptable de céder le contrôle à un fournisseur de services cloud.

Néanmoins, cette période de perturbation ouvre la voie à quelque chose de mieux : l'occasion de repenser votre plateforme de collaboration. Si votre organisation est contrainte de migrer, vous avez également la possibilité de reprendre le contrôle, de sécuriser vos données et de choisir une plateforme qui répond à vos besoins à long terme plutôt qu'à la feuille de route du fournisseur.

La fin de Confluence Data Center ne signifie pas pour autant capituler devant Atlassian Cloud.

Pour les organisations opérant dans des secteurs hautement réglementés tels que la défense, les administrations publiques, la santé et le secteur financier, abandonner Confluence Data Center n'est pas un projet informatique quelconque. Il s'agit d'une étape importante en matière de conformité et d'exploitation. Lorsque votre travail concerne des domaines tels que les chaînes d'approvisionnement de la défense ou les programmes du secteur public, les contraintes non négociables constituent le point de départ de la discussion.

Prenons l'exemple des lois sur la confidentialité et la protection des données, telles que le RGPD. Elles compliquent la migration vers le cloud sur le plan juridique. Chaque plugin ou intégration peut entraîner de nouveaux flux de données et de nouveaux risques en matière de conformité. De nombreuses organisations européennes préfèrent désormais héberger leurs plateformes de collaboration au sein d'infrastructures qu'elles contrôlent déjà afin d'éviter ces complications juridiques récurrentes.

Dans les environnements isolés, tels que les installations de recherche nucléaire, les réseaux classifiés et les systèmes financiers critiques, la connexion à un fournisseur SaaS tiers est interdite par conception.

Une fois que le produit Confluence Data Center passe en mode lecture seule, les organisations seront confrontées à des failles de sécurité dues à des logiciels non corrigés et à un risque de non-conformité aux normes ISO 27001 ou KRITIS. Parallèlement, la migration vers Atlassian Cloud peut entraîner la perte du contrôle, de l'ouverture et de la flexibilité sur lesquels les entreprises ont basé leurs workflows. Ajoutez à cela une augmentation significative des coûts pouvant atteindre 50 % par an si vous comptez plus de 10 000 utilisateurs.

C'est précisément là que XWiki peut vous aider. Les entreprises ne recherchent pas de solutions open source ou sur place par idéologie. Elles les recherchent parce que ces solutions répondent à des problèmes concrets, tels que la conformité, la prévisibilité des coûts et la liberté de choix. La plateforme open source et auto-hébergeable de XWiki permet aux organisations de contrôler où leurs données sont stockées, qui peut y accéder et comment leur plateforme évolue. XWiki offre une véritable ouverture, aucune dépendance vis-à-vis d'un fournisseur, un code transparent et une interopérabilité totale, ainsi qu'une liberté d'hébergement : sur place, dans un cloud privé ou dans une configuration hybride. En bref, XWiki redonne aux entreprises le contrôle, la sécurité et l'autonomie qu'elles risquent de perdre dans un avenir où Atlassian propose uniquement des solutions cloud.

Leçons tirées du soutien apporté à des entreprises pour migrer depuis Confluence

Au fil des ans, en aidant des entreprises à passer de Confluence à XWiki, nous avons pu constater ce qui favorise la réussite d'une migration et ce qui la ralentit. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des leçons les plus utiles et des meilleures pratiques qui vous aideront à planifier dès le départ une transition fluide et efficace.

#1 Prenez le temps de planifier. Vous gagnerez des heures précieuses par la suite.

✅ Dressez la liste du nombre d'utilisateurs, du nombre d'espaces, du nombre d'espaces personnels, ainsi que des plugins et macros que vous utilisez.

✅ Décidez comment vous allez gérer l'authentification, le nombre de lots de migration nécessaires et les équipes qui migreront en premier.

✅ Identifiez des alternatives aux plugins et macros que vous utilisez actuellement. Si nécessaire, créez des guides étape par étape pour obtenir les mêmes résultats dans le nouveau système.

✅ Décidez également si vous souhaitez migrer les articles de blog, les favoris, les étiquettes et les autorisations.

#2 Ne vous attendez pas à ce que le nouveau produit soit une copie de Confluence.

✅ Bien que les deux plateformes offrent des fonctionnalités similaires, XWiki les propose souvent via ses fonctionnalités de base ou ses extensions recommandées, plutôt que via des plugins tiers.

✅ Prenez le temps d'apprendre comment fonctionne XWiki et comment il peut faciliter, voire améliorer vos processus de travail. Vous découvrirez peut-être des moyens plus efficaces et plus flexibles de gérer votre contenu.

#3 Donnez la priorité à la gestion du changement

✅ Impliquez vos utilisateurs dès le début. Demandez-leur de tester le contenu migré, recueillez leurs commentaires et communiquez clairement les changements à venir.

✅ Proposez un canal accessible pour l'assistance et les questions après le changement.

💡 Lorsque les utilisateurs se sentent informés et soutenus, l'adoption est plus rapide et plus fluide.

#4 Envisagez de faire appel à un expert

⚠ Les outils et le processus de migration sont complexes, mais on sous-estime souvent l'effort et les compétences nécessaires. XWiki a perfectionné son expertise au fil des années grâce à des centaines de migrations réussies.

✅ Pour plus d'efficacité, envisagez de faire appel à des experts de XWiki ou d'autres entreprises spécialisées dans les migrations pour quelques jours de consultation, plutôt que d'essayer de tout faire en interne.

Pourquoi les organisations choisissent de migrer de Confluence vers XWiki

La migration n'est jamais facile lorsqu'elle concerne des outils utilisés par de nombreux utilisateurs. Les équipes informatiques ont raison de s'inquiéter des liens brisés, des macros manquantes et des perturbations pour les utilisateurs. Confluence fait partie des opérations quotidiennes depuis des années et tout changement, quel qu'il soit, comporte toujours des risques. Mais à ce stade, toutes les organisations devront migrer. Que vous agissiez maintenant ou plus tard, la fin de Confluence Data Center implique dans tous les cas des efforts, du temps et des ressources.

Dans ce contexte, les entreprises se tournent vers XWiki, car il offre une transition plus fluide et mieux contrôlée. Après la migration, les entreprises conservent intact ce qui compte le plus : de grands volumes de données et leur structure, tout en gagnant en liberté, en transparence et en flexibilité, ce qui leur faisait défaut auparavant.

Des organisations telles que l'Institut de technologie de Karlsruhe (KIT) et l'Université de Lorraine ont déjà réussi leur transition de Confluence vers XWiki.

Pourquoi le KIT a choisi XWiki comme alternative à Confluence

En 2024, le KIT a migré des milliers de pages et d'espaces de documentation sans perdre l'intégrité des données ni la productivité. La migration de Confluence vers XWiki a représenté une amélioration significative des capacités de leur système de gestion des données. En choisissant XWiki, le KIT est rapidement passé à une solution plus rentable, tout en bénéficiant d'une flexibilité, d'une sécurité et d'un contrôle inégalés sur ses données et son hébergement. Le système intranet et de documentation sur mesure permet au KIT de gérer et de développer sa base de connaissances selon ses propres conditions, sans les contraintes d'une plateforme de fournisseur exclusivement cloud.

Principaux avantages :

• Migration fluide : 9 431 pages, 50 espaces et 250 utilisateurs ont été migrés en conservant intégralement la structure, le contenu, les pièces jointes, l'historique et les autorisations.
• Sécurité renforcée : l'hébergement sur site garantit au KIT un contrôle total sur ses données, conformément à ses exigences en matière de confidentialité.
• Solutions personnalisées : la flexibilité de XWiki a permis le développement de fonctionnalités et d'améliorations personnalisées, telles que la recherche multilingue et une navigation améliorée, adaptées aux besoins du KIT.

\Wiki était l'alternative la plus ouverte et la moins exigeante en termes d'efforts de changement de notre part. Ce sont les deux critères essentiels qui nous ont poussés à choisir le nouvel outil. \Wolfgang Mexner, chef du département informatique chez KIT

Pourquoi l'Université de Lorraine a choisi XWiki comme alternative à Confluence

Suite à l'augmentation significative des prix pratiqués par Atlassian, l'équipe wiki de l'Université de Lorraine s'est mise en quête d'une nouvelle solution pour remplacer Confluence. Elle avait besoin d'une base de connaissances pouvant également servir d'intranet pour l'édition collaborative et la documentation, garantissant un transfert de données fluide et une accessibilité pour le personnel, les enseignants et les étudiants. Après avoir évalué différentes options, XWiki s'est imposé comme le seul logiciel capable de répondre à leurs exigences spécifiques tout en respectant leurs contraintes financières. La transition de Confluence vers XWiki a eu lieu en 2024 et a considérablement amélioré les capacités de l'intranet de l'Université de Lorraine. Elle a permis un meilleur contrôle des données et de l'hébergement, une flexibilité accrue, une personnalisation et une adaptation totale aux besoins académiques et administratifs de l'université.

Principaux avantages :

• Migration progressive : plus de 145 000 pages, 315 espaces et 17 000 utilisateurs ont été migrés en conservant intégralement la structure, le contenu, les pièces jointes, l'historique, les commentaires et les autorisations.
• Solutions personnalisées : l'application URL Shortener et la macro Location Search ont amélioré la convivialité de l'intranet de l'Université de Lorraine, en rationalisant la navigation et en facilitant la recherche de données.
• Assistance et formation complètes : les utilisateurs ont rapidement repris leurs activités dans le nouvel outil et, pour toute question ou besoin concernant leur intranet, ils bénéficient de l'assistance professionnelle de XWiki.

L'outil de migration XWiki est en constante évolution et ajoute des fonctionnalités demandées par différents utilisateurs internes. Nous apprécions la facilité de gestion des droits d'accès, notamment par rapport à Confluence. Camille Herry, administrateur systèmes et réseaux chez l'Université de Lorraine

Ces projets concrets montrent qu'avec les bons outils, la migration peut être considérée plutôt comme une mise à niveau que comme une perturbation. Fort de ses nombreuses années d'expérience dans l'accompagnement des transitions d'entreprise, XWiki aide les organisations à transformer une migration forcée en une opportunité de créer une plateforme de connaissances plus ouverte et pérenne.

Fonctionnalités notables de XWiki pour une migration harmonieuse

Au cours des six dernières années, j'ai aidé plus d'une centaine de clients à migrer vers Confluence, qu'il s'agisse d'entreprises informatiques, d'organisations automobiles ou d'établissements d'enseignement. Chaque projet était différent, mais tous confirmaient la même réalité : passer de Confluence à XWiki ne se résume pas à déplacer des pages. Il s'agit de préserver la structure, la convivialité et la continuité.

Chez XWiki, nous avons conçu nos outils de migration dans cette optique, afin de rendre la transition à la fois prévisible et peu risquée pour les administrateurs et les utilisateurs.

✅ Kit de migration Confluence : il s'agit d'un ensemble comprenant toutes les applications et tous les services nécessaires pour transférer rapidement vos données. Le kit vous donne également accès à des services d'assistance technique à long terme.

Ce que vous trouverez dans le kit de migration Confluence :

• Le migrateur Confluence (Pro) pour une migration fluide

• Macros de pont spécifiques à Confluence pour la migration et l'utilisation à long terme dans XWiki

• Toutes les applications Pro et macros Pro qui vous permettront, à vous et à votre équipe, de maintenir votre productivité quotidienne immédiatement après la migration

• Assistance technique à long terme sur le produit principal, toutes les applications ci-dessus, les extensions recommandées et les extensions communautaires.

Vous pouvez acheter le kit à partir du niveau Business ou Enterprise.

✅ Compatibilité des macros : la plupart des macros Confluence ont des équivalents directs ou similaires dans XWiki, et nous travaillons activement à l'élargissement de cette liste. Cette compatibilité réduit le risque de pages endommagées ou de perte de fonctionnalités après la migration.

✅ Services supplémentaires de conseil ou de migration : en plus du kit de migration Confluence, vous pouvez choisir de bénéficier de services personnalisés si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire de la part de notre équipe dédiée.

✅ Options d'hébergement flexibles : que votre organisation préfère les configurations sur place, dans un cloud privé ou hybrides, XWiki s'adapte à votre infrastructure. Ce niveau de flexibilité vous permet de garder un contrôle total sur l'hébergement, la sécurité et la conformité.

✅ Plateforme ouverte et extensible : grâce à sa nature open source, XWiki offre une transparence totale et la possibilité d'étendre ou de personnaliser la plateforme afin de répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il n'y a aucun risque de dépendance vis-à-vis d'un fournisseur.

XWiki et OpenProject, une alternative durable à Atlassian Data Center

XWiki et OpenProject travaillent ensemble pour vous offrir une alternative convaincante à Atlassian Data Center. La plateforme de gestion des connaissances flexible et extensible de XWiki aide les équipes à documenter, partager et développer leurs connaissances de manière collaborative. Elle offre tout ce que vous attendez de Confluence, mais avec une liberté et une transparence totales.

OpenProject, quant à lui, offre une gestion de projet et un suivi des demandes robustes qui rivalisent avec la précision de Jira tout en vous permettant de conserver vos données.

En combinant les deux, les organisations bénéficient d'une solution open source intégrée pour la collaboration et la réalisation de projets qui respecte la confidentialité, est indépendante des fournisseurs et évolutive. C'est le choix idéal pour les équipes prêtes à abandonner les outils propriétaires sans perdre en fonctionnalités ni en expérience utilisateur.

La collaboration entre XWiki et OpenProject s'appuie sur la dynamique de projets tels qu'openDesk, une suite bureautique et collaborative flexible et open source créée grâce aux efforts conjoints de la communauté open source européenne. Ensemble, ces organisations partagent un objectif commun : renforcer la souveraineté numérique en aidant les personnes et les institutions à garder le contrôle de leurs données et de leurs choix technologiques. Le Centre pour la souveraineté numérique (ZenDiS) dirige l'initiative openDesk, qui promeut l'ouverture, la collaboration et l'innovation à travers l'Europe. C'est ainsi que les concepteurs d'outils open source reprennent le contrôle de la collaboration d'entreprise aux géants de la technologie.

Pour conclure

Le changement n'est jamais facile, surtout lorsqu'il est imposé. Ayant accompagné des organisations dans leur migration vers Confluence, j'ai pu constater par moi-même que le changement ne rimait pas nécessairement avec désordre. La décision d'Atlassian de retirer ses produits Data Center est sans aucun doute déstabilisante. Mais elle offre également une opportunité rare : celle de se libérer de la dépendance vis-à-vis d'un fournisseur, de repenser sa stratégie à long terme et de choisir des outils qui redonnent le contrôle à votre organisation.

Oui, les migrations peuvent être complexes. Mais avec le bon partenaire et des outils éprouvés, le processus peut être fluide, transparent et même stimulant. Au cours des six dernières années, j'ai vu des équipes transformer des migrations forcées en mises à niveau stratégiques. Elles ont découvert la flexibilité et l'indépendance à long terme dans le processus, tout en bénéficiant de la rentabilité.

L'annonce d'Atlassian a peut-être fermé une porte, mais elle en a ouvert une autre, vers une méthode de travail plus transparente et durable. Et c'est là que XWiki peut vous aider à aller plus loin en toute confiance.

Prêt à passer à l'étape suivante ? Si vous planifiez votre migration ou souhaitez découvrir comment XWiki peut faciliter cette transition, notre équipe est là pour vous aider. Contactez-nous à l'adresse contact@xwiki.com ou prenez rendez-vous pour discuter de votre stratégie de migration et découvrir comment XWiki peut aider votre organisation.