Gestion des droits d’accès à la documentation dans le secteur universitaire

L'Institut de Technologie de Karlsruhe (KIT) est l'un des plus grands centres de recherche d'Europe. Il est le seul institut allemand à combiner une longue tradition universitaire avec une recherche nationale à grande échelle. L'institution se concentre sur la transformation des systèmes énergétiques, la protection du climat et des ressources, la mobilité et les transports, ainsi que sur les données et l'information.

Le KIT est renommé pour les nombreux inventeurs et entrepreneurs qui y ont étudié ou enseigné :

• Karl Benz, l'inventeur de la première automobile autopropulsée,
• Heinrich Hertz, qui a prouvé pour la première fois de manière concluante l'existence des ondes électromagnétiques,
• Emil von Škoda, fondateur de Škoda Works, le prédécesseur des sociétés Škoda Auto et Škoda Transportation d'aujourd'hui, et bien d'autres encore.

Les professeurs et les alumni ont reçu 6 prix Nobel et 10 prix Leibniz, ce dernier étant la récompense la plus prestigieuse et la mieux financée d'Europe.

Au cours des 15 dernières années, le KIT a été confronté à une forte croissance de ses coûts liés à Confluence et à des difficultés de maintenance de cette solution. Le tournant décisif s'est produit lorsque Atlassian a annoncé la migration obligatoire vers sa plateforme cloud, qui était incompatible avec les besoins d'intégration étendus de KIT sur site, y compris ses bases de données locales telles que Jira pour le suivi de tâches IT et les référentiels Git. Ces intégrations étaient cruciales pour maintenir une source unique de vérité et éviter les divergences de documentation qui pourraient résulter de données stockées dans des systèmes multiples et potentiellement non synchronisés.

En outre, les coûts de maintenance de l'instance Confluence sont devenus financièrement irréalisables, ce qui a poussé le KIT à explorer des outils alternatifs. Après une évaluation approfondie des options sur le marché, qui comprenait une analyse détaillée de la compatibilité des macros et des intégrations par le biais d'APIs, XWiki a été choisi comme solution optimale. La nature open source d'XWiki, combinée avec son Migrateur Confluence (Pro) prête à l'emploi, et le conseil technique proposé par l'équipe clients très compétente d'XWiki, ont permis au KIT de migrer à la nouvelle solution de façon fluide et efficace.

L'ensemble du conseil, de la planification, de la migration et de la personnalisation a été réalisé en 10 mois, ce qui a permis de créer un intranet et un système de documentation hautement personnalisés qui répondaient à toutes les exigences strictes du KIT. La migration a été réalisée avec l'aide du Migrateur Confluence (Pro) d'XWiki, qui a facilité une transition efficace et précise des données, incluant 50 espaces, 9431 pages, 250 utilisateurs et leurs droits d'accès.

La collaboration entre le KIT et l'équipe clients XWiki a été très efficace, depuis la communication jusqu'au diagnostic technique, aux solutions et à la mise en œuvre. Pendant le projet, le consultant XWiki (également diplômé du KIT), qui possède une connaissance approfondie d'XWiki et une grande expérience de la programmation, a apporté un soutien inestimable tout au long du processus de conseil, de développement et de migration.

En choisissant XWiki, le KIT a non seulement opéré une transition rapide vers une solution beaucoup plus rentable, mais a également bénéficié d'une flexibilité, d'une sécurité et d'un contrôle inégalés sur ses données et son hébergement. L'intranet et le système de documentation sur mesure permettent au KIT de gérer et de développer sa base de connaissances selon ses propres conditions, sans les contraintes d'une plateforme de fournisseur exclusivement dans le cloud.