L’Université de Lorraine
L’équipe wiki de l’Université de Lorraine a utilisé le Confluence Migrator (Pro) de XWiki pour transférer plus de 145 000 pages, 17 000 utilisateurs et 315 espaces de manière efficace et fiable.
Industries
Milieu universitaire
Cas d'utilisation
Documentation, Intranet, Base de connaissances
Services
Consulting, Solutions personnalisées, Migration
Prérequis
Édition collaborative avec différents degrés de droits d'accès
Le contexte
Suite à l'annonce par Atlassian d'une augmentation significative de ses tarifs, l'Université de Lorraine a cherché et envisagé plusieurs outils pour ses besoins de migration. Parmi toutes les options, XWiki était le seul logiciel capable de répondre aux besoins spécifiques exprimés par l'équipe en charge du wiki lors des réunions préliminaires.
L'une de ces exigences était de s'assurer que les données des utilisateurs puissent être transférées en douceur vers le nouvel outil et XWiki, à travers son migrateur, était la seule option viable capable de répondre à ce besoin critique. Une autre exigence essentielle était que la documentation interne de la nouvelle solution soit accessible à tous — personnel, enseignants, étudiants. XWiki a donc été choisi non seulement comme outil de remplacement, mais aussi comme la solution optimale pour assurer la continuité du transfert des données, rendu nécessaire par l'augmentation des coûts d'exploitation de Confluence.
Exigences
L'Université de Lorraine avait besoin d'une solution de base de connaissances, avec édition collaborative, pouvant également servir d'intranet et de source de documentation. La nouvelle solution devait être capable de :
transférer les utilisateurs, les permissions, l'historique et le contenu avec la structure actuelle, les pièces jointes et les commentaires ;
supporter l'édition collaborative à travers OnlyOffice ou une autre intégration ;
supporter l'authentification SSO avec une gestion d'attributs multi-paramètres ou une connexion LDAP (finalement, seule la solution CAS SSO a été utilisée) ;
offrir la possibilité de créer des espaces indépendants ou des fermes de wikis thématiques ;
gérer des contrôles d'accès granulaires pour les espaces et les pages ;
offrir un support API.
Le projet s'est appuyé sur Confluence Migrator (Pro) de XWiki, qui a assuré une transition efficace et précise des données, comprenant plus de 145 000 pages, 17 000 utilisateurs et 315 espaces migrés. En outre, l'équipe XWiki Client a également réalisé les services suivants :
Conseil et développement de 2 nouvelles extensions sponsorisées pour améliorer la fonctionnalité de leur intranet
- URL Shortener Application — Avec cette application, les utilisateurs peuvent créer des URL courtes pour leurs pages wiki, améliorant ainsi la convivialité et la navigation.
- Location Search Macro — Cette application permet aux utilisateurs de rechercher facilement des éléments spécifiques dans des zones désignées, en utilisant des balises et des types d'objets spécifiques, ce qui améliore l'efficacité de la recherche.
Sessions de formation en ligne
- L'équipe XWiki a organisé des sessions de formation virtuelles pour les utilisateurs et les administrateurs afin de les initier à XWiki.
- Les sessions de formation ont été enregistrées pour référence future et diffusion au sein de l'Université de Lorraine.
Support technique et gestion du changement
XWiki a mis à disposition un architecte dédié qui a priorisé et résolu les problèmes techniques tout au long de la migration.
L'architecte XWiki a également organisé des réunions techniques régulières pour fournir les meilleures pratiques et les solutions de contournement pour des cas d'utilisation spécifiques.
Un gestionnaire de compte dédié a assuré une communication fluide et la supervision du projet.
L'équipe XWiki Client a également créé un espace GitLab partagé pour un reporting, un suivi et une résolution transparents des problèmes, permettant à l'équipe de l'université de participer activement au processus.
L'équipe en charge de XWiki pour l'Université de Lorraine a la possibilité d'ouvrir des tickets produit, pour les extensions et pour le Migrateur Confluence, tous les problèmes étant accessibles au public et faciles à suivre.
L'équipe XWiki Client a également contribué à la personnalisation de l'apparence de l'intranet pour l'aligner sur charte graphique de l'Université de Lorraine.
Les résultats
La migration réussie de l'Université de Lorraine de Confluence à XWiki représente une amélioration significative des capacités de leur intranet, offrant un meilleur contrôle sur les données et l'hébergement, un alignement complet avec leurs besoins académiques et administratifs et permet une plus grande flexibilité de gestion.
La collaboration avec l'équipe client XWiki a permis une transition en douceur et complète, comme en témoignent les résultats suivants :
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Migration transparente
Plus de 145 000 pages, 315 espaces et 17 000 utilisateurs ont été migrés en conservant l'intégralité de la structure, du contenu, des pièces jointes, de l'historique, des commentaires et des autorisations.
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Des solutions personnalisées
L'application de raccourcissement d'URL et la macro de recherche de lieux ont amélioré la convivialité de l'intranet de l'Université de Lorraine, en rationalisant la navigation et en facilitant la recherche de données.
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Une assistance et une formation complètes
Les utilisateurs ont déjà repris leur activité dans le nouvel outil et peuvent également communiquer facilement tous les problèmes et besoins qu'ils rencontrent dans GitLab afin de recevoir une réponse au besoin adaptée de la part de XWiki.
“L'outil de migration XWiki est en constante évolution et ajoute des fonctionnalités demandées par différents utilisateurs internes. Nous apprécions la facilité de gestion des droits d'accès, notamment par rapport à Confluence. ”Lisez le témoignage client
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