Améliorer le portail partenaires d’AFCEN avec XWiki

AFCEN, créée en 1978, est une association qui élabore et publie des règles de conception, de construction et de surveillance en exploitation des structures et équipements des installations nucléaires. Sa principale mission est d'élaborer des règles techniques appuyées sur la réalité des pratiques, le retour d’expérience industriel et le progrès des connaissances afin de garantir le haut niveau de qualité et de sûreté que requiert l’exploitation des réacteurs nucléaires. Ces objectifs sont aussi les valeurs qui guident la production technique des groupes de rédaction de l’AFCEN forts aujourd’hui de plus de 500 experts.

Fondée initialement par l’exploitant EDF et le constructeur des chaudières nucléaires Framatome (aujourd’hui AREVA), l’AFCEN, souvent assimilée au code de construction des équipements mécaniques qu’elle édite, le RCC-M, a considérablement élargi son champ d’actions.

L’AFCEN compte en 2015 plus de 50 membres (exploitants, fabricants, fournisseurs d’équipements, organismes et sociétés spécialisées dans le conseil et la formation, etc.) largement représentatifs de la filière industrielle active dans le nucléaire en France et à l’international.

Les industriels réunis sous l’égide de l’AFCEN marquent par cette adhésion leur attachement et leur engagement à faire progresser collectivement la qualité, la sûreté et la compétitivité de leurs projets et installations nucléaires.

A partir de 2010, l’AFCEN s’est résolument orientée vers l’internationalisation et l’ouverture au-delà de ses membres fondateurs. Cette orientation constitue les nouveaux enjeux pour la rédaction de règles techniques régulièrement révisées, mises à jour, et portées par des collectifs d’experts plus larges et ainsi plus légitimes dans le contexte industriel actuel.

D’un côté, la partie interne (intranet) devait permettre aux experts de travailler de manière plus collaborative et donc plus efficace avec une base de connaissance saine.

De l’autre, la partie externe (site internet) devait permettre à l’AFCEN d’améliorer sa promotion ainsi que son activité « de vente » de ses publications (papier et numérique).

L'association a donc réalisé un panorama des différents acteurs du marché afin d'étudier chaque entreprise. Elle s'est également appuyée sur un de ses partenaires les plus proches, la société Oxand, pour conseiller et piloter la mutation du système d’information.

Ainsi, c'est la société Oxand, déjà cliente XWiki SAS, qui a recommandé le logiciel XWiki à l'AFCEN. L’AFCEN a donc choisi de collaborer avec XWiki SAS dans le cadre de la refonte totale de son système et plus précisément de celle de son intranet afin d'obtenir une base de connaissance/documentation qualitative et enrichissante pour ceux qui sont amenés à la consulter.

L’AFCEN a arrêté son choix sur la société XWiki SAS et son outil XCS (XWiki Collaboration Suite) possédant un excellent rapport qualité/prix. La plateforme, facturée au prix de 100 K€, inclut la maitrise d’ouvrage, la mise en place de l’outil et son paramétrage, ainsi que l’hébergement.

La première utilisation de l’AFCEN CORE (nom de la plateforme) est une utilisation centrale servant à capitaliser l’ensemble des informations nécessaires au système de management de la qualité de l’AFCEN, à savoir l’intégralité des processus.

Le but est centraliser l’ensemble des informations à destination des experts répartis dans le monde entier. La seconde utilisation de l’intranet est une partie opérationnelle offrant aux groupes de travail des espaces dédiés et scindés les uns par rapport aux autres.

Chaque espace de travail permet aux experts d’obtenir bon nombre d’informations et fonctionnalités :

Adoption de l’outil

En amont de son implémentation, une préparation du terrain a été réalisée par le biais de consultations afin de définir les besoins de chacun.

Sur cette base, l’AFCEN a travaillé sur les spécifications avec XWiki SAS, afin de trouver la meilleure configuration possible dans le budget imparti et ainsi répondre au mieux aux besoins des collaborateurs.

Par la suite, la société a organisé des formations sous forme de tutoriaux afin de faciliter la prise en main de l’AFCEN CORE. Les retours des utilisateurs ont été immédiats et très positifs : simplicité et intuitivité d’utilisation.