Dans le paysage économique actuel, les entreprises ne se concentrent plus exclusivement sur la satisfaction des clients externes. Elles cherchent activement à obtenir également la satisfaction de leurs employés. En effet, les entreprises de toutes tailles sont de plus en plus conscientes de l'importance de la fidélisation du personnel pour leur réussite. L'attention portée par les entreprises aux besoins spécifiques de leurs employés a donné naissance à un concept relativement nouveau, appelé B2E.
Atteindre la satisfaction des employés implique, entre autres, d'utiliser les bons outils numériques. Pensez à tous les logiciels, systèmes ou plateformes qu'un employé doit utiliser au quotidien. Imaginez maintenant que vous lui donniez la possibilité de dresser une liste de tous les avantages et inconvénients de l'utilisation de ces outils numériques afin de décider lesquels doivent être conservés et lesquels doivent être remplacés. Lorsque les entreprises demandent l'avis des employés au lieu de supposer ce que ces derniers veulent, elles sont déjà sur la voie d'une meilleure expérience des employés (en anglais, employee experience, abrégé EX). Selon la Harvard Business Review, les entreprises qui améliorent l'expérience de leurs employés pourraient augmenter leurs revenus de 50 %.
Dans l'article d'aujourd'hui, nous expliquerons ce qu'est le B2E et pourquoi il est important pour votre entreprise, puis nous vous guiderons à travers les étapes de la création d'un portail B2E réussi.
Qu'est-ce que le B2E ?
L'acronyme B2E vient de l'anglais Business-to-employee (de l'entreprise à l'employé) et englobe les stratégies, les logiciels et les technologies que les entreprises utilisent pour attirer, recruter, former, motiver, retenir et soutenir leurs employés. Souvent, la définition du terme se réduit aux plateformes utilisées pour mettre en œuvre les stratégies B2E. Ces plateformes sont en fait un espace de travail numérique permettant aux employés de communiquer entre eux, d'avoir accès à des avantages, des réductions, des annonces, des opportunités de formation et des informations du monde professionnel. Les espaces de travail numériques pour les employés sont plus communément appelés portails B2E.
Pourquoi le B2E est-il important ?
- Il garantit une expérience des employés optimale qui suscite l'engagement du personnel, s'il est mis en œuvre de manière efficace. C'est le moteur de la motivation de vos employés. Si vous avez des personnes heureuses et motivées au sein de l'entreprise, elles ont toutes les chances de devenir des ambassadeurs de la marque.
- Il procure un esprit de communauté. Votre portail B2E peut vous aider à créer un environnement auquel les gens ont le sentiment d'appartenir. L'utilisation du portail des employés pour les aider à communiquer et à partager des idées, à fournir un retour d'information et à organiser des activités informelles renforcera leur sentiment d'appartenance. Cela est particulièrement vrai si l'on considère la popularité du travail à distance et asynchrone de nos jours.
- Il réduit les taux de rotation du personnel. Votre stratégie B2E est directement liée au niveau de motivation de vos employés. Une stratégie efficace matérialisée par un portail B2E attrayant peut augmenter la rétention du personnel. Par conséquent, vous pouvez réduire le taux de rotation et les coûts qui en découlent. L'inverse est également vrai.
- Il améliore l'efficacité. Si vous choisissez les bons outils pour le portail B2E, il y a de fortes chances que l'adoption par les utilisateurs soit élevée. De plus, il est tout aussi important que les informations soient bien organisées dans le portail, car cela permet de gagner du temps. Les employés peuvent ainsi se concentrer sur des tâches plus importantes.
Comment construire un portail B2E
La mise en place d'un portail B2E n'est pas l'affaire d'une seule personne ou même d'une seule équipe. Elle doit être le fruit d'une collaboration entre plusieurs équipes. Vous devez également partir du principe qu'il sera construit dans l'intérêt des employés. C'est pourquoi un portail B2E doit être séparé de l'intranet d'une entreprise. Alors que ce dernier se concentre sur les besoins de l'entreprise, le portail devra répondre aux besoins des employés.
1. Demandez l'avis de vos employés
Si vous souhaitez créer une plateforme qui offre la meilleure expérience aux employés, commencez par ceux-ci. Plutôt que de décider pour eux, impliquez-les dans le processus de décision. Vous pouvez commencer par leur demander s'ils sont satisfaits des outils numériques qu'ils utilisent. Encouragez-les ensuite à suggérer des améliorations et à lancer des idées sur la manière dont leur espace de travail numérique devrait se présenter.
2. Déterminez le type d'informations à inclure
Dès que vous aurez reçu les avis de vos employés, vous pourrez définir des lignes directrices claires quant aux informations à inclure dans le portail. Qu'il s'agisse des actualités du secteur, des informations sur les bénéfices, des réductions, des formulaires de retours, de l'accès aux ressources de formation, des outils de suivi du temps et des informations sur le parcours professionnel, toutes ces ressources doivent être disponibles sur le portail. Néanmoins, vous devrez également déterminer quelles sont les informations qui ne doivent pas figurer sur le portail B2E. Comme indiqué précédemment, les sujets et les annonces spécifiques à l'entreprise sont mieux adaptés à un intranet qu'à un portail pour les employés.
Pour plus d'exemples sur le type de contenu que votre portail B2E devrait avoir par rapport à un intranet, veuillez consulter le tableau ci-dessous :
| Voici où vos informations doivent se trouver | Portail B2E | Intranet |
|---|---|---|
| Évaluation des performances | ✅ | ❌ |
| Retours des clients externes reçus par l'entreprise | ❌ | ✅ |
| Témoignages sur les réussites des employés | ✅ | ❌ |
| Nouvelles et annonces de l'entreprise | ❌ | ✅ |
| Documents administratifs pour les employés | ✅ | ❌ |
| Documents officiels et politiques de l'entreprise | ❌ | ✅ |
| Informations en matière de ressources humaines | ✅ | ❌ |
| Mission et valeurs de l'entreprise | ❌ | ✅ |
| Informations sur les outils internes pour les employés et les ressources de formation | ✅ | ❌ |
| Informations sur les produits et services de l'entreprise | ❌ | ✅ |
3. Décidez quelles parties prenantes doivent collaborer à l'élaboration du portail B2E
Un portail B2E bien conçu doit contenir des informations présentées dans différents types de formats. Il doit être rigoureusement organisé, combiner des documents écrits et audiovisuels, et être facile d'accès et d'utilisation. Il doit informer, éduquer, engager et fournir un espace de collaboration et de communication. Cela implique donc que plusieurs équipes travaillent ensemble à la réalisation du portail B2E. Tandis que les équipes RH contribueraient au contenu et aux initiatives liés aux employés, les équipes informatiques fourniraient des conseils sur le choix de la bonne plateforme pour le portail et un soutien sur l'infrastructure et la maintenance de cette plateforme. Pour sa part, l'équipe de design apporterait son expertise pour l'interface utilisateur.
4. Concentrez-vous sur l'expérience utilisateur B2E
Vos clients veulent une excellente interface utilisateur, alors pourquoi vos employés devraient-ils se contenter de moins ? 82 % des cadres interrogés par la Harvard Business Review ont clairement indiqué que les performances de la technologie au travail ont un impact important sur le bonheur des employés.
Veillez donc à ce que les outils et services auxquels ils accèdent quotidiennement soient faciles à utiliser et à parcourir, qu'ils aient une vitesse de chargement rapide et qu'ils leur permettent d'accéder en quelques clics aux contenus qui les intéressent. À cette fin, vous pouvez envisager, par exemple, d'intégrer un puissant moteur de recherche à votre portail B2E afin que les informations importantes soient accessibles d'un simple clic. XWiki a intégré le moteur de recherche Solr dans le produit standard, ce qui permet aux utilisateurs de retrouver facilement des pages, des documents et des pièces jointes sur la base d'une recherche par mots-clés.
5. Demandez l'avis de vos employés
Demander l'avis de vos employés non seulement avant, mais aussi après la mise en œuvre du portail B2E crée un cercle vertueux qui est bénéfique pour un processus d'amélioration continue. Un portail B2E est un engagement à long terme. Une fois mis en place et opérationnel, il nécessitera de la maintenance, des mises à jour et des améliorations constantes. Mais pour savoir quels sont les domaines à améliorer, vous aurez besoin de la participation des utilisateurs, c'est-à-dire de l'avis des employés sur leur expérience avec l'espace de travail numérique.
Comment choisir la bonne plateforme pour votre portail B2E
Comme ce sujet est essentiel pour une expérience réussie des employés, nous avons décidé de lui consacrer une section en soi dans l'article d'aujourd'hui. Voici les trois grandes questions que vous devez vous poser au cours du processus de prise de décision :
1. Quelle est la courbe d'apprentissage ?
Tous les membres de l'entreprise devront être formés à l'utilisation de la nouvelle plateforme B2E, y compris les utilisateurs non techniques. Cela signifie que vous devrez viser des outils qui sont intuitifs et qui possèdent une courbe d'apprentissage courte afin que les gens ne perdent pas leur intérêt pour l'utilisation du portail au fil du temps.
2. Serait-il facile de passer à une autre plateforme si nécessaire ?
La plateforme B2E d'aujourd'hui ne ressemblera probablement pas à celle de demain. Les besoins évolueront et vous devrez donc planifier en conséquence, au cas où vous souhaiteriez changer d'outil après un certain temps. Par la suite, vous devrez donc faire un choix avisé afin que votre plateforme préférée ne soit pas liée à un quelconque verrouillage propriétaire. Elle doit également proposer des options d'importation et d'exportation fluides pour faciliter la transition. À cette fin, vous pouvez explorer les solutions open-source, car elles ne posent aucun risque de verrouillage des données et offrent des fonctions d'importation et d'exportation fiables.
3. Combien de personnes créeront et modifieront le contenu ?
Il est important de choisir un outil capable de répondre au nombre croissant de personnes qui créeront, modifieront et ajouteront du contenu au portail. Pour commencer, il est conseillé d'avoir une estimation du nombre d'utilisateurs qui vont gérer le contenu de la plateforme des employés.
Conclusions
Nous espérons vous avoir apporté quelques éléments de réflexion sur les raisons pour lesquelles un portail B2E devrait être une composante essentielle de votre stratégie B2E. Bien que nous ayons présenté certaines bonnes pratiques pour la création d'un espace de travail numérique B2E, il n'existe pas deux plateformes identiques. Il est préférable que vous cherchiez des moyens de personnaliser et d'adapter le portail B2E en fonction des besoins de votre ressource la plus précieuse : vos employés.