Documentation technique, procédures, décisions de projet, ressources internes… Au fil des années, les entreprises accumulent une quantité considérable de connaissances. Ces informations sont indispensables au travail des équipes, mais leur gestion soulève plusieurs questions : Comment les organiser, les retrouver et les partager facilement ? Et surtout, comment rester maître de ses données et des outils qui les hébergent?

C'est autour de ces questions que s'est articulé notre webinaire de présentation de XWiki, une alternative européenne open source à Confluence.

Au cours de cette session, nous avons présenté les principales fonctionnalités de XWiki à travers une démonstration, avant de répondre aux questions des participants.

Retour sur les sujets abordés et les échanges qui ont suivi.

Choisir sa plateforme de gestion des connaissances, une décision qui compte

Lorsqu'une entreprise adopte un outil de documentation, elle pense d'abord aux fonctionnalités : création de pages, partage d'informations, recherche, gestion des accès…

Pourtant, d'autres critères méritent tout autant d'attention.

  • Où les données sont-elles hébergées ?
  • Peut-on les récupérer facilement ?
  • Que se passe-t-il si les conditions de licence changent ?
  • Est-il possible de faire évoluer l'outil sans dépendre entièrement de son éditeur ?

Ces questions deviennent particulièrement importantes lorsque la documentation constitue une ressource essentielle au fonctionnement de l'entreprise.

Ce qu'il faut retenir du webinaire

#1 Le choix d'un outil documentaire ne se limite pas à ses fonctionnalités

L'hébergement, les licences, la portabilité des données et la liberté de personnalisation comptent également, surtout sur le long terme.

#2 Les connaissances doivent rester accessibles et faciles à organiser

Avec ses hiérarchies des pages, ses modèles, sa recherche et ses droits d'accès, XWiki peut accueillir aussi bien une documentation technique qu'un intranet ou une base de procédures.

#3 Chaque entreprise doit pouvoir choisir son infrastructure

Installation sur site, cloud privé ou offre hébergée : plusieurs possibilités existent selon les contraintes techniques et réglementaires.

#4 La documentation peut s'intégrer aux outils déjà en place

XWiki propose des mécanismes d'authentification, des extensions et des possibilités de personnalisation pour répondre à différents environnements informatiques.

#5 Certains besoins nécessitent des fonctionnalités complémentaires

C'est notamment le cas des circuits de validation documentaire, de certaines intégrations et des usages faisant appel à l'intelligence artificielle.

Voir ou revoir le webinaire

Vous n'avez pas pu assister à la session ou souhaitez revoir la démonstration ?

Retrouvez l'enregistrement du webinaire ci-dessous.

Watch the video

Vos questions, nos réponses

  • Peut-on installer XWiki sur Kubernetes ?

    Oui. Des exemples de Helm Charts sont disponibles pour faciliter le déploiement et la configuration de XWiki sur Kubernetes.

    Il convient toutefois de vérifier la maturité des fonctionnalités avancées nécessaires à votre infrastructure, notamment celles liées à la haute disponibilité.

  • XWiki Cloud bénéficie-t-il de la qualification SecNumCloud ?

    Non. XWiki Cloud ne dispose pas de la qualification SecNumCloud délivrée par l'ANSSI.

    L'offre repose sur une infrastructure d'hébergement certifiée ISO/IEC 27001.

    Les entreprises et administrations ayant des exigences particulières peuvent également installer XWiki sur leur propre infrastructure ou choisir un hébergeur répondant à leurs critères.

  • Comment personnaliser les menus et créer des modèles de pages ?

    Les menus de XWiki sont personnalisables. Ils peuvent être adaptés à l'arborescence du wiki ou aux habitudes de navigation des équipes.

    Nous expliquons la démarche dans notre article sur les façons de personnaliser un menu dans XWiki.

    Pour les modèles, le principe consiste à créer une page XWiki classique, puis à la déclarer comme modèle à l'aide du mécanisme prévu à cet effet.

    Les équipes peuvent ensuite s'en servir pour créer des documents qui suivent une même structure. La documentation sur les modèles de pages détaille cette configuration.

  • Existe-t-il des fonctionnalités de recherche par intelligence artificielle ?

    XWiki peut être connecté à des modèles de langage (LLM), notamment à des modèles choisis par l'entreprise et hébergés dans son propre environnement.

    Deux solutions ont été évoquées pendant le webinaire :

    • L'extension LLM, encore en version bêta, qui fournit des composants pour intégrer des modèles de langage à XWiki
    • Le serveur MCP de XWiki, également en version bêta, qui permet de connecter le wiki à des assistants et agents IA compatibles avec ce protocole

    Ces solutions peuvent bénéficier d'un service de support dans le cadre de l'offre Enterprise.

    Elles nécessitent une configuration spécifique et ne correspondent pas à une recherche par IA activée par défaut.

  • Pourquoi choisir XWiki si l'on utilise déjà DokuWiki ou SharePoint ?

    Tout dépend des besoins de votre organisation et de la manière dont vous souhaitez faire évoluer vos outils.

    DokuWiki présente l'avantage d'être open source, mais aura plus de limitations fonctionnelles. De plus, l'éditeur n'est pas français, même s'il est possible à priori de trouver des intégrateurs.

    SharePoint est closed-source, et expose aux risques liés à l'extra-territorialité de l'éditeur du logiciel et de l'hébergement des données. Par ailleurs, ses fonctionnalités tournent plutôt autour du partage de documents Office, même si ce n'est pas uniquement limité à cela.

    Pour une organisation déjà équipée, l'intérêt de XWiki dépend donc des usages à couvrir : centraliser les connaissances, mieux structurer la documentation, développer des applications internes ou réduire sa dépendance à un fournisseur.

    Pour approfondir le sujet, consultez notre article sur 6 alternatives open source à Confluence, qui présente DokuWiki, ainsi que notre comparatif XWiki vs. SharePoint.

  • Les macros d'inclusion permettent-elles d'afficher une page à laquelle l'utilisateur n'a pas accès ?

    Non. Les macros Display et Include respectent les droits d'accès définis dans XWiki.

    Elles ne permettent pas d'afficher le contenu d'une page si l'utilisateur qui consulte la page contenant la macro ne dispose pas de droits nécessaires pour accéder à la page source.

  • Peut-on utiliser des variables ou des champs de substitution dans un modèle de page ?

    Non, cette fonctionnalité n'est actuellement pas prise en charge dans les modèles de pages XWiki.

  • Peut-on inclure une ancienne version d'une page, telle qu'elle existait à une date précise ?

    Non. Les macros d'inclusion affichent la dernière version de la page incluse. Il n'est donc pas possible de sélectionner une version antérieure pour retrouver le contenu tel qu'il était à une date donnée.

  • XWiki permet-il de gérer des circuits de vérification et de validation documentaire, avec différents statuts de page ?

    La gestion d'un circuit de validation documentaire, avec des statuts comme brouillon, en cours de révision, validé ou publié, relève des fonctionnalités de workflow.

    À ce jour, seule l'extension Change Request, prise en charge dans le cadre de l'offre Enterprise, bénéficie d'un support professionnel pour ce type de besoin.

    L'application Publication Workflow n'est actuellement pas prise en charge par XWiki SAS dans le cadre de son offre de support.

  • Les liens vers une page restent-ils valides après son renommage ou son déplacement ?

    Pas systématiquement. Lorsqu'une page est renommée ou déplacée, XWiki propose une option permettant de mettre à jour les liens qui pointent vers celle-ci. L'utilisateur doit activer cette option lors de l'opération.

    Si un ancien lien ne fonctionne plus et mène vers une page inexistante, XWiki propose des liens vers des pages susceptibles de correspondre au contenu recherché.

    Pour disposer de liens qui restent valides après un déplacement ou un renommage, il existe également l'extension URL Shortener (Pro). Elle permet de créer des liens courts persistants, à condition d'utiliser ces liens pour partager les pages.

    Pour en savoir plus, consultez la documentation sur le renommage et le déplacement des pages.

  • Peut-on exporter des pages XWiki au format PDF en utilisant un modèle personnalisé ?

    Oui. XWiki permet de personnaliser les modèles utilisés pour l'export PDF.

    Nous expliquons comment procéder dans notre article sur la manière de créer et personnaliser un modèle PDF dans XWiki.

  • Quelle est la feuille de route de XWiki Cristal ? Quelles sont les prochaines étapes et quand sera-t-il prêt pour la production ?

    XWiki Cristal poursuit son développement, avec de nouvelles versions publiées régulièrement. La dernière en date, Cristal 1.8.0, sortie le 5 octobre 2026, apporte notamment des corrections de bugs et des améliorations issues de XWiki 18.8.0.

    Le projet est encore en phase de développement actif et certaines fonctionnalités restent limitées. Les prochaines évolutions sont présentées dans la feuille de route publique de Cristal. Toutefois, aucun calendrier à long terme ni aucune date de disponibilité pour une utilisation en production ne sont confirmés à ce stade.

    Vous pouvez suivre les avancées du projet dans les annonces de versions publiées sur XWiki.org.

  • Peut-on retrouver toutes les pages qui font référence à une page donnée ?

    Oui. Cette fonctionnalité est disponible nativement dans XWiki, depuis l'onglet Informations de la page concernée.

  • Comment migrer de Confluence vers XWiki ? Quelles intégrations sont disponibles avec Jira, OpenProject et Tuleap ?

    Ces sujets ont été en grande partie abordés pendant le webinaire.

    Pour les migrations depuis Confluence, XWiki propose le kit de migration Confluence. Nous reviendrons plus en détail sur les migrations depuis Confluence lors d'un prochain webinaire.

    Concernant les intégrations, XWiki propose notamment :

    Il n'existe actuellement pas d'intégration native avec Tuleap proposée par XWiki SAS.

Une plateforme de connaissances qui reste entre vos mains

Une plateforme de gestion des connaissances doit pouvoir évoluer avec les besoins de l'organisation. Elle ne doit pas imposer de contraintes en matière d'hébergement, d'accès aux données ou de personnalisation.

Avec XWiki, les entreprises et les institutions disposent d'une solution européenne open source pour centraliser leur documentation et structurer leurs connaissances. Elles restent libres de choisir leur environnement technique.

C'est ce que nous avons souhaité montrer lors de ce webinaire consacré à XWiki, l'alternative européenne open source à Confluence.

Vous envisagez de remplacer Confluence, de centraliser votre documentation ou simplement de découvrir ce que XWiki pourrait apporter à votre organisation ? Contactez-nous à <contact@xwiki.com> ou planifiez un échange avec notre équipe pour discuter de votre projet, de vos besoins et des différentes possibilités de déploiement.