Alternative à SharePoint

Open-source vs. propriétaire

XWiki représente une alternative open-source majeure en Europe à Microsoft SharePoint pour la gestion des bases de connaissances. Pourquoi est-ce important ? Contrairement à SharePoint, produit propriétaire lié à l'écosystème Microsoft 365, XWiki offre transparence, flexibilité et liberté totale pour l'hébergement et l'organisation des informations. En tant que défenseurs de l'open source, nous croyons que les utilisateurs doivent garder le contrôle total sur leur logiciel et leurs données. Pas de dépendance à un fournisseur, ni d'abonnement cloud obligatoire. Vous pouvez télécharger, modifier et héberger XWiki sur votre propre infrastructure, ou choisir notre solution hébergée XWiki Cloud. SharePoint impose son modèle tarifaire, ses règles de plateforme et ses décisions concernant l'infrastructure d'hébergement.

Lorsqu'il est auto-hébergé, XWiki offre aux organisations une autonomie totale sur leurs données et leur environnement, ce qui en fait une solution idéale pour les entreprises ayant des exigences strictes en matière de conformité, de confidentialité ou de souveraineté. C'est précisément pour cette raison que des acteurs technologiques mondiaux comme Amazon et Lenovo font confiance à XWiki : pour sa flexibilité, son indépendance, la garantie d'un contrôle total et le soutien d'une communauté open source engagée ainsi que d'une équipe expérimentée.

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint est une plateforme web de collaboration et de gestion documentaire utilisée par les organisations pour stocker, organiser, partager et accéder à l'information de manière sécurisée. Intégré à la suite Microsoft 365, SharePoint s'articule naturellement avec des outils comme Word, Excel, Teams et Outlook, ce qui en fait une solution privilégiée pour les entreprises déjà ancrées dans l'écosystème Microsoft.

Microsoft SharePoint est principalement conçu autour de la gestion des documents Office, avec des fonctionnalités qui prennent en charge les portails intranet, la communication interne et les outils de collaboration de base. Bien qu'il offre une fonctionnalité wiki, celle-ci est sous-développée et n'est pas conçue pour être au cœur de l'expérience utilisateur, ce qui limite son efficacité en tant que base de connaissances dédiée aux petites équipes ou à ceux qui cherchent à construire une base de connaissances avec un contenu riche et interconnecté. Les wikis ne sont qu'un module parmi d'autres et sont peu mis en valeur. La structure ne favorise pas l'établissement de liens profonds ou l'intégration étroite entre le contenu des wikis et les autres composants de la plateforme.

Microsoft SharePoint fournit également un cadre de développement qui permet des personnalisations adaptées aux besoins spécifiques de l'entreprise, bien qu'il nécessite une expertise dans les technologies centrées sur Microsoft telles que .NET et Power Platform. Il s'agit donc d'un outil puissant mais complexe, qui convient mieux aux organisations à la recherche d'une plateforme généraliste qui consolide les flux de travail des fichiers Office, les fonctions intranet et une gestion limitée des connaissances dans un environnement unique, aligné sur Microsoft.

Microsoft SharePoint est disponible en 3 plans principaux :

• Un Plan 1 autonome pour le partage de fichiers et la collaboration de base ;
• Microsoft 365 Business Standard pour une gouvernance des données et une gestion du contenu d'entreprise avancées ;
• Microsoft 365 Copilot qui regroupe SharePoint avec les applications Office, Teams, la messagerie électronique et des fonctions de sécurité avancées.

Bibliothèque de documents : Les utilisateurs peuvent modifier des documents avec Office 365

Source de l'image : Tutoriel sur la bibliothèque de documents de SharePoint

XWiki

Les wikis sont des plateformes collaboratives conçues pour créer, éditer et organiser du contenu collectivement. Popularisé par des projets comme Wikipédia, un wiki fonctionne comme une collection dynamique de pages web que les utilisateurs peuvent modifier en temps réel, à condition d'avoir les autorisations nécessaires. Les wikis sont idéaux pour le partage des connaissances, la documentation interne et la collaboration au sein d'une équipe, en particulier lorsque plusieurs contributeurs sont impliqués.

XWiki dépasse le cadre des wikis classiques en offrant une plateforme open-source robuste, pensée pour la gestion des connaissances internes et externes, la collaboration et le développement d'applications professionnelles sur mesure. Alors que les wikis de première génération se concentrent sur la création de contenu simple, XWiki offre des fonctionnalités avancées répondant aux besoins des PME comme des grandes entreprises, telles que :

• Plus de 900 extensions communautaires librement disponibles qui améliorent les fonctionnalités de votre wiki, certaines de ces extensions étant déjà intégrées par défaut dans le produit open-source ;
• De nombreuses fonctionnalités du logiciel open-source natif dédié à la gestion des connaissances et à la collaboration qui optimisent la productivité sans nécessiter de plugins tiers (commentaires, annotations, notifications, mentions d'utilisateurs, fils de discussion, etc.) ;
• Importation de documents Office (un document Word est transformé en page wiki ; XWiki conserve la mise en page, les images contenues dans le document ainsi que les documents attachés à la page) ;
• La gestion de données non structurées (comme Wikipédia), ainsi que de données structurées (formulaires, feuilles de calcul, etc.) ;
• Exportation des données dans de nombreux formats (PDF, HTML, XAR, etc.) ;
• La personnalisation du wiki (logo, couleurs et aspect des menus) ;
• La possibilité de créer des applications web par le biais d'App Within Minutes sans aucune connaissance technique ;
• Contrôle avancé des versions, historique des modifications, retour en arrière et fonctions de recherche performantes ;
• Gestion granulaire des droits par espace, page et groupes d'utilisateurs ;
• Connexion à l'annuaire d'entreprise (extraction de données, SSO).

En plus de ces fonctionnalités, XWiki SAS offre également du support autour de la plateforme XWiki et une large gamme d'applications professionnelles (également connues sous le nom d'applications Pro) maintenues à tout moment. La licence et le support pour toutes les applications Pro sont inclus dans tout plan Basic, Business ou Enterprise, en hébergement sur site ou dans le Cloud. De plus, la société XWiki SAS fournit une gamme complète de services comprenant le conseil, le développement, le support, la formation et l'hébergement.

Wiki en mode édition, directement depuis votre navigateur web. L'éditeur WYSIWYG permet d'éditer facilement le document. (liens, pages, tableaux, options de mise en page)

Tableau comparatif

Fonctionnalités — Cas d'utilisation

Note (SharePoint) : pour certains cas d'utilisation, l'achat d'un plan de niveau supérieur est obligatoire pour bénéficier de fonctionnalités spécifiques.

Collaboration

Note (SharePoint) : certaines fonctionnalités de collaboration nécessitent un plan d'abonnement plus élevé pour y accéder dans le cadre de l'abonnement Microsoft 365 Business Standard.

Intégrations prises en charge

Note : vous pouvez mettre en œuvre diverses méthodes d'authentification dans XWiki, car beaucoup d'entre elles existent déjà en tant qu'extensions communautaires.

Du point de vue des prix

Microsoft SharePoint commence à 5 $ par utilisateur/mois en facturation annuelle (6 $/mois en facturation mensuelle). Ce plan d'entrée de gamme inclut l'accès à SharePoint, OneDrive et Microsoft Lists. Cependant, Microsoft intègre par défaut Copilot, son assistant basé sur l'IA, dans les formules les plus élevées de Microsoft 365, ce qui rend sa désactivation difficile. Les organisations se retrouvent ainsi à payer pour des fonctionnalités non désirées, tout en s'exposant à des risques liés à la sécurité et à l'usage de l'IA. De plus, les fonctionnalités complètes de SharePoint reposent souvent sur d'autres produits Microsoft comme Windows Server, SQL Server ou Microsoft Office, entraînant des coûts de licence supplémentaires. Le dépassement de stockage est facturé à 0,20 $/Go/mois, et des limitations de performance peuvent apparaître au-delà de 5 000 éléments par liste, nécessitant parfois des extensions tierces coûteuses comme Nintex (entre 10 $ et 50 $ ou plus par utilisateur/mois). Pour les entreprises souhaitant héberger SharePoint en interne, des licences serveur distinctes et une infrastructure dédiée sont requises, renforçant la dépendance à l'écosystème Microsoft. Les tarifs peuvent également varier selon les régions.

En revanche, XWiki propose un modèle tarifaire plus transparent et plus flexible, adapté aussi bien aux PME qu'aux grandes entreprises. L'édition open source est entièrement gratuite à utiliser et à auto-héberger, sans frais de licence ni verrouillage propriétaire. Les organisations conservent la pleine propriété et le contrôle de leurs données et de leur infrastructure, en particulier en cas de déploiement sur site. Un support professionnel et des services avancés sont disponibles via des plans payants optionnels, dont les tarifs s'adaptent à la taille et à la complexité du projet. Le plan Starter débute à 2,5 €/utilisateur/mois en facturation annuelle. Contrairement à SharePoint, il n'y a pas de coûts cachés ni de mises à niveau forcées basées sur des niveaux de fonctionnalités. XWiki propose également un modèle économique équilibré grâce à un large choix d'applications activables uniquement en fonction des besoins, avec un prix juste et proportionné à leur valeur.

En comparant les modèles de tarification de SharePoint et de XWiki, il apparaît clairement que XWiki offre un modèle plus prévisible, plus évolutif et plus centré sur la propriété pour les organisations de toutes tailles.

En matière de création et de gestion de contenu

En 2025, Microsoft SharePoint reste axé sur la création de contenu basé sur des documents, construit autour de l'écosystème Microsoft 365. En règle générale, vous créez et gérez du contenu à l'aide des applications Office telles que Word et Excel, avec des fonctions alimentées par l'IA telles que Copilot, qui vous assistent dans le balisage des métadonnées, les résumés et la conformité (en tant que module complémentaire payant ou inclus dans l'offre Microsoft 365 Copilot). Toutefois, la création de contenu structuré (comme les bases de données ou les formulaires personnalisés) nécessite souvent des modules complémentaires tels que les Power Apps, ce qui augmente à la fois le coût et la complexité. Les fonctions de wiki et de blog existent, mais restent secondaires et limitées en termes d'utilisation, ce qui rend SharePoint moins intuitif pour la création de contenu collaboratif en dehors des flux de travail documentaires.

XWiki, quant à lui, est construit autour du concept que tout est une page, des documents aux bases de données. Ce modèle de contenu unifié prend en charge l'édition collaborative, le contrôle des versions, les commentaires et les annotations sur tout type de page, qu'elle contienne du texte non structuré ou des données structurées. Des outils sans code comme App Within Minutes facilitent la création de formulaires et d'applications sans expertise technique. L'édition en temps réel, l'accès hors ligne et les options d'exportation (PDF, Word, etc.) améliorent encore la convivialité du contenu. Contrairement à Microsoft SharePoint, XWiki est une solution open-source, nativement conçue pour le web, offrant un contrôle total sur le contenu et la plateforme.

Tandis que SharePoint excelle dans la gestion de documents Office au sein de l'écosystème Microsoft, XWiki propose une approche plus flexible et orientée vers les pages, idéale pour les équipes qui privilégient la collaboration ouverte, les contenus structurés et l'indépendance vis-à-vis d'un fournisseur.

Du point de vue de la collaboration

SharePoint organise le contenu en silos distincts : blogs, wikis, bibliothèques de documents et applications personnalisées sont séparés à la fois fonctionnellement et spatialement. La collaboration repose principalement sur le partage de documents Office stockés dans des bibliothèques propres à chaque équipe ou service, avec une capacité limitée de créer des liens croisés entre contenus connexes. Bien que l'intégration d'outils comme Microsoft Loop et Teams vise à améliorer la collaboration transversale, elle ajoute une couche de complexité supplémentaire sans résoudre pleinement la fragmentation. En conséquence, seules les informations contenues dans des documents peuvent être partagées, tandis que les données structurées ou non structurées, pourtant essentielles, restent isolées. Par ailleurs, le modèle de permissions de SharePoint peut se révéler source d'erreurs : certains utilisateurs peuvent être exclus par inadvertance de contenus importants, ou, à l'inverse, accéder à des documents sensibles en raison de paramètres de partage trop généraux.

En revanche, XWiki offre un espace de collaboration unifié où tout (données structurées, documents, notes) existe sous forme de pages reliées entre elles au sein d'une base de connaissances flexible. Les contributeurs peuvent modifier le contenu de manière collaborative, laisser des commentaires ou annoter les pages en temps réel. L'information est facilement accessible grâce à une recherche puissante dans les sous-wikis individuels (par exemple, marketing, RH, support) ou dans l'ensemble du wiki. Comme XWiki est basé sur un navigateur et conçu pour être libre, la collaboration est fluide, centralisée et ne se limite pas aux documents traditionnels.

Sur le plan technique

SharePoint est limité à Microsoft SQL Server et étroitement intégré à l'écosystème Microsoft (Windows Server, Active Directory). L'installation et les mises à jour sont souvent complexes, les mises à niveau majeures nécessitant des migrations complètes qui peuvent interrompre les développements personnalisés. L'utilisation autonome est difficile en raison de la dépendance à l'égard de l'authentification NTLM ou Kerberos.

XWiki, en revanche, prend en charge plusieurs bases de données (MySQL, PostgreSQL, Oracle), utilise le codage UTF-8 standard et est indépendant de la plateforme. Il offre des mises à jour plus souples et une meilleure compatibilité descendante, ce qui réduit le risque et le coût de la maintenance à long terme.

Pourquoi choisir XWiki comme alternative à SharePoint ?

Ci-dessous, nous avons résumé plusieurs raisons, à partir de différents points de vue, qui expliquent pourquoi XWiki pourrait être l'outil le plus adapté à votre organisation.

Si SharePoint et XWiki permettent tous deux la collaboration, XWiki se démarque nettement par la richesse de ses fonctionnalités natives, sa flexibilité, son modèle économique clair et la possibilité d'un hébergement autonome.

Sa compatibilité avec les besoins de migration depuis SharePoint, associée à une totale souveraineté sur les données et une forte capacité de personnalisation, en fait une solution pertinente et durable pour les entreprises à la recherche d'un outil évolutif, maîtrisable et rentable.

Grâce à XWiki, nos clients peuvent bénéficier d'une documentation à jour de nos produits, partout dans le monde. — Philippe Franck, Directeur de la gestion des produits chez EasyVista

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