Logiciels de base de connaissances open-source : nos 6 premiers choix

Si vous êtes ici, vous vous trouvez probablement dans l'une de ces deux situations :

• Vous souhaitez passer d'une base de connaissances SaaS à une base de connaissances open-source.
• Vous prévoyez de déployer une nouvelle base de connaissances pour votre équipe ou vos clients et vous souhaitez prendre une décision informée lors du choix du bon logiciel.

Nous sommes prêts à simplifier votre recherche, c'est pourquoi nous avons compilé quelques idées et meilleures pratiques issues de nos 20 années d'expérience dans la création, la personnalisation et la migration des bases de connaissances de nos clients. Ils vous aideront à rationaliser vos activités, qu'il s'agisse du help-desk, de la formation ou des procédures internes.

Comment choisir l'outil de base de connaissances adéquat ?

Pour créer une base de connaissances, il est essentiel de déterminer qui l'utilisera, qu'il s'agisse d'équipes internes telles que les RH, de l'ensemble de l'entreprise, d'employés de première ligne ou de vos clients. En fonction de votre public, la solution de base de connaissances doit répondre à des critères spécifiques. Malgré ces différences, certaines caractéristiques sont essentielles pour tous les types de bases de connaissances. Commencez par vous poser ces 5 questions clés :

~1. Quelles sont les fonctionnalités de recherche que vous attendez d'un logiciel de base de connaissances ?

Vos employés ou vos clients peuvent-ils facilement trouver les informations dont ils ont besoin ? Améliorez leur expérience en intégrant de puissantes fonctions de recherche dans la base de connaissances. Ainsi, ils pourront retrouver sans effort des pages et divers formats de fichiers à l'aide de mots-clés et de recherches affinées. Non seulement vous améliorerez leur expérience, mais vous augmenterez également de manière significative le taux d'adoption de votre base de connaissances.

2. Quelle est le degré de difficulté d'apprentissage pour les utilisateurs non techniques ?

Simplifiez la vie des utilisateurs de votre base de connaissances en choisissant un outil convivial, facile et rapide à apprendre pour tous, même pour les utilisateurs non techniques.

3. Serait-il facile de migrer vers un autre outil de base de connaissances ?

Au fil du temps, vous pourriez être amené à changer d'outil. Assurez-vous que tant l'outil précédent que le nouveau ne sont pas verrouillés par le fournisseur et qu'ils offrent des options d'importation et d'exportation fiables, afin de garantir une transition en douceur et sans tracas.

4. La base de connaissances est-elle multilingue ?

Au fur et à mesure que votre équipe ou votre clientèle évolue à l'échelle mondiale, la nécessité d'un support multilingue dans votre logiciel de gestion des connaissances devient cruciale. En tenant compte de ce critère dès le départ, vous serez bien préparé lorsque de nouveaux pays et de nouvelles langues viendront s'ajouter à votre équipe ou à votre clientèle au fil du temps.

5. Le fournisseur du logiciel dispose-t-il d'une équipe d'assistance fiable et réactive qui peut vous aider en cas de problème ?

Tout le monde s'attend à ce que le logiciel utilisé soit parfait, mais selon la complexité de votre base de connaissances, le niveau de personnalisation ou des facteurs imprévisibles, les défis sont inévitables. Bien que ces problèmes ne puissent être entièrement évités, la préparation est cruciale. Assurez-vous que votre fournisseur de logiciel de base de connaissances dispose d'une équipe d'assistance spécialisée capable de fournir des solutions rapides et efficaces à vos problèmes. Cela peut impliquer un investissement supplémentaire.

Pourquoi open source ?

Liberté de modifier le code et d'innover

La beauté du code open-source réside dans le fait qu'il est public, libre d'utilisation, de modification et de distribution. Si vous comptez sur une équipe technique prête à modifier le code pour disposer d'une base de connaissances open-source répondant aux besoins de votre organisation ou de vos clients, vous êtes déjà bien avancé.

Base de connaissances auto-hébergée ou base de connaissances dans le Cloud ? À vous de choisir

L'un des principaux avantages des logiciels open-source est la liberté qu'ils offrent. Si votre entreprise ou votre projet traite des données sensibles qui font également partie de votre base de connaissances, vous préférerez probablement déployer le logiciel sur votre propre serveur. Ce niveau de contrôle n'est absolument pas possible avec les solutions propriétaires.

Pas d'enfermement propriétaire

Adopter des critères open source agit comme un filet de sécurité pour votre entreprise, en vous assurant que vous ne risquez pas de perdre de précieux gigaoctets de données. Vous avez le droit de changer d'avis si, à un moment donné, le logiciel de base de connaissances open-source ne répond plus aux besoins de votre équipe en évolution. Cette flexibilité vous permet de prendre les meilleures décisions pour votre entreprise sans être enfermé dans une solution unique.

Des prix raisonnables

Si l'utilisation du produit open-source standard est gratuite, l'investissement dans des services professionnels supplémentaires offre un rapport bénéfices-coûts supérieur à celui des logiciels propriétaires. Cela signifie que vous en avez plus pour votre argent, grâce à la flexibilité et à la personnalisation qu'offrent les solutions open-source.

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Maintenant, explorons quelques logiciels de base de connaissances open-source impressionnants qui pourraient vous inspirer pour identifier la solution idéale afin d'optimiser la gestion des connaissances dans votre entreprise.

XWiki

XWiki est un wiki open-source d'entreprise de deuxième génération qui offre une personnalisation étendue, des fonctionnalités d'édition collaborative, de gestion de documents et de gestion granulaire des droits. Il permet aux entreprises de créer, d'organiser et de partager des connaissances de manière flexible et efficace.

Avec des fonctionnalités d'entreprise telles qu'un contrôle d'accès précis, une sécurité solide et une extensibilité grâce à des extensions et des centaines d'API RESTful, XWiki est une plateforme polyvalente qui répond à des besoins d'entreprise diversifiés. Il peut être utilisé pour la collaboration de contenu ou la création d'applications web collaboratives.

Depuis plus de 15 ans, les entreprises font confiance à XWiki pour des bases de connaissances internes et externes, de la documentation, des intranets, du libre-service, des espaces de travail numériques, des blogs et des sites web publics. XWiki permet une personnalisation complète et est disponible à la fois en version gratuite et en version techniquement supportée, que ce soit dans le Cloud ou sur place.

🔭 Des fonctionnalités à découvrir

• Moteur de recherche Solr puissant avec des capacités de filtrage avancées et précises
• Annotation et commentaires pour améliorer la collaboration et le partage des connaissances
• Support multilingue disponible en 40 langues
• Structure hiérarchique pour organiser vos connaissances sous forme de notes, de pages, de sous-wikis
• Éditeurs WYSIWYG, Markdown et syntaxe wiki pour une édition fluide
• Retour illimité à une version précédente, suivi de l'historique et comparaison des versions
• Création aisée d'applications collaboratives pour les utilisateurs non techniques avec App Within Minutes
• Fonctionnalité d'enregistrement automatique pour ne jamais perdre votre travail
• Prise en charge de plusieurs méthodes d'authentification : Formulaire, basique, LDAP, personnalisée
• Personnalisation de l'apparence et de la convivialité

👍 Les points forts

• Avec App Within Minutes, tous les membres de votre équipe peuvent créer des applications de données structurées sans effort et sans aucune expertise technique.
• Une équipe d'assistance dédiée qui fournit des réponses et des solutions rapides à vos demandes.
• Vous pouvez travailler simultanément sur la même page avec d'autres membres de l'équipe grâce à la fonction d'édition en temps réel, pour une collaboration et une efficacité accrues.
• Vous pouvez \[facilement migrer]\(/Blog/la-plus-simple-solution-pour migrer-de-confluence-a-xwiki/WebHome) depuis d'autres plateformes comme Confluence avec le migrateur Confluence (Pro), qui assure une transition en douceur et sans risque de perdre des données ou des droits d'utilisateur.

👎 Des inconvénients potentiels

• Bien que XWiki soit très évolutif, vous devrez investir du temps et disposer d'une équipe de développeurs pour vous aider à le personnaliser. Vous pouvez vous en charger en interne ou choisir notre option d'hébergement dans le Cloud pour faciliter les choses.

Documize

Source pour l'image : AlternativeTo

Documize est un outil de gestion des connaissances open-source et auto-hébergé idéal pour les bases de connaissances internes et externes. Il est construit avec Golang et EmberJS et fonctionne avec PostgreSQL, le serveur Microsoft SQL ou n'importe quelle base de données MySQL. Que vous soyez un expert technique ou non, vous le trouverez facile à utiliser. Au lieu des dossiers habituels, vous pouvez organiser votre documentation avec des étiquettes, des catégories et des espaces.

🔭 Des fonctionnalités à découvrir

• Authentification des utilisateurs et permissions avec LDAP, Active Directory ou Keycloak
• Catalogue de modèles et de snippets réutilisables
• Gestion des versions
• Blocs de contenu pour l'édition de divers types de sections (texte enrichi, code, Markdown), l'intégration de documents PDF et le dessin de diagrammes
• Rapports et analytiques pour repérer les lacunes potentielles en matière de documentation

👍 Les points forts

• Il est facile de commencer à se servir de l'outil puisqu'il n'y a pas d'installateur, mais un simple exécutable.
• Vous avez la possibilité d'importer des centaines de fichiers .docx à la fois, par lots.

👎 Des inconvénients potentiels

• Des utilisateurs ont signalé qu'il faut un peu plus de temps pour recevoir une réponse de l'équipe d'assistance.
• Il n'y a pas de fonction d'enregistrement automatique pour les sections que vous ajoutez à une page, vous risquez donc de perdre votre travail si vous n'êtes pas assez prudent pour enregistrer chaque section.

eXo

Source pour l'image : AlternativeTo

eXo est une plateforme open-source pour espaces de travail numériques qui rassemble en un seul endroit plusieurs outils de collaboration et de communication d'entreprise. Elle facilite l'organisation, la gestion et le partage des connaissances au sein de l'entreprise. Construite avec Vue.js/Vuetify et Java, eXo est conçue pour être moderne et conviviale. De plus, elle prend en charge des bases de données telles que MySQL et MongoDB.

🔭 Des fonctionnalités à découvrir

• La fonction Notes permet d'éditer en collaboration, de créer des tutoriels, des sections FAQ et des politiques
• Des étiquettes avec fonction de recherche pour capturer et référencer les informations
• Recherche en texte intégral, basée sur les permissions, sur l'ensemble de la plateforme
• Application mobile permettant aux utilisateurs de se connecter à la base de connaissances à partir de n'importe quel endroit

👍 Les points forts

• Il s'agit d'un lieu de travail unifié qui stimule la collaboration, car il vous évite, à vous ou à votre équipe, de devoir passer d'une application à l'autre.
• Vos développeurs peuvent écrire leurs propres applications pour les exécuter au sein de la plateforme, au moyen de divers frameworks web : JSF, Spring, Ext-JS, Vue.js, AngularJS.

👎 Des inconvénients potentiels

• Vous devez utiliser une API pour extraire des données de la base de données.
• Pass assez de tutoriels pour vous aider à tirer le meilleur parti de la plateforme.

MediaWiki

MediaWiki est la plateforme logicielle qui fait fonctionner Wikipédia, c'est pourquoi elle semblera probablement familière à de nombreux utilisateurs. Son interface fluide et facile à naviguer vous permet de créer et d'éditer du contenu sans avoir besoin de connaissances en HTML ou en CSS. Cette plateforme wiki gratuite et open-source, écrite en PHP, est robuste et personnalisable, ce qui permet de créer et d'éditer du contenu web de manière collaborative. Les nombreuses fonctionnalités de MediaWiki en font un outil idéal pour les référentiels de connaissances, la gestion de contenu, les wikis publics et la documentation collaborative.

🔭 Des fonctionnalités à découvrir

• Syntaxe wiki simple et intuitive et éditeur WYSIWYG pour les utilisateurs non techniques
• Historique des révisions et fonctions de retour en arrière pour la gestion du contenu
• Prise en charge multilingue dans plus de 300 langues pour permettre une collaboration à l'échelle mondiale
• Plugins et extensions pour les besoins de personnalisation

👍 Les points forts

• Elle a été conçue pour desservir des sites web à très fort trafic et des volumes de contenu importants.
• Vous pouvez créer des modèles de contenu réutilisables, ce qui permet d'améliorer la cohérence et la standardisation de votre wiki.

👎 Des inconvénients potentiels

• Son degré d'apprentissage est assez élevé pour les utilisateurs non techniques.
• La personnalisation et la maintenance de ce système requièrent beaucoup de ressources de la part de votre équipe IT interne.

phpMyFAQ

Source pour l'image : phpMyFAQ

phpMyFAQ est un logiciel de FAQ adapté aux mobiles, multilingue et évolutif qui est entièrement piloté par une base de données. Il répond à un large éventail de cas d'utilisation, des simples sites de FAQ aux intégrations au niveau de l'entreprise. phpMyFAQ est livré avec une myriade de fonctionnalités que vous vous attendez à trouver dans une base de connaissances grâce à son système de gestion de contenu robuste, et il prend en charge un grand nombre de bases de données : PHP 8+, MySQL, MariaDB, PostgreSQL, MS SQL Server et SQLite3.

🔭 Des fonctionnalités à découvrir

• Nombre illimité de FAQ, de catégories, d'utilisateurs et de groupes
• Prise en charge multilingue dans plus de 40 langues
• Système de révision permettant de revenir aux versions précédentes des entrées de la FAQ
• Possibilité de sauvegarder et de restaurer l'ensemble du contenu de la base de données en un seul clic
• Une expérience de recherche puissante et améliorée grâce à Elasticsearch, qui comprend une liste des recherches les plus populaires et un rapport graphique
• Fonction de réponse intelligente par le biais d'une recherche plein texte sur toutes les FAQ existantes

👍 Les points forts

• Si vous disposez d'une équipe de développeurs front-end, vous pouvez entièrement personnaliser phpMyFAQ afin d'obtenir l'aspect et la convivialité souhaités pour votre base de connaissances.
• phpMyFAQ est optimisé pour les moteurs de recherche, car il liste tous les articles de la FAQ par ordre alphabétique et supporte des sitemaps XML spéciaux générés automatiquement pour les robots de recherche, y compris le Googlebot. Ceci est particulièrement utile si vous avez une base de connaissances externe qui doit être correctement indexée par les moteurs de recherche.

👎 Des inconvénients potentiels

• Pour une personnalisation et une maintenance avancées, vous devez avoir des connaissances en PHP et en MySQL.
• Il est livré avec un nombre très limité de thèmes.

BookStack

Source pour l'image : GetApp

BookStack est une plateforme de gestion des connaissances open-source prête à l'emploi, conçue dans un souci de convivialité, qui présente une structure de contenu simple avec une hiérarchie livre-chapitre-page et des étagères optionnelles pour une organisation supplémentaire. Elle comprend un éditeur WYSIWYG pour les utilisateurs non techniques, est construite sur Laravel et utilise MySQL pour stocker les données. BookStack convient à un large éventail de cas d'utilisation. Vous pouvez vous y fier que vous soyez un travailleur indépendant, ou que vous représentiez une petite ou moyenne entreprise ou une grande entreprise à la recherche d'une alternative de FAQ, de forum ou de base de connaissances qui soit gratuite et open-source.

🔭 Des fonctionnalités à découvrir

• Contenu entièrement interrogeable au niveau du livre ou de l'ensemble des livres, chapitres et pages
• Création rapide et facile de diagrammes grâce à la capacité de dessin de diagrams.net intégré dans l'éditeur de pages
• Authentification multifactorielle
• Historique des révisions des pages
• Gestion des utilisateurs et des autorisations
• Support multilingue dans plus de 10 langues

👍 Les points forts

• Fonction d'enregistrement automatique de vos brouillons pour ne pas perdre votre travail.
• Très facile à apprendre et à utiliser pour les équipes non techniques.

👎 Des inconvénients potentiels

• Par rapport à d'autres plateformes de gestion des connaissances, elle ne prend pas encore en charge un grand nombre de langues.
• Les options de personnalisation de l'aspect et de la convivialité sont très limitées.

Conclusions

Lorsque vous choisissez la plateforme de base de connaissances idéale pour la documentation de votre entreprise, considérez ceci : un logiciel de base de connaissances de haute qualité, fiable et évolutif n'a pas besoin d'être cher ou d'appartenir aux géants de la technologie. En adoptant une alternative open-source, vous soutenez non seulement des pratiques commerciales éthiques, mais vous bénéficiez également de la liberté et de la flexibilité qu'offrent les logiciels open-source.

Une dernière réflexion : si vous souhaitez soutenir les logiciels open-source, il est très utile de les faire connaître. Avez-vous identifié un logiciel open-source que vous et votre entreprise aimez ? Faites part de vos commentaires sur les sites web d'évaluation, les dépôts de code, les formulaires, les forums communautaires ou même les médias sociaux. Cela aide d'autres personnes à comprendre le véritable potentiel de ces produits et donne aux créateurs de logiciels open-source les moyens de poursuivre leur travail d'innovation.