La gestion d'une petite ou moyenne entreprise pose certainement plus que quelques défis en cours de route. L'une des premières préoccupations est de devoir organiser soigneusement les informations afin qu'aucune équipe ne perde un temps précieux à parcourir des fils de courriel ou à essayer de trouver rapidement la bonne documentation, mais finisse par se perdre.
Imaginez que toutes les données et informations de votre entreprise sont des livres aux couvertures colorées et que vous entrez dans une bibliothèque où le code de couleurs n'a aucun sens, où il n'y a pas de sections séparées et où certaines étagères vides sont pleines de livres qui ont été jetés. Traduit dans le monde réel, cela donnerait l'image d'heures de travail acharnées à essayer de donner un sens à ce qui est là et à risquer des violations de la vie privée. La solution à ce problème consiste à investir dans la création d'une plate-forme intranet, la métaphore numérique parfaite pour des archives internes de pointe.
Qu'est-ce qu'un intranet ?
Une solution intranet vous aide à construire un réseau sécurisé et privé, uniquement accessible à vous et à vos employés. Cela permet à tous les membres de l'entreprise d'accéder aux ressources internes et externes et aux travailleurs de communiquer, de collaborer et de partager des documents entre départements. Cette solution peut vous éviter de naviguer dans des fils interminables d'e-mails et de messages texte tout en contribuant à un meilleur flux de travail qui découle naturellement d'une information correctement organisée.
Voici un petit guide pour vous aider à démarrer avec les fonctionnalités les plus utilisées de XWiki pour mettre en place un intranet ou migrer vos données depuis Office ou encore intégrer Google Apps.
Démarrage et configuration de vos wikis
La première chose à faire est de télécharger et d'installer XWiki, soit sur site, soit en créant une démo dans le cloud.
Dans ce cas, vous pouvez créer le wiki de l'intranet comme "home", puis ajouter progressivement des sous-wikis comme espaces spécialement désignés pour les différents départements. Par exemple, l'équipe RH aura son propre wiki, tout comme le département marketing. Les droits d'accès peuvent être personnalisés par la suite afin qu'il n'y ait aucun problème concernant les données sensibles au niveau interne.
Voici quelques conseils et astuces supplémentaires pour commencer à utiliser XWiki.
Organiser vos informations
Les pages parents et les enfants
La hiérarchie de l'information est cruciale lorsque l'on traite de nombreuses données et fichiers. Le fait de ne pas avoir à parcourir d'interminables fils de courriels ou des dossiers disposés de façon chaotique est plus qu'une simple commodité quand on comprend la facilité qu'apporte ce système. Les pages parents et leurs pages enfants sont la solution pour stocker les informations de manière ordonnée. Pensez-y comme à un tiroir à dossiers dans lequel chaque fichier est rangé de manière ordonnée, et où rien ne se perd ou n'est mal rangé.
Favoriser la collaboration avec les bonnes applications
Gestionnaire de tâches
Garder la trace des tâches de la manière la plus simple possible change la donne pour toute entreprise, qu'il s'agisse d'une tâche urgente, hautement prioritaire, ou d'une liste de notes que vous n'hésitez pas à noter dans un avenir proche, avec un délai flexible. Il s'agit d'une étape essentielle lorsqu'il s'agit de garantir un calendrier clair, la compréhension des tâches et l'organisation des informations.
Voici une démonstration rapide, étape par étape, de la facilité avec laquelle vous pouvez utiliser l'application Gestionnaire de tâches pour suivre et cocher les éléments de votre liste de tâches :
Calendrier
Un calendrier parle de lui-même, du moins la plupart du temps. Disposer d'un aperçu clair de toutes les activités des employés, sans le bruit des réunions externes avec des clients potentiels ou d'autres rendez-vous, est la meilleure solution pour avoir une vue d'ensemble claire de vos journées de travail.
Application Messages Flash
Les pop-ups sont une façon amusante et vivante d'envoyer des notifications à l'équipe. Qu'il s'agisse d'une annonce festive souhaitant de bonnes vacances à tous, d'un anniversaire de travail, d'un anniversaire personnel, de rappels de réunions ou de nouvelles importantes telles que "le vendredi est le jour de la pizza au bureau", l'application Messages Flash est parfaite pour les rappels récurrents ou les annonces ponctuelles. Elle peut égayer une journée de travail habituelle tout en veillant à ce que votre notification ne se perde pas dans un flot d'e-mails ou d'autres types de contenu interne.
Blog
Que vous travailliez entièrement à distance, que vous vous rencontriez parfois dans des formats hybrides ou que vous buviez votre café avec tout le monde au bureau, tout spécialiste des RH vous dira qu'avoir un bloginterne est une excellente idée. Apprendre à connaître vos employés et leur permettre de connaître leurs collègues, ainsi que garder une archive partagée de photos et d'histoires que vous créez ensemble en tant qu'équipe est rendu facile par la création d'un blog. Un éditeur de texte riche et des possibilités d'édition presque infinies permettent à la créativité de s'exprimer. De plus, on ne sait jamais d'où viendra la prochaine grande idée, il est donc toujours bon d'encourager tout le monde à essayer d'écrire.
Diagrammes
Organigrammes, organisation interne, démonstrations pour les clients - les diagrammes ont de nombreuses utilisations dans toute entreprise, peut-être trop nombreuses pour être énumérées ici. Toutefois, au lieu d'utiliser des outils tiers et de devoir lire et accepter des pages entières de conditions générales, voire de communiquer des données sensibles, pourquoi ne pas utiliser un outil complet ?
Nous pourrions passer des heures à vous expliquer les possibilités de concevoir des diagrammes et des figures parfaits, mais nous préférons vous laisser l'essayer vous-même en installant l'application Diagramme Pro après avoir regardé cette présentation.
PS : Non seulement de nombreux clients utilisent cette application dans leur entreprise, mais nous avons tout autant de plaisir à l'utiliser.
Une application en quelques minutes
Enfin, la diversité des besoins internes des petites et moyennes entreprises rend difficile la mise en place d'une solution unique. Dans ce cas, la solution réelle est la possibilité de créer une application entièrement personnalisée, qui peut s'adapter à toutes vos exigences et devenir exactement ce que vous voulez qu'elle soit. Qu'il s'agisse de suivre des commandes, de résoudre des tickets internes ou simplement de trier une liste de données, l'extension Application En Quelques Minutes (intégrée par défaut dans XWiki) est probablement l'une des fonctionnalités les plus appréciées. C'est l'une de ces choses que vous devez essayer par vous-même afin d'être pleinement convaincu que vous l'aimez absolument.
Pour vous donner un exemple concret, un excellent cas d'utilisation de Application en quelques minutes est une solution personnalisée que nous pouvons appeler Journal des contrats des employés. Cette solution a été créée de toutes pièces pour répondre à certaines exigences de base à des fins de démonstration. Nous recommandons une section RH dédiée comme une meilleure pratique pour pratiquement tout le monde. Cependant, il existe un risque d'égarer des informations lorsqu'il s'agit de séparer ce à quoi tout le monde a accès de ce dont certains professionnels de votre équipe, comme le département des ressources humaines, doivent s'occuper. C'est exactement ce que nous avions à l'esprit en concevant l'application Journaux des contrats des employés, en plus de la facilité de navigation dans les dossiers du personnel.
Le stockage de données sensibles n'est jamais un problème lorsqu'il s'agit d'utiliser un intranet personnalisé. En gardant cela à l'esprit, les possibilités de paramétrage complètes de XWiki vous permettent de donner l'accès de manière sélective aux seules bonnes personnes afin que l'équipe marketing ne se retrouve pas toute perdue dans le journal de contrat du nouveau développeur.
Sécuriser votre wiki : confidentialité et accès
Configurer votre wiki, l'enrichir par des applications et le rendre opérationnel est presque suffisant, mais pas tout à fait. La confidentialité et la sécurité sont deux fonctionnalités essentielles qu'il ne faut pas oublier, car elles vous permettent d'utiliser votre wiki à son plein potentiel. L'un des exemples mentionnés précédemment est le paramètre d'accès utilisateur entièrement personnalisé qui vous offre un contrôle total sur les droits de vos utilisateurs.
XWiki vous permet de définir des droits au niveau du wiki, des droits granulaires au niveau des pages et la possibilité d'avoir des droits programmatiques, au cas où vous auriez besoin de plus de contrôle. Les différents niveaux de contrôle vous permettent d'accorder l'accès aux informations à des utilisateurs spécifiques ou à des groupes d'utilisateurs. Vous pouvez également gérer facilement l'accès à des actions telles que la visualisation, les commentaires ou la modification.
Tout cela vous garantit non seulement que toutes vos données se trouvent au bon endroit, mais aussi que vous protégez les informations sensibles ou confidentielles. Dans certaines situations, cela peut même faire partie de la mise en conformité avec les réglementations de contrôle internes/régionales.
Les avantages de construire votre intranet avec XWiki
Nous sommes confiants qu'à présent vous avez compris pourquoi un intranet est plus qu'une simple nécessité et à quoi ressemblent certaines des caractéristiques les plus courantes en action. Les nombreuses possibilités offertes par XWiki en termes de création d'un intranet peuvent être résumées en 3 arguments.
1. Le rapport coût-efficacité
De nombreux outils d'organisation déjà disponibles sur le marché ont des coûts allant de modérés à exorbitants. En choisissant XWiki, vous n'avez plus à opter pour une myriade d'outils différents : un pour le stockage des données sensibles, un pour le suivi des tâches, un pour l'intégration visuelle, etc. car vous disposez d'une solution tout-en-un.
Consultez ici nos offres tarifaires, entièrement adaptées à la taille et aux besoins de votre entreprise.
2. Entièrement personnalisable pour répondre à vos besoins spécifiques
Le nombre d'utilisateurs, d'interfaces et d'habillages, de polices de caractères, de langues, de widgets et d'applications ne sont que quelques exemples. Les nombreuses possibilités de personnalisation d'un réseau interne et les améliorations constantes qu'il est possible d'y apporter font que l'intranet n'est plus une solution unique mais la solution la plus appropriée aux besoins spécifiques de votre entreprise.
3. Valeurs
XWiki est une puissante plateforme Open Source de gestion des connaissances qui aide votre entreprise à gagner du temps et de l'argent tout en améliorant la collaboration. Elle permet aux utilisateurs de différents services de rester sur la même longueur d'onde en accédant aux informations essentielles de manière rapide et efficace. La surcharge d'e-mails et la perte de connaissances lors du départ d'employés clés ne sont plus un problème. Avec XWiki, les informations vitales sont accessibles en un clic, les coûts d'exploitation sont réduits et la perte de données est évitée grâce aux sauvegardes.
Le cœur même de XWiki repose sur des principes et des valeurs solides : honnêteté, transparence, qualité, sécurité, personnalisation, support et appartenance à une communauté.