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Passer de SharePoint à XWiki : migration de documents structurés

20 avr. 2021 5 min read
Écrit par Ștefana Nazare, Gestionnaire de compte

XWiki et SharePoint couvrent des besoins différents, mais certains cas d'utilisation peuvent se chevaucher. SharePoint est un outil généraliste, ciblant la gestion des documents Office, avec peu de considération pour la collaboration. XWiki est un wiki qui permet la création, l'enrichissement et le partage de contenus de manière transparente, et propose des outils d'organisation de l'information. Si vous envisagez de migrer de SharePoint vers XWiki, nous vous invitons d'ailleurs à consulter notre comparatif entre ces deux produits.

XWiki possède une fonction de gestion des données structurées très puissante, appelée AppWithinMinutes. Grâce à elle, les utilisateurs créent facilement des structures de données avec des champs pour insérer du texte, sélectionner un utilisateur, une date ou d'autres valeurs, des booléens, du contenu et même des listes de bases de données. Cette fonctionnalité permet d'avoir une page wiki pour chaque entrée, et de pouvoir commenter, annoter, voir l'historique, contrôler la présentation des pages et leurs droits d'accès.

Si vous êtes prêt à migrer, voici comment procéder!

1. Conditions préalables

  • Instance SharePoint: Assurez-vous d'avoir accès à votre SharePoint afin de pouvoir exporter les données.
  • Instance XWiki: Assurez-vous d'avoir un accès pour créer une application AppWithinMinutes et installer des applications dans XWiki, afin d'importer les données.
    • Dans le cas d'une installation sur vos serveurs : N'hésitez à pas à consulter la documentation sur l'installation du logiciel.
    • Vous pouvez également vouloir une assistance à l'installation avec nos spécialistes. Les ingénieurs de XWiki SAS peuvent effectuer l'installation et la configuration de votre nouvelle instance sur votre infrastructure.
    • Dans le cas d'une installation sur le cloud : plus besoin de se soucier de l'installation ni même de l'hébergement. Vous pouvez héberger votre instance XWiki dans notre Cloud, c'est gratuit pour tous les clients de notre service de support.
  • Application XWiki: installez l'application Batch Import sur votre instance XWiki.

2. Préparez vos fichiers

  • Exportez vos documents structurés depuis SharePoint au format CSV:

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  • Vérifiez le fichier CSV obtenu pour vous assurer que toutes les colonnes que vous souhaitez importer s'y trouvent.
  • Dans XWiki, créez une nouvelle application App Within Minutes, dans laquelle vous ajouterez les champs (métadonnées) que vous souhaitez importer depuis SharePoint. Ici nous l'appellerons "Sharepoint Migration" :

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  • Ajoutez les champs corrects pour correspondre aux métadonnées de votre fichier SharePoint :

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  • Donnez une description à votre application et choisissez les colonnes du tableau dynamique que vous souhaitez voir sur la page d'accueil de l'application :

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3. Exécutez la migration:

  • Accédez à la page d'accueil de votre nouvelle application "Sharepoint Migration".
  • À la fin de l'url, ajoutez "?sheet=BatchImport.BatchImportSheet" pour exécuter l'import massif des données.

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  • Uploadez le fichier CSV qui a été exporté depuis votre instance SharePoint :

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  • Mappez les champs de vos données structurées XWiki avec les colonnes du fichier CSV, qui correspondent à la structure de vos documents SharePoint.

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  • Prévisualisez le mappage des données :

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  • Si l'aperçu vous convient, confirmez le mappage et décidez du comportement de l'import dans le cas ou des données seraient en doublon dans XWiki ou dans le fichier CSV :

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  • Exécutez la simulation d'importation et recherchez les erreurs :

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  • Si vous ne rencontrez aucune erreur, exécutez l'importation. Sinon, revenez aux options d'écrasement.
  • Après avoir exécuté l'importation, vous verrez vos documents créés dans l'application "Sharepoint migration" sur votre wiki, organisés dans un tableau dynamique :

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  • Vous pouvez trier et filtrer vos documents en fonction de leurs métadonnées.
  • Enfin, vous pouvez éditer n'importe quel document importé dans XWiki, sous une forme structurée et avec tous les avantages du logiciel XWiki :

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4. Organisez votre nouveau contenu

  • Une bonne organisation du contenu est une des conditions préalables à une plateforme réussie, où les utilisateurs peuvent créer, trouver et partager facilement des informations. En plus d'importer vos données SharePoint, vous pouvez maintenant créer les sections principales de votre wiki, décider si vous utiliserez des sous-wikis ou uniquement des espaces, faire les liaisons entre vos contenus avec des liens, des tags ou des relations de page. Vous pouvez aussi profiter de cette migration pour supprimer ou archiver des documents qui n'ont pas été utilisés pendant une longue période (cela peut même se faire directement sur le fichier CSV avant l'import).
  • N'hésitez pas à créer plusieurs applications AppWithinMinutes pour chaque type de documents SharePoint.
  • Vous pourrez ensuite déplacer des pages dans différents espaces pour créer des structures hiérarchiques.

5. Gestion des utilisateurs et des droits

Mappez les utilisateurs et recréez le schéma de leurs autorisations sur le contenu à l'aide de notre puissant système de gestion des droits. Vous serez en mesure de définir qui peut afficher, commenter, éditer, écrire, supprimer, administrer et programmer, par utilisateur ou par groupe. Et cela très finement, au niveau global, par sous-wiki, par espace ou même sur une seule page.

De plus, vous pourrez configurer une autre méthode d'authentification telle qu'Active Directory, Social Login, SSO ou d'autres systèmes personnalisés.

6. Besoin d'une aide supplémentaire?

Les architectes de XWiki SAS peuvent vous aider à migrer et organiser votre contenu SharePoint dans votre nouvelle instance XWiki. En outre, nous proposons des services de conseil, de développement personnalisé et de conception, grâce auxquels nous installons, configurons et personnalisons des instances XWiki afin de répondre parfaitement aux besoins des organisations. 

Enfin, nous proposons des abonnements de support qui vous fourniront l'aide technique nécessaire pour atteindre rapidement vos objectifs avec votre wiki. Le support technique garanti le bon fonctionnement de votre instance, notre équipe est présente pour résoudre les problèmes que vous pourriez rencontrer et vous guider dans la mise en place et la configuration de votre wiki.

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