Écrit par
Oana Năslău
, Content Writer Specialist
Dans l'autre article de cette série, nous avons exploré la situation dans son ensemble en analysant les différences et les points communs entre la gestion des connaissances et la gestion de contenu. Aujourd'hui, nous allons nous pencher sur les logiciels de base de connaissances et les systèmes de gestion de contenu, en examinant ce qui les rend uniques et comment ils peuvent enrichir le contenu de votre organisation. De plus, nous partagerons quelques exemples concrets pour vous aider à faire le bon choix.
- Qu'est-ce qu'un logiciel de base de connaissances ?
- Qu'est-ce qu'un système de gestion de contenu (SGC/CMS) ?
- Quelles sont les différences entre les logiciels de base de connaissances et les systèmes de gestion de contenu ?
- Verdict : Avez-vous besoin d'une solution de gestion de contenu ou d'une solution de gestion de connaissances ?
- Optimiser la gestion de contenu grâce à un logiciel de base de connaissances
- Pour conclure
Qu'est-ce qu'un logiciel de base de connaissances ?
Le logiciel de base de connaissances est un outil puissant qui permet aux entreprises de créer, d'organiser, de stocker et de gérer un référentiel d'informations pour en faciliter l'accès. Il sert de pôle centralisé où les utilisateurs peuvent trouver des réponses, des guides, de la documentation et des solutions de dépannage. Il est équipé d'une myriade de fonctionnalités intuitives pour simplifier la collaboration et le partage des connaissances, telles que la recherche et l'indexation, le contrôle des accès ou l'analyse des données et la création de rapports.
Le logiciel de base de connaissances vous permet de :
- Trouver des solutions sans attendre le support.
- Accéder à des guides étape par étape, à des FAQ et à des articles de dépannage.
- Rester en phase avec les politiques internes et les mises à jour.
- Partager et diffuser les connaissances entre les équipes et les départements.
- Rendre les informations clés facilement accessibles aux employés actuels et futurs.
Que vous cherchiez à améliorer le libre-service client ou à fluidifier vos opérations internes, un logiciel de base de connaissances transforme le savoir informel en informations structurées et accessibles, pour que personne n’ait à réinventer la roue.
Les incontournables d’un bon logiciel de base de connaissances
Si vous envisagez de créer une base de connaissances à partir de zéro ou de l'améliorer pour répondre aux besoins de votre entreprise, assurez-vous que votre outil de base de connaissances est doté de ces fonctions essentielles :
✅ Une fonction de recherche intuitive. Une base de connaissances sans fonction de recherche est comme un labyrinthe sans sortie. Faites en sorte que l'expérience de recherche de vos utilisateurs soit un jeu d'enfant. Vous pouvez le faire en choisissant un outil de base de connaissances doté d'un puissant moteur de recherche qui leur permet de récupérer des pages et différents formats de fichiers, en utilisant des mots-clés et en affinant leurs recherches.
✅ Une interface conviviale. L'utilisation de votre base de connaissances ne doit pas ressembler à de la science-fiction. Cela signifie une mise en page claire, une navigation facile et une réactivité mobile pour que les utilisateurs puissent trouver ce dont ils ont besoin à tout moment et partout.
✅ Des possibilités de migration. En fonction des besoins de l'entreprise, vous pouvez envisager de changer d'outil à l'avenir. Veillez simplement à ce que cela se fasse sans difficulté. Choisissez des plateformes qui ne sont pas liées à un fournisseur et qui offrent des options d'importation et d'exportation faciles.
✅ Des fonctionnalités de personnalisation. Optez pour un logiciel flexible offrant la possibilité de créer et d’adapter des modèles et des mises en page sur mesure.
✅ Des fonctionnalités d’analyse avancées. Les statistiques de votre base de connaissances offrent une vue précieuse sur les requêtes de vos employés ou clients. En comprenant ce qu’ils recherchent, vous identifiez les lacunes et améliorez vos contenus et l'accès à l’information.
✅ Une gestion granulaire des droits d’accès. Avec des permissions flexibles, vous pouvez gérer finement qui peut accéder à quoi dans votre base de connaissances. Protégez les informations sensibles en adaptant les autorisations selon les profils et les équipes.
✅ Du support multilingue. Si vous vous développez dans le monde entier, le support multilingue garantit que votre base de connaissances évolue avec vous.
Outils de base de connaissances populaires
XWiki
XWiki est un wiki open-source d’entreprise de seconde génération, ainsi qu’une plateforme de gestion des connaissances puissante. Il propose une personnalisation poussée, l’édition collaborative, la gestion documentaire et des droits d’accès précis. XWiki aide les entreprises à structurer leur savoir en créant, organisant et partageant les connaissances de manière flexible et efficace.
Avec des fonctionnalités de niveau entreprise telles qu’un contrôle d’accès précis, une sécurité renforcée et une extensibilité via des extensions et des centaines d’API RESTful, XWiki est une plateforme polyvalente répondant à divers besoins professionnels. Il peut être utilisé pour la collaboration de contenu ou la création d’applications web collaboratives. Il prend en charge une personnalisation complète et est disponible à la fois en version gratuite et en version accompagnée d’un support technique, que ce soit dans le Cloud ou sur site.
Quelques fonctionnalités clés de XWiki pour répondre à vos besoins en base de connaissances :
✔ Moteur de recherche Solr puissant avec des capacités de filtrage avancées et précises
✔ Annotation et commentaires pour améliorer la collaboration et le partage des connaissances
✔ Support multilingue disponible en 42 langues
✔ Structure hiérarchique pour organiser vos connaissances sous forme de notes, de pages et de sous-wikis
✔ Retour illimité à la version précédente, suivi de l'historique et comparaison des versions
✔ App Within Minutes, pour que chaque membre de votre équipe puisse créer des applications de données structurées en toute simplicité, sans aucune expertise technique
✔ Migration facile depuis d'autres plateformes comme Confluence avec le kit de migration Confluence, garantissant une transition fluide et aucun risque de perte de données ni de droits d'utilisateur
✔ Fonctionnalités de navigation complètes : recherche, index des pages, fil d’Ariane, URL ou accès direct à une page
✔ Gestion des droits des utilisateurs et des groupes (par espace, par page, par groupe d'utilisateurs), pour vous permettre de contrôler qui a accès à votre base de connaissances, qu'il s'agisse de politiques RH confidentielles, de données financières ou de processus internes
✔ Une collection de modèles pour simplifier vos flux de travail, avec la possibilité de créer les vôtres
✔ Application Analytics (Pro) pour des analyses uniques des recherches et de l’utilisation
Le modèle open-source de XWiki signifie aucune dépendance à un fournisseur et une liberté totale d’adapter la plateforme à vos besoins. Si vos priorités changent, vous pouvez emporter vos données sans aucune contrainte.
Confluence
Confluence est une plateforme collaborative conçue pour aider les équipes à centraliser et gérer l'information en un seul endroit. Elle prend en charge divers formats de contenu, comme les tableaux, cartes et tableaux de bord, pour organiser les données selon le flux de travail. La plateforme propose des mises à jour automatiques, ainsi que des outils de collaboration tels que les commentaires, les tags et la gestion des tâches. Confluence s’intègre également à d'autres outils comme Jira pour faciliter les processus d'équipe et le suivi de projet.
Mais la contrepartie, c’est la décision d’Atlassian de mettre fin aux data centers et de pousser les utilisateurs vers une migration obligatoire vers le cloud, ce qui a conduit de nombreuses équipes à rechercher des alternatives auto-hébergées à Confluence. Pour les organisations qui privilégient la confidentialité et la sécurité des données, céder le contrôle à une plateforme cloud propriétaire n’est tout simplement pas envisageable. Cette situation met en lumière un risque majeur des outils propriétaires : l'enfermement propriétaire. Lorsque votre écosystème technologique ne vous appartient plus, votre flexibilité et vos données peuvent être compromises.
COMPAREZ XWIKI AVEC CONFLUENCE
Notion
Notion est une plateforme de productivité tout-en-un qui combine prise de notes, gestion des tâches, organisation de bases de données et collaboration en équipe. Elle est largement appréciée pour son interface moderne et épurée ainsi que pour ses nombreuses options de personnalisation.
Malgré ses atouts, Notion présente plusieurs limites souvent relevées. La plateforme peut être difficile à prendre en main, surtout pour créer des workflows ou bases de données complexes. Son coût peut freiner les utilisateurs individuels ou les petites équipes, car certaines fonctionnalités clés ne sont disponibles que dans les versions payantes. Côté confidentialité, des inquiétudes subsistent sur la collecte de données par Notion et des services tiers (contenu des notes, IP, localisation ou appareil). De plus, bien que des fonctions de gestion de projet soient présentes, certaines manquent, comme le suivi du temps. Enfin, l’historique des versions est limité à 7 jours dans le plan gratuit, avec un coût supplémentaire pour un accès étendu.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de contenu (SGC/CMS) ?
Un CMS est un logiciel puissant qui facilite la gestion des sites web en offrant des outils intuitifs pour publier, mettre à jour et assurer une cohérence visuelle sur l’ensemble de vos pages web. Il vous permet de créer et d'entretenir des sites web sans avoir besoin de connaissances techniques approfondies en programmation.
Un CMS vous permet de :
- Publier facilement du nouveau contenu
- Mettre à jour les pages existantes
- Gérer les ressources multimédia
- Assurer une conception cohérente sur l'ensemble du site grâce à des modèles et des thèmes réutilisables
Les incontournables d’un bon CMS
✅ Un éditeur de contenu facile à utiliser. Créer et mettre à jour du contenu ne devrait pas ressembler à du codage. Choisissez un CMS doté d’un éditeur intuitif avec prise en charge du glisser-déposer et des outils de mise en forme avancés, afin que chacun dans votre équipe puisse publier du contenu en toute confiance.
✅ La flexibilité du design. Votre site web doit refléter votre marque. Recherchez un CMS qui vous permet de personnaliser les thèmes, les mises en page et les styles, que ce soit par le biais d'outils visuels ou d'un accès direct à HTML/CSS.
✅ Des outils optimisés pour le référencement. Choisissez un CMS avec des fonctionnalités intégrées, telles que des URL propres, l'édition des métadonnées et la génération de sitemaps, pour aider votre contenu à mieux se classer dans les moteurs de recherche.
✅ La gestion des rôles et des permissions. L'accès complet n'est pas requis pour tout le monde. Des paramètres de permissions précis garantissent que seules les personnes autorisées peuvent modifier, valider ou publier du contenu, tout en préservant la sécurité des zones sensibles.
✅ De l'évolutivité et de l'extensibilité. Assurez-vous que votre CMS prend en charge les plugins, les intégrations et les modules personnalisés afin que vous puissiez ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure que vos besoins évoluent.
✅ Une sécurité fiable. Protégez votre contenu et vos utilisateurs. Priorisez les plateformes de gestion de contenu qui offrent des mises à jour régulières, des sauvegardes et une protection contre les vulnérabilités courantes.
✅ Prise en charge multilingue. Les fonctionnalités multilingues vous permettent d'offrir une expérience localisée aux utilisateurs du monde entier sans avoir à gérer plusieurs plateformes.
Logiciels de gestion de contenu populaires
WordPress
WordPress est un système de gestion de contenu open-source très populaire, permettant de créer et gérer facilement des sites web ou des blogs. Apprécié pour sa flexibilité et sa facilité d’utilisation, WordPress équipe plus de 40 % des sites mondiaux. Avec des milliers de thèmes et plugins, les utilisateurs peuvent personnaliser leur site sans coder. Deux versions existent : l’option auto-hébergée, qui permet une personnalisation complète, et la version hébergée, offrant une configuration simplifiée et une maintenance intégrée.
Drupal
Drupal est un logiciel open-source de gestion de contenu conçu pour créer des sites web complexes et personnalisables. C'est un choix populaire parmi les développeurs, les grandes organisations et les institutions à la recherche de sécurité, évolutivité et flexibilité. Il offre des fonctionnalités avancées telles que des rôles et permissions utilisateurs, des capacités multilingues et un système de taxonomie robuste. Sa structure modulaire permet d'étendre ses fonctionnalités grâce à des milliers de modules et thèmes.
Joomla!
Joomla! est un logiciel open-source de gestion de contenu permettant de créer et de gérer des sites web et des applications en ligne. Il est doté de solides capacités de gestion de contenu, d'un support multilingue et de fonctionnalités intégrées telles que le contrôle d'accès des utilisateurs, la gestion des versions de contenu et la gestion des menus. Il prend également en charge des milliers d'extensions, ce qui vous permet d'ajouter des fonctionnalités supplémentaires telles que le commerce électronique, les outils de référencement ou l'intégration des médias sociaux.
Quelles sont les différences entre les logiciels de base de connaissances et les systèmes de gestion de contenu ?
Pour un meilleur aperçu, consultez le tableau comparatif ci-dessous pour voir en quoi les deux sont différents en termes de type de contenu, d'utilisateurs, de fonctionnalités principales et de cas d'utilisation.
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📂 Type de contenu |
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👀 Utilisateurs |
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| ✨ Fonctionnalités clés |
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| 🎯 Cas d'usage |
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Verdict : Avez-vous besoin d'une solution de gestion de contenu ou d'une solution de gestion de connaissances ?
Bien que les systèmes de gestion de contenu puissent être adaptés à un usage interne, comme la création d’intranets, leur objectif principal reste la gestion du contenu tout au long de son cycle de vie. Par conséquent, ils peuvent montrer leurs limites en matière de fonctionnalités avancées, comme la recherche intelligente ou les algorithmes conçus pour faire remonter efficacement des informations spécifiques.
Les logiciels de gestion des connaissances, quant à eux, sont développés pour aider les organisations à capturer, organiser et partager les connaissances. Conçues dans une optique de collaboration, ces plateformes offrent des fonctionnalités telles que la maîtrise du contenu, la gestion des versions, des informations sur l'utilisation et des droits d'accès granulaires.
Si votre objectif est de publier et de gérer du contenu numérique avec quelques fonctions de collaboration de base, un CMS peut être le bon choix. Toutefois, si votre organisation a besoin d'un système qui permette un partage des connaissances plus approfondi et une collaboration interne, un logiciel de gestion des connaissances est probablement le choix le plus stratégique.
Optimiser la gestion de contenu grâce à un logiciel de base de connaissances
Un outil de base de connaissances peut-il gérer le contenu ? Oui, si vous choisissez une solution intelligente et évolutive.
Nous l’avons constaté avec le Dictionnaire Historique de la Suisse (DHS), une encyclopédie en ligne multilingue consultée chaque jour par des milliers de personnes. Avec l’augmentation du volume de contenu et la complexification de leurs besoins, ils recherchaient une plateforme capable de gérer des workflows de contenu avancés, la publication multilingue et l'évolutivité à long terme.
C’est là que DHS a tiré parti des capacités de XWiki. Grâce à son architecture flexible, son support multilingue avancé et ses options d’intégration (comme Jira pour la gestion des workflows), XWiki s’est révélé être la solution idéale. Résultat : un processus éditorial simplifié, une meilleure expérience utilisateur, et une transformation digne d’un CMS, sans verrouillage du fournisseur.
Pour aller plus loin, notre équipe XWiki a créé une application pour le formulaire de retour d'information qui encourage les visiteurs à partager facilement leurs avis, en renforçant le sens de la communauté et l'amélioration permanente.
Pour conclure
Maintenant que vous avez une vue d'ensemble sur les logiciels de base de connaissances et les systèmes de gestion de contenu, il est temps de réfléchir au type d’informations que vous devez gérer, puis de sélectionner 2 ou 3 outils à tester.
Vérifiez s’ils répondent aux critères essentiels que nous avons présentés. Et surtout, évitez à tout prix de vous retrouver, vous et votre entreprise, enfermés dans un outil dont la migration serait un cauchemar. Faites le bon choix, avec une vision à long terme.
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