Nicoleta Bîncă, Assistante Communication & Marketing...mais déjà, qu'est ce qu'un wiki ?
Une solution pour faire face au défi de la gestion des connaissance rencontré par les organisations
Avant de plonger dans la culture Wiki, prenons un moment pour parler des wikis d'entreprise, et de l'aide qu'ils apportent.
Empêcher la formation de silos informationnels : Les entreprises absorbent et traitent un nombre croissant d'informations chaque jour. Elles doivent aussi gérer une accélération du temps, et des échanges avec des employés à la recherche de flexibilité quant à leur lieu de travail et leur poste. Ceci rend indispensable les plateformes de gestion de l'information, comme les wikis d'entreprise. Le savoir détenu par une structure s'apprécie au moment ou on le diffuse, et pourtant la communication demeure un obstacle dans de nombreux cas.
Améliorer le partage de l'information : Partager ses connaissances de collègue à collègue, ou au court de réunions / formations est un minimum, mais peu efficace et surtout synonyme de connaissances perdues. Les wikis d'entreprise centralisent le savoir accumulé au sein d'une organisation, et le rendent accessible à tous les employés, quand ils le désirent ou en ont besoin. Cela permet de gagner du temps dans l'accueil des nouveaux employés, cela permet d'éviter qu'un employé parte avec ses connaissances.
Booster la productivité : Avoir une plateforme de gestion / partage de la connaissance évite les pertes d'information, diffuse la culture du travail collaboratif. Des gains de productivité peuvent être espérés par une meilleure gestion de la connaissance. Vos collaborateurs avec un accès facile à l'historique des problèmes rencontrés par leur prédecesseurs, sont plus à même d'y faire face. Pour certaines sociétés, devenir une organisation apprenante est un enjeu vital (knowledge is power : savoir, c'est pouvoir, après tout)
Qu'est ce que la culture Wiki ?
culture (nom)
culture \ kyl.tyʁ \
Ensemble des phénomènes matériels et idéologiques qui caractérisent un groupe. Dans le cas des wikis, il s'agit de principes, comportements, bonnes pratiques suivies au sein d'une organisation dotée d'un wiki comme base de connaissance.
Idée maîtresse
Savoir comment extraire l'essence même d'une culture d'organisation crée une environnement de travail ou tous les acteurs oeuvrent vers un but commun. Pour une entreprise, la culture Wiki signifie deux choses :
- Comprendre le défi de la connaissance et en faire une priorité. Dans la plupart des cas il devrait être aussi important que les défis de la vente, du recrutement, ou de la fidélisation de ses salariés
- Comprendre qu'il est important de favoriser les petites contributions plutôt que de longues contributions plus valorisantes mais plus difficiles à exploiter par la suite. Organiser l'information est très important, c'est d'autant plus facile que les ajouts sont fréquents et nombreux.
La culture Wiki consiste à mettre en place des outils et des principes pour encourager à partager la connaissance, ainsi que les bonnes pratiques de l'organisation. Cela signifie donner du pouvoir à chaque membre de son équipe, donner accès à plus de savoir, et donner la possibilité à chacuun de créer de l'information. En somme, se concentrer sur la productivité du groupe, au lieu de la productivité individuelle.
Pourquoi devriez-vous mettre en place la culture Wiki ?
Un changement de mentalité
Les bénéfices à adopter la culture Wiki pour une organisation se voient dans la manière dont les employés pensent d'abord au groupe, ensuite à eux-mêmes. Ils deviennent plus incités à la réussite du projet d'entreprise. L'organisation devient plus ouverte aux idées, et les intégrations se font plus rapidement. Vous mettez en place un environnement de travail ou tous les employés (même les contrats courts ou les anciens collaborateurs) resteront membres de l'équipe par leurs contributions.
Une meilleure collaboration
Une fois que votre organisation a mis en place la culture Wiki, les collaborateurs sont moins frustrés de ne pas trouver une information qui aurait du être rendue disponible. Les situations pénibles où on doit réinventer la roue appartiennent au passé... Vos collaborateurs apprennent les uns des autres, progressent plus vite. Ils sont également capables de mieux accomplir leurs tâches, dans la mesure où ils ont plus de savoir disponible pour les aider dans leurs choix. Favoriser la collaboration aide à avoir un environnement de travail plus agréable et ouvert.
Une meilleure communication
Les organisations qui adoptent la culture Wiki sont plus agiles et réactives dans un environnement changeant. Elles sont capables d'accompagner les changements d'équipes plus facilement en limitant les réunions de démarrage et les briefings au minimum. Leurs équipes communiquent mieux entre elles, suivre leurs avancements réciproques en se sentant connectées au sein d'une même structure.
Comment bien démarrer dans la culture Wiki ?
Choisir le bon outil : Première génération ou Seconde génération
Tout d'abord, il est important de faire une petite étude de marché et de choisir l'outil adapté à votre organisation. D'un côté, les wikis de première génération (comme Wikipédia) se concentrent sur la création de contenu et la collaboration. Efficace, mais avec des fonctionnalités limitées (édition de page, recherche, versionnage, exports) et par conséquent peu adaptés aux besoins complexes d'une entreprise. D'un autre côté, les wikis de seconde génération (comme XWiki) offrent en plus des structures de données et permettent la création d'applications. Ils offrent aussi des fonctionnalités supplémentaires, comme un éditeur de texte riche WYSIWYG performant, l'export PDF, le support des pièces jointes, la gestion des droits fines, et plus encore.
Les outils de seconde génération proposent une approche de documents semi-structurés, qui permettent aux utilisateurs de définir leur propre structure de documents. Cela facilite la contribution, le suivi de projets, tout en conservant les avantages du wiki (historique, versions, etc). Les documents semi-structurés ouvrent la voie à une organisation efficace de la documentation au sein d'une entreprise, tout en restant simples d'accès à tous les utilisateurs.
Commencer de manière transparente
En mettant en place votre wiki, gardez à l'esprit que vous devrez convaincre votre équipe de ses bénéfices. La réticence à l'utilisation d'un nouvel outil est naturelle, surtout s'il peut entrer en concurrence avec d'autres outils de gestion de la productivité déjà utilisés par certains. Soyez transparent pendant l'implémentation, faites savoir les raisons de son choix, et son usage attendu. Pour accélérer son adoption et la valeur perçue par les utilisateurs, proposez le à une équipe définie qui a l'habitude de travailler ensemble.
Encourager vos utilisateurs à intégrer l'outil
Mettre en place un logiciel est une chose, mais aider ses utilisateurs à en voir ses avantages en est une autre. Pour que vos équipes comprennent ses bénéfices pour toute l'organisation, elles doivent l'essayer par elles mêmes. Chaque équipe doit la possibilité de créer son propre espace de travail, reflet de sa manière de travailler. Avec un outil simple, les utilisateurs peuvent créer les structures de données qui leur conviennent, faciles à utiliser. Le contenu ainsi créé pourra être présenté de manière organisée aux autres utilisateurs (à l'intérieur ou à l'extérieur de l'équipe).
Conclusion
En mettant en place la culture Wiki, vous devez comprendre que la productivité d'une organisation n'est pas la somme de celle de ses membres. C'est plutôt la manière dont ils travaillent ensemble, et apprennent les uns des autres. Si ils ne travaillent pas ensemble, la désorganisation nuit à tous. Le défi pour un logiciel de collaboration est de réussir à augmenter la productivité du groupe en même temps que celle des individus. Cela ne sera pas possible en permettant les décisions incohérentes et individuelles sur l'usage d'outils destinés à être utilisés par tous. Tous les utilisateurs, ainsi que les équipes, doivent être responsabilisés et participer à la bonne gestion de la connaissance. Faites vos recherches en choisissant l'outil qui convient le mieux aux besoins de votre organisation. Un outil adapté offrira à tous un espace de travail agréable, la culture du travail participatif, et la diffusion d'un but commun.
Ceci est basé sur notre expérience, tirée de plusieurs années d'échanges avec plus de 500 clients. Cependant les choses peuvent se passer différemment de votre côté. N'hésitez pas à nous partager votre approche de la collaboration au sein de votre organisation !
