Silvia Macovei, Responsable de l'activité XWiki Cloud- Étape 1: Créer un wiki en quelques minutes
- Étape 2. Testez les bases dans le bac à sable
- Étape 3: Commencez à ajouter des utilisateurs et à assigner vos équipes à des groupes
- Étape 4: Application de blog
- Étape 5: Application de réunion
- Étape 6: Application Calendrier
- Étape 7: Gestionnaire de tâches
- Étape 8: Application d'idées
- Étape 9: Gestionnaire de fichiers
- Étape 10: Invitez votre équipe à commencer à contribuer au wiki
Lorsque vous cherchez à mieux travailler avec votre équipe, mais que vous ne disposez d'aucun outil pour partager et organiser les informations, en créer un à partir de zéro peut être une tâche ardue. Aujourd'hui, nous allons donc examiner comment vous pouvez mettre en place un intranet simple pour votre équipe en moins d'une heure, sans aucune compétence en matière de codage, afin de pouvoir commencer à collaborer à distance immédiatement.
Mais avant de commencer, vous devriez vous demander pourquoi vous avez besoin d'un intranet au départ. À quoi ressemblerait un intranet réussi pour vous ? Voici quelques éléments habituels pour lesquels vous pourriez souhaiter que l'intranet vous aide :
- Rassembler des informations dispersées en un seul endroit, vous aider à les organiser et à les rendre faciles à trouver
- Rapprochez votre équipe, afin qu'elle puisse commencer à collaborer sur des documents et à discuter de projets
- Aidez les personnes de différentes disciplines à rester au courant des changements et à donner leur avis sur les mises à jour de l'entreprise. Les intranets offrent une excellente vue d'ensemble !
- Limiter l'accès aux contenus sensibles à des groupes et utilisateurs spécifiques (pour la conformité avec la RGPD par exemple)
- Aider à favoriser la confiance, la transparence et l'engagement dans toute l'organisation et servir de plateforme de communication pour publier des mises à jour et célébrer les réalisations.
Alors, en supposant que vous ayez fixé vos objectifs, comment construire un intranet fonctionnel en moins d'une heure avec XWiki ?
Étape 1: Créer un wiki en quelques minutes
Vous pouvez aller sur essayez-xwiki et créer et valider rapidement un wiki en nuage. Suivez la visite guidée qui vous guidera à travers les principales sections du wiki. Vous serez l'administrateur de votre instance et vous pourrez commencer tout de suite à découvrir et à personnaliser le wiki. N'oubliez pas d'activer certaines options réservées aux utilisateurs avancés.
Étape 2. Testez les bases dans le bac à sable
Le Bac à sable est excellent pour les tests et vous aidera à apprendre rapidement les ficelles de l'ajout et de la modification de contenu. Si vous êtes bloqué, vous trouverez dans le wiki une section d'aide avec des tutoriels et une autre présentant des modèles de pages et des macros. Profitez également des ressources de notre centre d'aide et de la documentation officielle organisée par type d'utilisateurs (standard, administrateur et développeur).
Étape 3: Commencez à ajouter des utilisateurs et à assigner vos équipes à des groupes
Il existe de multiples façons d'ajouter des utilisateurs au wiki. Vous pouvez le faire à partir de l'index des utilisateurs accessible par le menu déroulant dans le coin supérieur droit de l'instance. Ou, en tant qu'administrateur, allez dans l'Administration globale de XWiki, dans l'onglet Utilisateurs et groupes, dans la section Utilisateurs, et commencez à ajouter des utilisateurs. Vous pouvez également créer des groupes dédiés pour vos équipes et organiser les utilisateurs selon leurs droits spécifiques. Si vous utilisez Active Directory pour authentifier vos utilisateurs, il existe également une application permettant d'intégrer XWiki.
Vos équipes pourront trouver et filtrer les utilisateurs dans l'annuaire de l'entreprise.
Étape 4: Application de blog
Les utilisations potentielles des blogs sont illimitées. Ils peuvent être utilisés pour tout ce qui implique la communication ou la publication d'informations. Le blog sera votre principal espace de communication, où vous pourrez partager des nouvelles sur les équipes, les projets sous forme d'articles de blog.
Étape 5: Application de réunion
La plupart des communications se faisant en ligne, vous aurez forcément plus de réunions virtuelles avec votre équipe. L'application de réunion permettra à votre équipe de rester organisée et de stocker des notes, qui pourront être facilement récupérées ultérieurement en cas de besoin.
Étape 6: Application Calendrier
Les événements d'équipe doivent être ajoutés au calendrier. C'est particulièrement important pour les personnes qui travaillent selon un horaire flexible ou dans différentes régions géographiques, qui doivent être en mesure d'intégrer les réunions dans leur emploi du temps par ailleurs différent.
Étape 7: Gestionnaire de tâches
Maintenir un projet signifie faire face à de nombreuses difficultés telles que le suivi des tâches, le respect des délais, des risques, des ressources, le suivi de l'avancement général et des progrès de certains employés. Si vous êtes bien conscient de tous ces défis, vous connaissez également les applications de gestion des tâches conçues pour faciliter le multitâche et la gestion du projet. Si vous ne disposez pas d'une application distincte pour la gestion des tâches, cette extension est un outil de base pour garder une trace de ce qui doit être fait.
Étape 8: Application d'idées
Nous connaissons tous les outils classiques du brainstorming : stylo et papier, bloc-notes et tableaux blancs. Ils sont très utiles lorsque tous les membres de l'équipe sont dans la même pièce, mais que faire si vous travaillez à distance ? Qu'advient-il de toutes les bonnes idées lorsque la session est terminée ? Le climat actuel pourrait être un moment propice à l'innovation. Cette application peut servir comme cadre à votre équipe pour partager ou explorer de nouvelles idées.
Étape 9: Gestionnaire de fichiers
Bien que tout le monde ne soit pas naturellement bien organisé, le fait de pouvoir suivre et trouver des fichiers informatiques lorsque vous en avez besoin peut faire une grande différence dans votre productivité et votre niveau de stress. L'extension vous aidera à donner un sens aux documents que vous avez déjà éparpillés sur différents ordinateurs. Vous pouvez l'utiliser pour organiser les fichiers ajoutés sur le wiki.
Étape 10: Invitez votre équipe à commencer à contribuer au wiki
Vous avez donc créé le wiki, exploré les fonctionnalités, ajouté les utilisateurs et installé quelques applications utiles. Votre équipe va maintenant pouvoir utiliser l'intranet, avec un peu de temps passé à explorer le wiki, alors assurez-vous que tout le monde reçoive une invitation :
- Créez un article de blog pour souhaiter la bienvenue à votre équipe dans le nouveau système et envoyez-le à l'équipe
- Inviter chacun à remplir son profil avec des photos et des informations sur lui-même
- Proposez aux gens de contribuer au contenu et de mettre en place des notifications.
Une fois que le wiki est opérationnel et que les bases ont été couvertes, vous pouvez prendre d'autres mesures pour personnaliser l'intranet :
- Adapter le design et la mise en page pour qu'il corresponde à votre image de marque
- Mettre en place un système de droits
- Créez des applications simples avec le générateur d'applications qui correspondent à vos besoins particuliers, comme une application pour embarquer de nouveaux employés
- Explorez les applications disponibles dans le répertoire des extensions et sur la boutique en-ligne
- Explore the apps available in the extensions repository and on the store
- Parlez à l'équipe de support XWiki pour configurer votre domaine personnalisé.
Si vous êtes bloqué et que la documentation ne suffit pas à vous guider, vous pouvez toujours obtenir de l'aide sur le forum de la communauté XWiki ou nous contacter.
Pour plus d'inspiration, nous vous recommandons de regarder cette vidéo de la présentation d'Anca Luca dans le cadre de FOSDEM 2020, faisant partie du devroom Collaborative Information and Content Management Applications.
