Écrit par
Dorina Anton
, Marketing Specialist
En tant que spécialiste en marketing, vous êtes (sans doute) constamment en train d'équilibrer créativité et efficacité, de jongler avec de multiples projets, campagnes et actifs tout en restant aligné sur la cohérence de la marque. Mais sans une base de connaissances permettant à votre équipe marketing de gérer toutes ces informations, vous risquez de vous retrouver à chercher frénétiquement dans les e-mails, les messages Slack et des dizaines d'outils, en essayant de trouver cette information essentielle.
Cela vous parle ?
Soyons réalistes : la gestion d'informations dispersées sur de multiples plateformes ne ralentit pas seulement votre équipe, elle l'épuise aussi mentalement. Le manque d'un actif essentiel ou la perte de connaissances tacites lors du départ d'un collaborateur sont autant de défis à relever. Ajoutez à cela la nécessité d'intégrer de nouvelles personnes en plus d'un emploi du temps déjà chargé, et vous obtenez la recette parfaite du chaos.
Alors, comment faire en sorte que votre équipe fonctionne au mieux ?
- Il vous faut une base de connaissances centralisée
- Pour quel type d'informations les équipes de marketing ont-elles besoin d'une base de connaissances ?
- De quoi tenir compte pour structurer votre base de connaissances ?
- Investir dans un outil adéquat de gestion des connaissances
- Structure globale des dossiers
- Une nomenclature cohérente
- Processus pour le contrôle des versions
- Utiliser des étiquettes pour faciliter le regroupement
- Ajoutez des liens si vous stockez des ressources visuelles à un autre endroit
- Testez votre idée
- Quelles sont les étapes pour créer cette base de connaissances tant rêvée dans XWiki ?
- En guise de conclusions
Il vous faut une base de connaissances centralisée
Une base de connaissances centralisée rassemble tous vos actifs marketing, campagnes, stratégies et données historiques. Imaginez un accès instantané aux informations sur les produits, aux directives de la marque, aux détails des campagnes et aux informations sur les clients, en un seul endroit. Tout étant à portée de main, votre équipe peut travailler plus rapidement, plus intelligemment et de manière plus collaborative.
Et si vous y parvenez ? Vous pouvez faire passer votre base de connaissances au niveau supérieur en l'intégrant à des outils tels que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou les outils de gestion de projet. Les possibilités sont infinies !
Pour quel type d'informations les équipes de marketing ont-elles besoin d'une base de connaissances ?
Voici un aperçu des composants des bases de connaissances indispensables aux équipes de marketing :
En regroupant tous ces éléments en un seul endroit, votre équipe peut chercher et accéder facilement aux ressources sans perdre de temps à fouiller dans les courriels ou les outils de gestion de projet.
De quoi tenir compte pour structurer votre base de connaissances ?
Pour gérer efficacement les divers besoins de votre équipe marketing, il est essentiel d'établir des conventions claires pour les différents domaines de travail, tels que la stratégie de marque, la création de contenu, les médias sociaux, la publicité, la gestion des communautés, les événements et les relations publiques. Chacun de ces domaines s'accompagne de processus, d'exigences et de types d'informations qui lui sont propres.
De plus, vous devrez organiser d'autres éléments essentiels tels que les documents juridiques, les documents de formation des RH et les designs éditables. Une bonne gestion de tous ces éléments garantit un flux de travail fluide et évite la frustration liée à la recherche de ressources dispersées.
Voici les facteurs principaux à prendre en compte lors de l'organisation de votre base de connaissances :
Investir dans un outil adéquat de gestion des connaissances
Le regroupement des informations provenant des différentes fonctions de marketing peut faciliter et accélérer la recherche de ressources et d'informations variées. Avant de choisir un outil, interrogez votre équipe les suivants :
- Quels types d'informations et de ressources utilisez-vous chaque semaine ?
- Quels sont les outils qui vous manquent actuellement pour travailler plus efficacement ?
- Où rencontrez-vous fréquemment des blocages dans votre travail ?
Il existe quelques excellentes options de bases de connaissances open-source qui valent vraiment la peine d'être explorées : XWiki, CryptPad, NextCloud et Collabora.
XWiki est une solution de gestion des connaissances et de collaboration idéale pour les équipes marketing grâce à sa capacité à gérer des données structurées, à importer et exporter des documents bureautiques et à offrir un système de gestion des permissions granulaires. Que vous ayez besoin d'une source unique de vérité pour votre équipe marketing ou que vous souhaitiez promouvoir la collaboration et la structure au sein de votre organisation, XWiki répond à toutes les attentes. Par ailleurs, vous pouvez utiliser l'une des plus de 900 extensions de la communauté ou demander des personnalisations adaptées à vos flux de travail.
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Structure globale des dossiers
Quels que soient le type de votre équipe et le travail que vous effectuez, vous travaillerez généralement avec une structure hiérarchique de dossiers. En général, il y en a au moins 3 :
- Niveau supérieur : Votre tableau de bord principal ou des catégories de haut niveau telles que « Clients » ou « Projets »
- 2e niveau : Catégories par type de travail, telles que « Campagnes », « Contenu », « Automatisation des e-mails » ou « Conception »
- 3e niveau : Sous-catégories basées sur des projets, des actifs ou des campagnes spécifiques
- Niveaux plus profonds (facultatif) : Organisation par dates, versions des actifs ou étapes de la campagne
Les types d'activités d'une équipe de marketing peuvent rapidement devenir complexes. Vous pouvez donc vous retrouver avec une structure qui ressemble à celle-ci :
- Niveau supérieur : Votre dossier principal ou tableau de bord sera la catégorie la plus large et la plus complète. C'est à partir de là que vous commencez généralement la recherche.
- 2e niveau : Catégories spécifiques pour les équipes, le type de travail ou les projets
- 3e niveau : Sous-catégories plus détaillées, si nécessaire
- 4e niveau : Dossiers organisés par date de création, comme le mois ou l'année
- 5e niveau : Un dossier potentiellement intermédiaire, parfois même divisé entre « Nouvelles versions » et « Anciennes versions »
- 6e niveau : Le fichier individuel dont vous avez spécifiquement besoin, dans toutes ses versions prêtes à l'emploi et modifiables
Voici un exemple de la façon dont nous structurons les campagnes dans XWiki, en commençant par le dossier principal :
- Structurez votre tableau de bord principal
- Contient le dossier principal d'une campagne, par exemple
- Ce dossier contient une campagne visant à montrer à quel point les équipes de marketing sont géniales. Le dossier contient les éléments suivants :
- Brief
- Principaux messages
- Calendrier et livrables
- Proposition de messages pour les réseaux sociaux
- Livrables
- Livrables 1
- Livrables 2
- Livrables 3
- Amélioration des pages du site web
- Ads
- Contenu pour Google et LinkedIn
- Propositions de design
- Ce dossier contient une campagne visant à montrer à quel point les équipes de marketing sont géniales. Le dossier contient les éléments suivants :
- Contient le dossier principal d'une campagne, par exemple
Compte tenu du nombre de niveaux que vous pouvez avoir, les conseils et conventions suivants vous aideront à trouver des informations et des ressources rapidement et de manière prévisible.
L'aspect le plus important : la structure doit être adaptée à votre équipe, au type de travail que vous effectuez, aux parties prenantes avec lesquelles vous le partagez et à vos flux de travail.
Pour les petites équipes internes qui gèrent plusieurs produits
Si vous avez une petite équipe de marketing qui doit également gérer toutes les activités de marketing pour au moins deux produits, voici à quoi pourrait ressembler votre base de connaissances interne :
Pour les agences de marketing ayant plusieurs clients
Une équipe de marketing au sein d'une agence a besoin d'une organisation différente pour sa base de connaissances :
Pour les grandes équipes de marketing internes
Si vous avez plusieurs équipes au sein d'un même département marketing, la base de connaissances interne pourrait se présenter comme suit :
Une nomenclature cohérente
L'objectif est de rendre les ressources prévisibles et faciles à trouver. Choisissez une ou deux structures qui conviennent à votre travail et restez cohérent avec elles au sein des équipes et des ressources.
Vous pouvez utiliser des structures de dénomination qui expliquent le format de la ressource, comme « Blog Post: Blogging Tips » ou « Image: CEO Headshot ».
- Pour un produit : ProductName_AssetType_Campaign_Date_Version
- Exemple :
- Pour un client : ClientName_ProjectType_Description_Date
- Exemple :
- Pour une campagne : CampaignName_AssetType_Date_Version
- Exemple :
- Pour un événement : EventName_AssetType_Date_Version
- Exemple :
- Pour le type de contenu : TypeOfContent_ProjectName_Date_Version
- Exemple :
Processus pour le contrôle des versions
Je suis prête à parier qu'au moins une fois dans votre vie de marketeur, vous avez eu un dossier avec ce type de noms :
- Brief_FinalVersion
- Brief_FinalVersion2
- Brief_FinalVersion2FINAL
... et peut-être quelques autres versions.
Un contrôle efficace des versions est votre arme secrète pour transformer le chaos en ordre ! En établissant une convention de dénomination solide et un système de gestion des versions structuré, vous serez le maître de votre territoire marketing.
Une option pour un contrôle de version fluide est d'utiliser CampaignBrief_SpringLaunch_2024_V1.0 pour la version initiale et de la mettre à jour vers CampaignBrief_SpringLaunch_2024_V1.1 après des révisions mineures. Pour les changements majeurs, vous pouvez utiliser CampaignBrief_SpringLaunch_2024_V2.0 pour indiquer une révision importante.
Il existe une fonction supplémentaire qui peut s'avérer très, très pratique pour vérifier les versions antérieures des documents, à savoir la fonction d'historique. Dans XWiki, tout est historisé et sauvegardé sous le contrôle de version (comme vous pouvez le voir ci-dessous).
Utiliser des étiquettes pour faciliter le regroupement
Les étiquettes permettent de regrouper facilement des ressources ou des campagnes similaires. Utilisez-les pour des recherches et des filtrages rapides, en particulier pour les ressources fréquemment utilisées comme les logos ou les modèles de design. Dans XWiki, vous avez la possibilité d'étiqueter et de filtrer les pages en fonction du tag spécifique.
Ajoutez des liens si vous stockez des ressources visuelles à un autre endroit
Maintenant que vos ressources sont parfaitement organisées – avec des noms uniques, des dossiers spécifiques et des étiquettes pour faciliter l'utilisation – vous avez réalisé le rêve du spécialiste en marketing.
Mais que se passe-t-il lors d'une réunion rapide lorsque votre supérieur vous demande une liste d'outils marketing pour une campagne à venir ?
Au lieu de perdre du temps à fouiller dans les dossiers, vous pouvez rationaliser le processus en facilitant l'accès par des liens. Les outils de base de connaissances, comme XWiki, proposent des liens partageables pour un usage interne, ce qui rend la collaboration encore plus aisée.
Dans XWiki, par exemple, vous pouvez rapidement envoyer la page concernée où les ressources sont centralisées par catégories ou simplement attacher les ressources directement à la page pour un accès immédiat.
Testez votre idée
Vous n'êtes peut-être pas sûr de la granularité de votre structure. Mettez-la sur papier et essayez-la avec quelques membres de votre équipe. Demandez-leur de trouver une information pour voir si la structure que vous avez élaborée est adaptée.
- Ont-ils trouvé cette ressource ?
- L'ont-ils trouvée plus rapidement que d'habitude ?
- L'amélioreraient-ils différemment pour qu'elle soit plus facile à trouver ?
Quelles sont les étapes pour créer cette base de connaissances tant rêvée dans XWiki ?
La création d'une base de connaissances peut sembler une tâche ardue, mais en la décomposant en quelques étapes clés, vous pouvez créer un système très organisé et efficace adapté aux besoins de votre équipe de marketing. Voici un guide rapide pour commencer :
- Recueillez les besoins et examinez les processus actuels : Discutez avec votre équipe pour identifier les informations qu'elle utilise régulièrement et repérer les lacunes de vos systèmes actuels. En comprenant ces besoins, vous pourrez mettre en place une base de connaissances qui répondra dès le départ aux problèmes rencontrés.
- Planifiez une structure avec des macro-composants : Organisez votre base de connaissances en grandes sections telles que l'image de marque, le contenu, les campagnes et la conformité légale. Cette structure facilitera son extension au fil du temps tout en permettant de localiser facilement les informations.
- Structurez votre tableau de bord principal : Créez un pôle central où les utilisateurs peuvent accéder à des zones clés telles que les ressources marketing, les campagnes et les ressources de formation. Veillez à ce que le tableau de bord soit intuitif, avec des liens et des catégories clairs pour une navigation rapide.
- Tenez votre wiki à jour régulièrement : Confiez à des membres spécifiques de l'équipe la tâche de tenir la base de connaissances à jour ou permettez à tout le monde d'y contribuer. Planifiez des révisions régulières pour nettoyer les informations obsolètes et vous assurer que tous les processus sont corrects.
- Mettez en place des sauvegardes et un système d'archivage : Établissez un système pour sauvegarder périodiquement votre base de connaissances afin d'éviter toute perte de données. Archivez les documents périmés pour garder un espace de travail dégagé tout en préservant les données historiques utiles pour une consultation ultérieure.
- Adaptez l'outil au flux de travail de votre équipe : Recueillez en permanence les commentaires de votre équipe afin d'adapter la base de connaissances en fonction des besoins. Veillez à ce que l'outil s'intègre parfaitement dans le flux de travail de votre équipe et qu'il évolue en fonction de la croissance de votre entreprise.
En guise de conclusions
Les équipes marketing font tourner le monde grâce aux innombrables ressources qu'elles créent et gèrent. Pour que l'organisation ne devienne pas rapidement insurmontable, n'oubliez pas de commencer petit ! Choisissez un domaine, comme les ressources de la campagne ou les directives de la marque, et commencez à l'organiser dans XWiki. Élargissez progressivement votre champ d'action au fur et à mesure des bénéfices obtenus.
Pour vous faciliter la tâche, notre assistant IA vous aide dès le départ à réfléchir, à traduire et à formater pour assurer la conformité de votre marque.
Imaginez le temps que vous gagnerez et la productivité accrue que votre équipe connaîtra ! De plus, grâce aux fonctionnalités personnalisables de XWiki, vous pouvez adapter votre base de connaissances à vos besoins précis.
Écrivez-nous à l'adresse marketing@xwiki.com si vous avez des questions ou si vous souhaitez une démonstration personnalisée. Notre équipe est là pour vous accompagner tout au long du processus.
