Nicoleta Bîncă, Assistante Communication & MarketingLa gestion en général n'est pas facile et la gestion de l'information, encore moins. De nos jours, l'information n'est pas difficile à obtenir, en fait, il y en a parfois tout simplement trop, surtout dans l'environnement de travail. Cette situation peut être particulièrement problématique lorsque vous ne savez pas comment exploiter efficacement une information ou maximiser son potentiel de réutilisation. Auparavant, les outils classiques comme les livres blancs ou les courriels permettaient de faire le travail et de diffuser l'information dans toute l'organisation, mais ce n'est plus le cas maintenant. Les solutions d'aujourd'hui reposent sur des bases de connaissances et des plates-formes de collaboration où l'information peut être stockée et facilement accessible.
Toutefois, du point de vue de la gestion, qu'est-ce que cela implique réellement ? Pourquoi utiliser une telle solution ?
La réponse longue : les avantages de l'organisation des connaissances en gestion sont nombreux et, une fois adoptés, ils vous aideront à établir un environnement de travail pleinement fonctionnel où la collaboration est prospère et où l'information peut circuler efficacement à l'ensemble de votre organisation.
La réponse courte : assurer une efficacité et une productivité maximales.
Après 15 ans de gestion de l'information pour nous et pour nos clients, nous vous invitons à lire ci-dessous ce sur quoi les bons managers se concentrent habituellement.
1. Optimiser l'utilisation des ressources
Sans un espace dédié où l'information est centralisée, les environnements de travail deviennent désorganisés, provoquant un sentiment de mauvaise orientation. L'un des nombreux avantages de l'organisation de l'information en management réside dans la possibilité d'utiliser au mieux les ressources. La disponibilité de méthodes, d'outils et de pratiques permet d'éviter les scénarios dans lesquels vos employés sont incapables de mener à bien des projets à long terme ou dans lesquels l'intérêt pour les objectifs de l'entreprise est réduit.
Sans une documentation appropriée ou un espace d'apprentissage dédié, qui est prêt à fouiller dans une bibliothèque de documents mal organisée ? La systématisation de l'organisation de l'information de manière exhaustive facilite le suivi et l'utilisation des ressources de manière coordonnée.
2. Identifier et compléter les lacunes en matière de connaissances
Un autre avantage fondamental de l'organisation de l'information en management est qu'elle consolide un meilleur flux de communication en complétant les lacunes des connaissances et en améliorant les performances. Les problèmes de communication sont éliminés, ce qui facilite la circulation de l'information entre les différents niveaux de l'entreprise.
Les plates-formes telles que XWiki ou tout autre CMS (Content Management System) facilitent la collaboration entre les départements et permettent de partager et de suivre librement les idées, stratégies ou suggestions. Ne vous inquiétez plus jamais de vous perdre dans l'océan infini d'informations que vous avez à traiter quotidiennement.
3. Réduire les pertes de savoir-faire
Un atout important, le « savoir-faire » d'une entreprise se réfère aux connaissances cumulatives et à la capacité de gérer efficacement les choses. À ce titre, vous devez vous assurer qu'il est géré de façon efficace pour que l'entreprise puisse en bénéficier. Avec le départ d'employés expérimentés, il y a un risque accru que des informations essentielles disparaissent en même temps qu'eux. Bien que les nouvelles recrues soient bien informées, il faut parfois beaucoup de temps pour se familiariser avec les règlements de l'entreprise et atteindre la pleine productivité, ce qui n'est pas toujours le cas.
Parmi les nombreux avantages de l'organisation des connaissances en management, il y a aussi la capacité d'exploiter efficacement ce type d'information. En fournissant une plate-forme engagée où les informations accumulées peuvent être documentées et sécurisées, vous pouvez vous assurer que les départs se produisent sans perte de connaissances vitales pour l'entreprise. Cela élimine également l' « amnésie d'entreprise », dans laquelle les entreprises ont tendance à perdre la mémoire des choses et de la façon de les faire à la suite du départ de leurs employés.
4. Éviter les efforts redondants
Il est essentiel de pouvoir retrouver la bonne information en cas de besoin. Une fois que vous avez identifié et développé un processus efficace, la création (ou la mise à jour) de la page wiki appropriée devrait être la prochaine étape pour s'assurer qu'elle sera utilisée à l'avenir pour répondre aux besoins récurrents similaires. Lorsque la solution à un problème a été trouvée, vous voulez que cette information soit réutilisée.
Rendre les meilleures expériences de résolution de problèmes réutilisables ! Cela permettra d'éviter les scénarios dans lesquels un employé passe du temps à répéter ce qui a déjà été fait. Pourquoi passer du temps à réinventer la roue quand on peut l'utiliser pour inventer quelque chose de nouveau ?
5. Permettre une prise de décision meilleure et plus rapide
Une abondance d'informations peut transformer la prise de décision en un processus difficile et fastidieux. L'avantage ici de l'organisation des connaissances en management est qu'elle accélère le processus en fournissant l'ensemble des données pertinentes lorsqu'elles sont nécessaires. Par exemple, dans XWiki, les données sont stockées sous forme de pages Web structurées, ce qui signifie que des fonctions telles que le moteur de recherche avancée ou le filtrage par balises permettent de parcourir rapidement et facilement les informations.
La mise en œuvre d'une plate-forme dédiée garantit la cohérence et la pertinence de ce qui est partagé, ce qui, à son tour, conduit à des décisions fondées sur des preuves.
6. Éviter les erreurs du passé
Quand une organisation évolue, il y a des leçons à en tirer, tant sur les succès que sur les échecs. Avoir un espace collaboratif où elles peuvent être librement partagées est l'un des avantages de l'organisation de l'information en management, à long terme. Lorsque vos employés rencontrent des situations dans lesquelles ils ne savent pas trop comment procéder, le fait de pouvoir parcourir les documents passés dans des pages wiki bien structurées à la recherche de pointeurs pertinents peut les aider à les surmonter, tout en évitant les erreurs du passé. La systématisation de l'information rationalise le travail, ce qui permet de gagner du temps et, dans certains cas, d'économiser sur le budget.
7. Accroître l'efficacité et la productivité
La gestion de l'information est devenue une caractéristique d'une meilleure productivité. Préserver le savoir en le centralisant sur une plateforme accessible et intuitive (comme un wiki) est l'un des avantages les plus notables de l'organisation de l'information en management. Nous avons tous besoin d'information pour faire notre travail efficacement, mais ce qui est essentiel, c'est d'avoir l'information à notre disposition lorsqu'elle est nécessaire, sans avoir à lire des documents imprimés ou à fouiller dans des centaines de courriels.
La préservation des connaissances sous la forme de bases de données fiables et de procédures d'intégration complètes peut également contribuer à faciliter et à accélérer le processus d'intégration, favorisant ainsi la productivité et l'efficacité à long terme. Être capable d'apprendre rapidement et efficacement peut vous donner un avantage dans l'environnement d'affaires d'aujourd'hui, qui évolue rapidement.
8. Favoriser une culture de travail collaboratif innovante
Les plates-formes centrées sur l'information encouragent les employés à partager toutes les informations importantes assimilées à travers le temps, en fonction des réalisations et des échecs, ainsi que de l'expérience. Alors que l'entreprise grandit et évolue, il devient de plus en plus difficile de suivre et de tenir compte avec précision de toutes les opinions exprimées.
Dans XWiki, par exemple, on peut partager des idées (et les voter), participer à des sondages ou à des forums de discussion afin d'obtenir de multiples perspectives sur des sujets spécifiques. Cela permet non seulement de créer un environnement de travail collaboratif, mais aussi d'encourager l'innovation et de motiver les employés à apprendre de leurs expériences mutuelles. De cette façon, la collaboration peut se développer.
9. Faciliter la collaboration entre les équipes à travers les fuseaux horaires.
Selon la structure de votre entreprise, vos équipes peuvent être distribuées sur différents fuseaux horaires. La collaboration entre les équipes représentant un défi en soi, les plate-formes centrées sur l'information deviennent ainsi un aspect essentiel à considérer parmi les avantages de l'organisation de la connaissance en gestion.
Le fait d'avoir de l'information facilement accessible aux employés dans différents fuseaux horaires minimise les frictions et évite les obstacles à la collaboration. Par exemple, dans XWiki, il est possible de reprendre là où un collègue s'est arrêté et de modifier, ajouter et améliorer le document ou la page en question. Il est même possible d'activer la collaboration en temps réel afin de travailler simultanément sur un document, quel que soit sa localisation ou son fuseau horaire.
10. Garantir le respect du RGPD et la protection des données
La sécurisation de l'information est une préoccupation majeure dans la plupart des entreprises, d'autant plus aujourd'hui, alors que la conformité à la réglementation RGPD est une nécessité. Sans une méthode appropriée de sécurisation de l'information, des données importantes peuvent être dispersées ou même perdues, à moins qu'il n'y ait une trace claire de toutes.
Pour vous donner une idée de la façon dont les plate-formes collaboratives peuvent vous aider à résoudre ce problème, avec XWiki, grâce aux différents types d'autorisations, il est facile de gérer l'accès aux actions comme lire, modifier, commenter, supprimer. Cela permet de s'assurer que l'information est protégée, tout en restant accessible à ceux qui en ont besoin. D'autres outils de collaboration, tels que CryptPad, vous offrent des supports sécurisés pour partager des données que vous ne partageriez autrement que face à face.
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L'information dicte les flux de travail et, plus encore, l'accès à l'information. L'objectif d'une meilleure gestion est de réduire les vides juridiques au sein de l'entreprise et d'encourager un environnement de travail transparent et collaboratif. Nous ne prétendons pas que la mise en place d'un outil d'organisation de l'information résoudra tous vos problèmes, mais nous savons qu'il est plus facile de siroter un Pina Colada aux Maldives en sachant que votre équipe a les bonnes informations au bout de ses doigts.
C'est à vous de décider comment vous pouvez utiliser une telle solution ou laquelle est la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise.
