Applications XWiki essentielles pour les wikis professionnels

Écrit par Andreea Chirica, Spécialiste Communications et Support

• Au niveau de l'organisation
• Au niveau de l'équipe
• Au niveau de l'employé
• Où peut-on trouver les applications XWiki ?
• Conclusions

Les applications sont partout, et offrent plusieurs promesses : créer de la productivité là où il n'y en avait pas, mettre en place une collaboration là où elle est rare... Mais aussi partager visuellement des connaissances et non de longues pages illisibles, et simplement apporter un peu de structure à une vue d'ensemble embrouillée. Et certaines d'entre eux concrétisent vraiment ces promesses. Pour mieux voir quelles seraient les applications XWiki répondant le mieux à vos besoins, nous vous proposons de découvrir comment les applications suivantes aident leurs utilisateurs.

Au niveau de l'organisation

Lorsque vous envisagez d'utiliser un outil pour rassembler votre documentation, votre base de connaissances ou votre intranet, vous pouvez vouloir y connecter une base d'utilisateurs existants. Dans XWiki, il existe plusieurs options pour cela : par exemple connecter les utilisateurs d'un service d'annuaire existant en utilisant l'application Active Directory ou Google Apps Integration.

Il existe également des cas où vous souhaitez accéder rapidement à des documents, rapports et présentations d'entreprise. Ici, l'application Office365 Integration vous aide en vous offrant la possibilité d'afficher et de rechercher des documents Office dans OneDrive. Une autre solution pour créer, modifier des pièces jointes docx, xlsx, pptx dans votre propre cloud privé, est l'application OnlyOffice Connector.

Après avoir connecté les utilisateurs au wiki et commencé à importer des documents provenant de différentes sources, il se peut que vous rencontriez des problèmes de sécurité par rapport aux pièces jointes stockées sur le wiki. La meilleure solution pour assurer une protection supplémentaire à votre wiki est l'application Antivirus XWiki. Elle analyse les pièces jointes téléchargées via un moteur externe, et effectue différents contrôles par le biais d'algorithmes et de sa vaste base de données de virus.

Un autre sujet important également aujourd'hui est la protection des données, surtout si votre wiki est public. Pour cela nous avons créé l'application GDPR Cookie Consent pour vous permettre d'obtenir et de maintenir la conformité des cookies.

Les utilisateurs du wiki peuvent par exemple commencer à utiliser notre application de boite à Idée (Ideas application) pour partager des idées sur des fonctionnalités, des propositions diverses, des recommandations d'outils ou autres solutions qui seraient ensuite soumises au vote. Une autre alternative serait l'application de sondage Polls, pour ceux qui préfèrent les outils de type Doodle.

Que vous vendiez des produits ou des services, du moment ou vous avez beaucoup utilisateurs il est toujours utile de leur partager vos conseils et bonnes pratiques à l'aide de l'application de Foire aux Questions.

Au niveau de l'équipe

Vous pouvez simplifier la vie de votre équipe RH et de vos employés grâce aux applications suivantes :

• Créée par les contributeurs de la communauté XWiki, l'application Holiday Request permet aux managers et aux employés de gérer les vacances (avec calcul automatique des jours restants) ou les congés maladie.
• Construite avec AppWithinMinutes, l'application Recruitment aide à maintenir un processus de recrutement clair, avec une présentation ordonnée des candidats. Astuce : AppWithinMinutes peut également être utilisé pour créer des pages de présentation de produits ou même un inventaire.
• L'application Notes de Frais personnalisable permet de générer des notes de frais, avec la possibilité de définir le type de dépense, l'organisation concernée et sa devise.

Que votre wiki soit public ou privé, vous pouvez obtenir facilement un lieu où vos équipes pourront discuter et voter sur les procédures, les projets, en utilisant l'application Forum. Le forum peut également être un lieu de discussion sur des améliorations, des bogues et de la documentation de support pour vos utilisateurs. Et ne vous inquiétez pas pour la modération des échanges, car les modérateurs du forum seront informés de chaque événement possible, et les signalements des contenus inappropriés sont placés dans une file d'attente.

Les équipes d'assurance qualité et de support adorent également utiliser la macro Jira pour obtenir des données d'un serveur Jira et afficher les tickets dans un tableau ou une liste. Notez que si vous devez vous connecter à une instance JIRA qui nécessite d'être authentifiée, vous devrez installer l'extension JIRA Administration et configurer votre serveur Jira.

Votre équipe marketing aimera partager la vision de votre marque avec le monde entier en utilisant l'application de Blog. Vous pouvez consultez le blog XWiki.org où vous trouverez des informations sur les sorties de produits, les FAQ, les enquêtes, les événements ou les tutoriels. Le blog XWiki.com est une version customisée de cette application. L'équipe RH d'XWiki SAS utilise l'application Blog comme média interne d'information mensuelle à propos des activités et des nouvelles de l'équipe XWiki.

Enfin pour toutes les équipes, offrez leur la possibilité de mieux ordonner leur travail grâce à l'application File Manager. Elle aide les utilisateurs à organiser les fichiers dans XWiki en utilisant une hiérarchie en arborescence de dossiers. Vous pouvez utiliser le drag & drop pour télécharger de nouveaux fichiers et pour modifier la hiérarchie des dossiers. Et directement dans l'application, un grand nombre de types de fichiers peut être visualisé (documents Office, PDF) et lu (fichiers audio et vidéo) sur XWiki.

Vos équipes peuvent également bénéficier de l'application Réunion pour se tenir au courant des décisions et des tâches discutées au cours des réunions. Elle permet également d'obtenir un aperçu de leur déroulement dans un calendrier pour vous aider à rester informé. Les détails de la réunion, les participants, une carte du lieu au cas où elle serait organisée physiquement à l'extérieur, et même un sondage si vous deviez faire voter votre équipe sur certains détails du projet ou de l'événement.

Au niveau de l'employé

L'application Gestionnaire de tâches permet aux utilisateurs de créer et d'attribuer des tâches à partir de n'importe quel endroit du wiki. Chaque tâche est assignée à un projet, possède un numéro généré automatiquement, un nom, une description, un statut, un degré de priorité, un responsable, un destinataire et une date limite. La page d'accueil de l'application énumère toutes les tâches existantes. Les gestionnaires de projet seront ravis de voir que ces tâches peuvent-être organisées dans un tableau Kanban.

L'application suivante peut être utilisée pour plusieurs cas, tels que les maquettes, wireframes, l'UML, les graphiques, le BPMN, les cartes mentales, les diagrammes en forme d'arbre et de réseau, l'importation de diagrammes Gliffy, etc. Il s'agit de l'application Diagram , qui peut faire tout cela en utilisant l'intégration jgraph/draw.io.

Autre exemple si vous avez des images à présenter sur vos pages wiki, la macro Galerie vous permet d'afficher toutes les images jointes à la page en cours, provenant d'un flux RSS ou de sources externes en utilisant l'URL de l'image. Elle est facilement personnalisable avec un peu de code CSS ou LESS, et vous pouvez également utiliser le système de grille Bootstrap. Nous l'avons également utilisée dans cet article.

D'autres fichiers sont à exploiter : ne laissez pas vos documents PDF inutilisés dans la section des pièces jointes, ou stockés sur des sources externes. Affichez-les sans action préalable sur les pages wiki en utilisant la macro de visualisation des PDF.

Autre solution possible à un problème courant, aidez vos collègues à trouver rapidement le lieu d'un événement grâce à la macro Carte, qui affiche une carte géographique interactive fournie par le service de cartographie de votre choix.

Enfin, JW Player est un lecteur multimédia Open Source intégrable pour sites web. Il est compatible avec de nombreux formats audio et vidéo couramment utilisés. Nous recommandons dans XWiki la macro JWPlayer car ce lecteur est facile à configurer, à personnaliser et à étendre. Elle a également été utilisé pour présenter les vidéos de cet article, de même que sur d'autres articles de notre blog

Où peut-on trouver les applications XWiki ?

Consultez le magasin XWiki Store pour plus de détails sur les connecteurs et les applications professionnelles XWiki Pro qui peuvent être achetés individuellement ou en pack. Vous pouvez facilement les essayer en allant dans l'administration de votre wiki, dans la section Extensions, et obtenir des licences d'essai pour les applications XWiki Pro. N'hésitez pas également à visiter le site XWiki Extensions où vous pouvez trouver plus de 600 extensions : applications, macros, skins, plugins, ou thèmes fournis avec plaisir par la communauté XWiki. 

Conclusions

La liste des applications XWiki pourrait être étendue étant donné que les entreprises adoptent de plus en plus d'outils numériques et que le travail à distance est en pleine croissance. Vous avez la possibilité de commencer à utiliser les applications ci-dessus ou d'autres que vous trouverez sur le magasin XWiki ou sur XWiki Extensions pour au final ne garder que celles qui apportent les meilleurs résultats pour votre organisation, votre équipe ou ses objectifs. Si vous avez besoin d'aide concernant l'une de ces applications, n'hésitez pas à nous contacter ou à nous faire part de vos commentaires sur cet article.