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Aperçu du webinaire : Présentation du migrateur Confluence (Pro) - Importation d'espaces multiples et autres améliorations

09 nov. 2023 5 min read

Le 19 octobre, nous avons organisé le webinaire « Présentation du migrateur Confluence (Pro) : Importation d'espaces multiples et autres améliorations », au cours duquel Ștefana Nazare, notre responsable de produit pour les applications Pro et spécialiste de la migration Confluence a parlé sur :

  • Les outils de migration les plus récents que nous avons développés en 2023, en mettant l'accent sur le migrateur Confluence multi-espace ;
  • Les étapes nécessaires à suivre avant et pendant le processus de migration ;
  • Vos questions sur la migration, auxquelles elle a apporté des réponses complètes à des cas d'utilisation particuliers.

Vous trouverez ci-dessous plus d'informations sur les principaux points à retenir, et vous pourrez visionner l'enregistrement et lire la transcription de la session des questions-réponses.

Points clés à retenir

Nous sommes au courant de la nécessité croissante de migrer de Confluence ces jours-ci. C'est pourquoi nous travaillons continuellement à l'amélioration, à la maintenance et au développement de nos outils de migration afin que vous puissiez bénéficier d'une expérience de transition en douceur. Nous avons écouté vos commentaires et développé un nouveau migrateur Confluence amélioré en plus de notre kit essentiel d'applications et de macros. En effet, l'un de nos principaux objectifs est de faire en sorte que votre migration se fasse le plus facilement possible.

Ce webinaire a été l'occasion idéale de souligner les principales raisons pour lesquelles XWiki peut être l'alternative open-source à Confluence que vous recherchez. De plus, nous avons profité de l'occasion pour expliquer quelles sont les conditions que vous devrez remplir pour une migration réussie vers XWiki et nous avons présenté une vue d'ensemble de nos derniers outils introduits cette année. Enfin, la démonstration de la migration et la session de questions-réponses nous ont permis d'explorer plus en profondeur certains cas d'utilisation particuliers et de mieux expliquer la différence entre nos anciens et nouveaux migrateurs Confluence. Si vous souhaitez mieux comprendre le processus de migration depuis Confluence, nous vous recommandons de consulter également ces ressources :

Session questions-réponses

Q1 : Comment puis-je tester le nouveau migrateur ?

Le nouveau migrateur peut être installé à partir du Gestionnaire d'extensions (Administration > Extensions) dans votre instance XWiki et une licence d'essai peut être appliquée à partir de la section Licence (Administration > Extensions > Licences). La licence d'essai est limitée à un seul espace et 30 documents à la fois et est disponible pendant un mois. Pour les installations XWiki hors ligne, veuillez nous contacter à l'adresse sales@xwiki.com, et nous vous fournirons des instructions sur la manière d'installer l'extension.

Q2 : Quelle est la différence entre le migrateur Confluence et le migrateur Confluence (Pro) ?

Le migrateur Confluence est l'ancien outil qui vous permettait de migrer un espace à la fois et d'effectuer de nombreux ajustements sur la hiérarchie, nécessaires dans les anciennes versions de XWiki. En 2023, nous nous sommes concentrés sur le développement du nouveau migrateur Confluence (Pro), qui vous permet d'importer directement votre paquet de sauvegarde Confluence et d'importer plusieurs espaces à la fois, y compris les utilisateurs, les permissions (fonction bêta pour le moment) et les articles de blog. De plus, un rapport détaillé de chaque migration est fourni, vous permettant d'ajuster les pages affectées par les erreurs d'importation, si nécessaire.

Le migrateur Confluence (Pro) est désormais l'outil recommandé pour importer des données de Confluence vers XWiki et est maintenu par nos équipes dédiées de XWiki SAS. Le migrateur Confluence pour un espace unique est toujours disponible en tant qu'extension communautaire et peut être utilisé à des fins de test. Cependant, il n'est pas pris en charge et n'est pas recommandé pour une utilisation en production.

Q3 : La macro Liste des tâches est-elle prise en charge ?

Oui, nous prenons en charge les macros Liste des tâches et Rapport des tâches de Confluence par l'intermédiaire de l'application Gestionnaire de tâches (Pro). Afin de migrer les tâches en ligne, la Liste des tâches et le Rapport des tâches, veuillez vous assurer que le Gestionnaire de tâches (Pro) est installé et dispose d'une licence valide (version d'essai ou payante) avant d'exécuter l'importation des données.

Q4 : À quels soucis faut-il s'attendre lors de la migration ?

Le type d'erreur le plus courant que nous voyons dans les journaux d'importation est causé par des pages supprimées du côté de Confluence. Si une page, une version d'une page ou une pièce jointe a été supprimée, une trace de cette ressource existe toujours dans le fichier entities.xml et XWiki tente donc de l'importer. Si ce type d'erreur se produit, nous recommandons de comparer la page dans XWiki avec son équivalent dans Confluence, afin de s'assurer qu'aucun contenu n'est manquant.

Une autre erreur courante qui peut se produire est liée à la syntaxe utilisée dans Confluence. Si vous utilisez un plugin spécial pour l'édition, tel que l'édition de blocs, il peut produire une syntaxe qui n'est pas prise en charge par XWiki. Dans ce cas, la page peut être modifiée du côté de Confluence, ou elle peut être recréée dans XWiki en utilisant les outils d'édition disponibles.

Q5 : Où puis-je acheter l'application ?

A. Acheter l'application. Si vous souhaitez acheter uniquement l'application, allez sur votre instance dans Administration > Licences et cliquez sur « Acheter » à côté du migrateur Confluence (Pro). Vous serez redirigé vers notre boutique en ligne où vous pourrez effectuer l'achat. 

La documentation complète de l'application est disponible dans notre boutique, où toutes les applications XWiki Pro sont listées. Dans la page du migrateur Confluence (Pro), vous trouverez la documentation complète et toutes les versions publiées, y compris les nouvelles fonctionnalités ou les correctifs.

B. Dans le cadre d'un plan de support. Le migrateur Confluence (Pro) est inclus dans tout plan de support Gold et Platinum sur site ou dans le cloud. De plus, toutes les autres applications Pro, telles que le Gestionnaire de tâches et les Macros Pro, sont également incluses dans ces plans.

1. Achat manuel

Si vous souhaitez commander du support technique sur site ou dans le cloud (hébergement et support) par le biais d'un bon de commande manuel, veuillez nous écrire à sales@xwiki.com, en mentionnant le nombre d'utilisateurs, le déploiement préféré, la taille de votre instance Confluence et les détails de votre entreprise. L'un de nos gestionnaires de compte vous contactera dans les plus brefs délais pour vous faire une offre.

2. Achat en ligne

Cette méthode offre le prix le plus économique, à savoir 23% de réduction par rapport à la commande manuelle. De plus, si vous achetez en ligne Cloud Gold ou Gold Support sur site en novembre 2023, vous bénéficierez d'une remise supplémentaire de 15%.

Pour acheter cloud en ligne, veuillez créer une instance cloud sur try.xwiki.com, puis cliquez sur « Acheter XWiki Cloud » dans votre nouvelle instance. Vous serez redirigé vers la boutique où vous pourrez sélectionner le nombre d'utilisateurs et le niveau de service et terminer votre achat. Pour les achats de niveau Gold, utilisez le code de réduction « GoldConfluenceMigration » lors de la validation de votre commande. 

Pour acheter du support technique en ligne, veuillez vous rendre dans le Gestionnaire d'extensions de votre instance XWiki et installer XWiki Pro. Ensuite, allez dans la section Licences et cliquez sur « Acheter » à côté de XWiki Pro. Vous serez redirigé vers le magasin, où vous pourrez faire votre sélection d'utilisateurs et de plans, puis vers la boutique, où vous pourrez terminer l'achat. Pour les achats de niveau Gold, utilisez le code de réduction « GoldConfluenceMigration » lors de la validation de votre commande.

Q6 : Y a-t-il une liste des macros supportées pour la comparer à notre instance Confluence ?

Sur notre site, nous avons listé les macros les plus couramment utilisées et leur équivalent dans XWiki. Cependant, pour une comparaison complète, veuillez nous envoyer votre liste de macros (disponible dans Administration Confluence > Utilisation des macros) et nous reviendrons vers vous avec nos commentaires sur chacune d'entre elles.

Q7 : L'exportation de plusieurs pages au format PDF est-elle prise en charge ? Ce n'était pas le cas il y a quelques années.

Oui, nous disposons d'une nouvelle technologie d'exportation PDF qui vous permet de sélectionner plusieurs pages et de créer une exportation de ces pages-ci. Vous pouvez créer d'autres modèles d'exportation PDF et les personnaliser selon vos besoins.

Q8 : En ce qui concerne les macros qui ne sont pas dans XWiki, pouvons-nous les remplacer par des macros similaires sur tous les sites ? Une extension qui passerait en revue toutes les pages pour remplacer {{macro a}} par {{macro b}} serait bienvenue.

Cette fonctionnalité n'est pas encore disponible dans un outil recommandé tel que le migrateur Confluence (Pro), mais il est possible d'y parvenir en utilisant des scripts tels que Bulk Replace. Veuillez noter que ce script n'est pas une fonctionnalité recommandée ou prise en charge. Si vous souhaitez qu'un architecte XWiki réponde à la nécessité de remplacer certaines macros et vous accompagne, ou si vous avez besoin d'une assistance pour la migration, veuillez envisager de faire appel à des services de conseil.

Q9 : Peut-on importer des utilisateurs en utilisant une sauvegarde complète de Confluence au lieu d'une exportation d'espace ? Dans la version de base du migrateur Confluence, les utilisateurs n'étaient pas importés en utilisant les exportations d'espace. Si l'importation des utilisateurs fonctionne, les mots de passe seront-ils également importés ? Les utilisateurs peuvent-ils utiliser leur ancien login ?

Avec le nouveau migrateur (Pro) vous pouvez importer les utilisateurs et les permissions de Confluence (fonction bêta) en utilisant un paquet de sauvegarde. Les mots de passe ne seront pas importés, donc lors de la première connexion, les utilisateurs devront cliquer sur « mot de passe oublié » et en créer un nouveau à l'aide du lien reçu sur leur adresse email associée au nom d'utilisateur. Veuillez vous assurer qu'un serveur de messagerie est configuré avec XWiki pour permettre l'envoi de courriels.

À noter que si les utilisateurs de Confluence proviennent d'un répertoire d'utilisateurs tel que LDAP ou Azure AD, il n'est pas nécessaire d'importer les utilisateurs avec les données. Il est recommandé de connecter XWiki au même répertoire d'utilisateurs et les comptes seront créés lors de la première connexion.

Q10 : Combien d'espaces peuvent être importés en une seule fois ? Nous avons jusqu'à 300+ espaces à migrer.

La réponse n'est pas évidente, car elle dépend des ressources allouées à l'instance XWiki (mémoire et stockage), ainsi que de la configuration (importation maximale, délai d'attente). Dans nos tests et sur la base de l'expérience du client, nous avons importé un maximum de 5 à 6 Go de données en une seule fois. Veuillez également noter que si le paquet est très volumineux, les étapes d'analyse et d'importation peuvent prendre des heures. Si l'instance n'est pas redémarrée, les processus devraient se dérouler en continu, et vous pourrez voir l'état de chaque migration sur la page d'accueil du migrateur Confluence (Pro).

Q11 : Comment puis-je diviser l'exportation dans Confluence pour obtenir, par exemple, 30 espaces par exportation ? Ou bien puis-je télécharger plusieurs espaces et les importer en une seule fois ?

Nous vous recommandons de dresser une liste de tous les espaces que vous souhaitez importer, avec leur taille approximative, puis de les organiser en groupes d'espaces sur la base des liens et de la taille. Par exemple, si l'on sait que 10 espaces ont environ 500 Mo chacun et qu'il y a de nombreux liens entre eux (par exemple, s'ils appartiennent au même département, disons RH), on peut les marquer comme espaces à migrer dans « Migration RH ». Ensuite, sur le migrateur Confluence (Pro), on téléverserait le paquet de sauvegarde, on le sélectionnerait pour lancer la migration, on nommerait la migration « Migration RH » et on attendrait que l'analyseur s'exécute. Une fois la liste des espaces affichée, nous sélectionnerons les 10 espaces identifiés précédemment et lancerons la migration.

Lorsque nous exécutons une migration, nous faisons une liste en dehors de Confluence et XWiki avec les espaces, et nous les organisons habituellement par département, ou organisation ou équipe qui est prête à migrer en premier. Ensuite, du côté du migrateur Confluence (Pro), le paquet de sauvegarde doit être téléchargé une seule fois et chaque équipe ou département peut l'utiliser pour migrer ses données, en un ou plusieurs lots, en fonction de la taille de leurs espaces.

Q12 : Pouvez-vous nous en dire plus sur ce à quoi ressemblerait la migration des permissions et comment elle correspond à la section Utilisateurs et droits dans XWiki ?

La migration des permissions est actuellement une fonctionnalité bêta du migrateur Confluence (Pro) qui peut être testée. Elle permet de migrer les permissions en même temps que les utilisateurs et le contenu, ou les permissions seules. Les permissions sont extraites d'un fichier de sauvegarde du serveur XML de Confluence et sont appliquées aux mêmes pages ou espaces qu'elles l'étaient dans Confluence. Les groupes peuvent être mappés sur des groupes XWiki existants ou créés à l'étape de l'importation. Enfin, il n'est pas nécessaire que l'utilisateur soit déjà créé du côté de XWiki pour que la migration des permissions s'effectue avec succès.

Q13 : Juste pour confirmer, si nous n'achetons pas le Gestionnaire de tâches (Pro), tous les rapports de tâches/tâches en ligne afficheront macro inconnue ? Malgré cela, pouvons-nous procéder au reste de la migration ?

Oui, c'est exact. Le Gestionnaire de tâches (Pro) est une application séparée qui vous permet de gérer les tâches en général dans XWiki. Il s'agissait initialement d'une application utilisée pour la gestion simple des tâches dans XWiki, puis elle a été mise à jour pour prendre également en charge la migration depuis Confluence. Si vous migrez depuis Confluence et que vous n'avez pas cette application, les macros Tâches en ligne, Rapport de tâches et Liste de tâches seront considérées comme des macros inconnues.

Q14 : Y a-t-il d'autres macros Confluence auxquelles l'équipe XWiki travaille et que nous devrions garder à l'esprit ?

En ce moment, l'équipe Applications Pro se concentre sur l'amélioration du Gestionnaire de tâches (Pro) et du migrateur Confluence (Pro). Cependant, certaines des macros les plus récemment publiées ou mises à jour sont la photo de profil, récemment mis à jour, note, temps et liste d'utilisateurs. Les mises à jour de chaque version peuvent être trouvées sur la page des macros Pro dans notre boutique.

Les macros peuvent être développées sur demande et peuvent être sponsorisées par un ou plusieurs clients. Si vous utilisez une macro qui doit se comporter de manière identique dans XWiki et Confluence, n'hésitez pas à nous contacter et nous serons contents de vous fournir un devis ou une solution.

Q15 : Après avoir terminé la migration de nos espaces, doit-on continuer à payer pour le migrateur Confluence (Pro) au-delà de la licence initiale d'un an ?

Non, l'achat du migrateur Confluence (Pro) offre une licence d'un an pendant laquelle le client peut migrer. Une fois la migration effectuée, le migrateur Confluence (Pro) n'est plus nécessaire et peut être désinstallé. Par rapport aux autres applications Pro, qui sont utilisées quotidiennement, le migrateur Confluence (Pro) est une application qui sert uniquement à la migration des données et ne doit pas être utilisée longtemps. C'est pourquoi elle a ce prix universel, indépendant du nombre d'utilisateurs.

Q16 : Nous utilisons l'application Comala Document Management de Confluence pour les flux de documents. Existe-t-il une solution de remplacement dans XWiki ?

En termes de fonctionnalités, nous avons 2 applications dans XWiki qui peuvent être utilisées pour gérer les flux de travail et publier des documents à travers un flux de travail.

Le flux de travail de publication vous permet de définir un flux de travail dans lequel certains groupes sont des contributeurs, des modérateurs, des éditeurs, des spectateurs et des commentateurs. Vous pouvez alors choisir de créer un document, de lui attribuer un certain flux de travail, puis de l'envoyer à la révision ou à la modération, et le groupe désigné recevra une notification et pourra faire passer le document à l'étape suivante. Enfin, les éditeurs peuvent valider un document sans le publier ou le publier au nouvel emplacement. De plus, l'interface de révision vous permet de définir une date de révision et un destinataire pour chaque document publié.

L'extension demande de changement est plus complexe que le flux de travail de publication, car elle permet aux utilisateurs de demander non seulement l'édition de pages, mais aussi la création et la suppression. Par ailleurs, vous pouvez définir des utilisateurs individuels ou des groupes en tant que validateurs, et ils peuvent approuver les changements ou demander des modifications supplémentaires.

Q17 : J'ai importé un espace et seule une partie des pages a été importée. Pouvez-vous m'indiquer où trouver de la documentation sur la façon de résoudre ce problème ?

Plusieurs raisons peuvent être à l'origine de ce problème :

  • Si vous avez importé l'espace avec le migrateur Confluence (Pro) en mode d'essai, ce serait normal, car son mode d'essai est limité à un espace par migration et jusqu'à 30 documents par migration.
  • Si votre importation a été effectuée avec une licence payante du migrateur Confluence (Pro), il faut s'adresser à l'équipe de support. Pour toute licence achetée, tout support ou tout plan de support et d'hébergement, l'équipe dédiée au support s'occupera de tout cas où une application ou une fonctionnalité ne fonctionne pas comme prévu. Veuillez contacter l'équipe de support en cliquant sur l'icône en forme de point d'interrogation dans votre instance.

Q18 : Dans l'ancien migrateur, il était indiqué de n'utiliser que des fichiers inférieurs à 1 Go, ce qui semble avoir été corrigé maintenant, n'est-ce pas ?

Pour le nouveau migrateur, il n'y a pas de limite spécifique pour le paquet de sauvegarde qui est importé ici. Comme mentionné précédemment, vous devez simplement vous assurer que vous avez suffisamment de mémoire et de stockage sur l'instance XWiki. De plus, en fonction de votre distribution XWiki, assurez-vous que la limite de téléversement des pièces jointes est suffisamment élevée.

Q19 : Au sujet de l'exportation de fichiers PDF : Y a-t-il déjà un moyen de migrer les modèles d'exportation PDF existants que nous utilisons sur la base du célèbre K15 Scroll PDF Exporter ?

Malheureusement, nous n'avons pas d'application par défaut pour cela, et nous n'avons pas reçu cette demande auparavant. Nous serions heureux de l'examiner et d'estimer son développement sur demande, si cela vous intéresse.

Q20 : La recherche XWiki tient-elle compte des droits de l'utilisateur qui s'en sert ?

Oui, et il est très important de le mentionner ici. Non seulement la recherche, mais aussi la barre de navigation et, d'une manière générale, toute macro qui énumère des pages ou des tâches prend en considération les droits de l'utilisateur actuel. Par exemple, s'il recherche une page qu'il n'a pas le droit de voir, cette page n'apparaîtra pas dans les résultats de la recherche, ni dans la suggestion de recherche, ni dans la page de recherche principale, quels que soient les filtres utilisés. Il en va de même pour la barre de navigation. Si une page n'est pas visible pour l'utilisateur actuel, le lien vers cette page n'apparaîtra pas. Enfin, dans toute macro qui implique une liste, telle que Récemment mis à jour ou Liste des tâches, le lien vers la page n'apparaîtra pas non plus.

Q21 : Les « espaces » sont-ils de retour ? J'ai vu que XWiki avait abandonné ce terme au profit de « pages imbriquées » il y a quelque temps, alors je voulais avoir la bonne terminologie. Merci pour votre réponse ! Je pense que ce serait bien d'avoir un répertoire/index des espaces.

Nous n'avons pas de terminologie que nous imposons, et nous n'avons pas décidé au niveau de l'entreprise de les appeler « espaces ».

Pour nous et pour les utilisateurs de XWiki en dehors du cas d'utilisation de la migration de Confluence, nous utilisons toujours pages de premier niveau ou pages parents ou pages imbriquées et ensuite pages enfants (celles qui se trouvent en dessous).

Cependant, lorsque nous discutons avec des clients potentiels ou des clients qui ont migré de Confluence à XWiki, nous utilisons davantage le terme espace, se référant à une page de niveau racine, afin de faciliter un peu l'introduction dans XWiki.

De plus, les clients qui migrent ont le choix d'importer tous leurs espaces dans un seul wiki ou de créer plusieurs sous-wikis. Les pages et les groupes de pages peuvent également être déplacés par la suite pour obtenir l'organisation qui vous convient.

Bref, les termes « espaces » et « pages imbriquées » sont tous deux acceptés à l'heure actuelle.

Q22 : Existe-t-il un agenda pour le passage de la version bêta à la version recommandée de la fonction de migration des permissions ? Cela semble très intéressant !

Elle devrait être recommandée début novembre ou mi-novembre. Comme indiqué précédemment, la plupart des fonctionnalités sont déjà disponibles. Pourtant, nous souhaitons tester davantage des cas de figure, avec des ensembles de données plus importants et des configurations de permissions très difficiles, en particulier les permissions héritées, avant de la recommander.

Q23 : Est-il possible de réimporter un espace ou une page de Confluence ? Si oui, comment cela se passe-t-il ?

Oui. Nous recommandons généralement de conserver la configuration « SUPPRIMER LE DOCUMENT EXISTANT Indiquer si le document existant doit être supprimé avant d'importer le nouveau document » sur « vrai » afin que la page soit entièrement remplacée par les dernières mises à jour. En termes de procédure, si vous avez migré la plupart des données et qu'un espace contient quelques pages qui ont été mises à jour, vous pouvez exporter uniquement cet espace, ou quelques pages de cet espace, et utiliser ce paquet d'exportation dans une nouvelle migration. Lors de l'importation, XWiki verra que la page existe et la remplacera par celle du paquet. Vous pouvez également choisir de ne pas supprimer les documents existants et XWiki n'importera que les nouvelles versions.

Q24 : Nous avons remarqué dans nos importations de test que certains liens renvoient à Confluence au lieu de XWiki. Je pense que cela fait partie de la façon dont les liens peuvent être créés dans Confluence (il y a deux options : lien vers une page ou lien vers une URL). Existe-t-il un moyen de vérifier où se trouvent ces liens « cassés » dans l'ensemble d'une instance XWiki ?

Oui, en effet, il s'agit d'un problème assez courant, qui dépend de la manière dont les liens ont été définis et s'ils sont relatifs ou absolus. Dans le cadre de la consultation sur la migration de Confluence, nos architectes sont en mesure de réparer les liens cassés. Si vous êtes intéressés par ce service, n'hésitez pas à nous écrire.

C'est tout pour notre webinaire « Présentation du migrateur Confluence (Pro) : Importation d'espaces multiples et autres améliorations » !

Avez-vous d'autres questions et souhaitez-vous contacter Ștefana, la présentatrice du webinaire et spécialiste en migrations depuis Confluence ? Vous pouvez la contacter à l'adresse stefana.nazare@xwiki.com ou prendre rendez-vous directement avec elle.

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