Comment peut-on travailler à domicile lors d'une épidémie de virus?

Écrit par Alina Luchian, Responsable de la communication et du marketing

Que sait-on jusqu'à maintenant?

Le coronavirus (COVID-19) ne disparaîtra pas de sitôt et la meilleure façon de prévenir la maladie est d'éviter d'être exposé à ce virus. Toutes les organisations de la santé recommandent des actions quotidiennes pour aider à prévenir la propagation des maladies respiratoires, y compris les maladies physiques et psychologiques.

Pour plus de conseils sur les mesures à prendre pour protéger la santé et empêcher la propagation de la flambée consultez le pages de la Croix-rouge, L'Organisation Mondiale de la Santé, Center for Disease Control and Prevention ou votre Ministère national de la santé.

Devriez-vous rester à la maison?

Même si votre boîte de réception n'a pas encore reçu les e-mails redoutés liés au nouveau coronavirus de la part des RH ou de la direction, vous devriez envisager de minimiser les risques d'infection ou de propagation du virus: pour votre sécurité et vos proches. Ce qui est important à comprendre, c'est que l'isolement chez soi n'a pas pour but de nous empêcher de tomber tous malades. Le but est de ralentir suffisamment la propagation du virus pour éviter de surcharger le système de santé. 

En tant qu'entreprise ouverte vers le travail à distance, la recommandation de passer au travail à domicile (WFH) pendant l'escalade de la crise du coronavirus n'a pas changé notre dynamique de travail. Au cours des 15 dernières années, nous avons adopté le travail flexible, les personnes ayant la liberté de travailler à distance, en totalité ou en partie. Pourtant, comme nous comprenons que tout le monde n'a pas eu le même environnement, nous partageons certains de nos conseils concernant le travail à distance.

Comme il gagne du terrain dans le monde entier, le travail à distance s'est révélé excellent lorsqu'il s'agit d'un bassin de talents plus important, d'un meilleur équilibre travail / vie, d'une plus grande concentration et d'une meilleure productivité. Mais il a aussi des défis, de l'émotionnel (se sentir exclu, ressentant un manque de camaraderie) à plus d'outils, de processus, de documentation et aussi plus d'efforts dans la construction de la transparence. 

C’est une chose de rester à la maison de temps en temps et de répondre aux e-mails depuis votre téléphone ou de terminer un projet avec votre ordinateur portable posé sur votre canapé. 

Mais être éloigné du confort technique d'un bureau - y compris les interactions en personne avec des collègues - pendant une période aussi longue exigera une structure plus rigoureuse en ce qui concerne l'espace de travail à domicile, l'équipement, l'étiquette et plus encore. 

Comment commence-t-on à travailler à domicile (WFH)?

Les bases de l'accès numérique à distance

• Accès Internet

Assurez-vous que votre connexion Internet à la maison est stable, peut prendre en charge tous vos appareils (professionnels et personnels) et dispose d'une largeur de bande suffisante pour vous aider à être productif. La synchronisation des fichiers et des données, les conférences téléphoniques et la collaboration en temps réel seront considérablement affectées par une mauvaise connexion Internet.

• Dispositifs de travail à distance 

Vous aurez probablement besoin d'un ordinateur ou d'une tablette, ainsi que de tout équipement d'accès Internet. Mais vos spécifiques besoins d’entreprise dicteront ce qui est nécessaire. Si vous n'avez pas de politique en place, vérifiez auprès de votre service informatique si vous pouvez ramener votre ordinateur de travail à la maison. 

• Accès à distance sécurisé aux actifs de l'entreprise et aux services en ligne

Cela se traduit souvent par une solution VPN et un gestionnaire de mots de passe. Encore une fois, vérifiez auprès de votre service informatique les solutions et politiques existantes dans votre entreprise. Chez XWiki, nous utilisons Passbolt, une solution Open Source pour protéger et partager les mots de passe au sein des équipes. En outre, pour les informations sensibles, nous nous appuyons sur CryptPad - une alternative respectant la vie privée aux outils office et aux services cloud populaires. Tout le contenu stocké dans CryptPad est chiffré avant d'être envoyé, ce qui signifie que personne ne peut accéder à vos données à moins que vous ne leur donniez les clés.

Outils, applications et solutions de collaboration

Il est essentiel de construire l'infrastructure qui permet aux gens de collaborer efficacement. Les équipes doivent avoir accès à différents outils de collaboration tels que Slack, Mattermost ou Riot pour discuter, XWiki pour la collaboration et la gestion des connaissances, Trello, OpenProject ou GitLab pour la gestion de projets et de tâches. Chez XWiki, nous utilisons Riot pour rester en contact avec l'équipe et nous l'adorons. C'est très facile à utiliser et c'est Open Source. Sans surprise, la plupart de notre travail est organisé en XWiki, personnalisé avec des applications pour l'adapter à nos besoins précis.

Développer des compétences de travail à distance

La réalité est qu'il est fondamentalement différent de travailler à distance. De toute évidence, tout le monde est beaucoup moins visible, et cela met sa marque sur la collaboration avec les autres car il est juste plus difficile de se connecter avec des collègues, même avec tous les outils numériques à portée de main. Cela ne signifie pas qu'il ne peut pas être résolu. D'après notre expérience, il est important de:

• Perfectionner vos compétences en communication, c’est-à-dire apprendre à raconter votre travail à travers des outils numériques. Cet aspect est essentiel pour que les collègues restent connectés et engagés les uns avec les autres, en renvoyant certains des aspects positifs d'un lieu de travail physique grâce à des flux réguliers d'activités conversationnelles. Le travail à distance s'appuie principalement sur la communication écrite, ce qui signifie moins de chances d'être interrompu lors de la présentation d'une nouvelle idée ou du soutien d'une décision. Il offre à chacun une chance égale d'exprimer pleinement ses idées sans être interrompu, alors profitez-en pleinement.
• Coordonner les horaires de travail. Il est très important d'avoir de la flexibilité dans votre horaire, surtout si vous êtes un parent qui travaille à domicile. Créez un horaire qui équilibrerait votre travail et votre temps personnel, sans vous sacrifier. Ajoutez votre emploi du temps dans le calendrier de l'entreprise et coordonnez-vous avec vos collègues afin que tout le monde soit à bord, sachant quand vous êtes disponible ou non.
• Mettre en place un partage des connaissances et des processus solides. Ils facilitent l'intégration et contribuent à la transparence. Le partage des connaissances augmente également l'efficacité et minimise les frictions, car les informations deviennent facilement disponibles pour les employés à travers différents fuseaux horaires. Nous essayons de documenter les connaissances autant que possible, à l’aide de la documentation des produits et des projets, des bases de connaissances, des FAQ, des guides d'intégration, etc. Une bonne règle de base est que chaque fois quand quelqu'un pose une question sur une page de conversation, les réponses doivent pointer autant que possible vers des documents. Bien sûr, il est plus facile de publier une réponse directe sur la même page, mais il est plus utile à long terme de stocker cette réponse dans un document pour référence ultérieure.

Ce sont nos meilleurs conseils pour devenir un travailleur à distance en ces temps difficiles. On espère que cela sera utile et que cela pourrait ouvrir la voie à davantage d'entreprises d'être ouvertes vers le travail à distance. Nous vous souhaitons de rester en sécurité, propre et en bonne santé.