Voici notre 5ème article de la série "Comment la culture Wiki peut changer votre entreprise" (retrouvez la liste complète ici).
Comment démarrer
Appliquer la culture Wiki dans votre entreprise est bien sûr plus facile à dire qu'à faire. Beaucoup de wikis ont échoué parce qu'ils étaient trop rudimentaires et parce qu'on n'avait pas expliqué aux collaborateurs comment les utiliser efficacement.
Pour amener votre organisation à adopter la culture Wiki, il y a quelques étapes et exigences à suivre.
Les wikis nouvelle génération
Tout d'abord, il est important de choisir un outil adapté pour les entreprises. Un logiciel tel que Mediawiki par exemple, est fait pour Wikipedia, non pour les entreprises.
En effet, il est important de disposer de fonctionnalités supplémentaires, utiles à l'entreprise, comme par exemple un éditeur WYSIWYG, l'export de PDF, la gestion des droits, la gestion des pièces jointes ou encore la gestion des données structurées. La possibilité d'intégrer, en mode WYSIWYG, tout type de contenu dans les pages wiki grâce à des macros peut également être un "plus" (une présentation PowerPoint peut ainsi être intégrée dans une page wiki ou un rapport généré à partir de données issues d'une base de données externe).
Il est particulièrement important de fournir une approche dans laquelle les documents semi-structurés permettront d'aller au-delà du simple document de type texte et fournira des moyens supplémentaires et pratiques pour naviguer dans les données.
Documents semi-structurés
Les documents classiques sont des documents de type texte sans aucune structure. Et de ce fait, il n'est pas possible de naviguer dans des contenus du même type. Supposons que vous souhaitez partager des informations concernant un projet. Il est important de savoir si ce dernier est actif ou non, quelle est sa taille et sa durée, qui est le chef de projet. Il sera aussi intéressant d'associer d'autres renseignements à ce projet. Si vous utilisez un document classique, vous ne savez pas si les utilisateurs complètent les informations nécessaires ; et dans le cas où ils le font, étant donné que l'information est noyée dans le document sans structure, vous ne pourrez pas l'utiliser pour naviguer.
Si vous utilisez un tableau pour présenter votre projet, d'autres limites existent. Il est ainsi difficile d'avoir des contenus complets ou d'ajouter des liens vers d'autres documents (comme des spécifications ou de la documentation). En outre, vous n'obtiendrez pas un historique des changements pour un seul projet, mais pour l'ensemble des fichiers du tableau.
Avec des documents semi-structurés, les utilisateurs peuvent définir une structure appropriée pour leurs documents. Cela facilite le remplissage de la fiche projet, ne limite pas le volume des informations pouvant être ajoutées et permet de conserver un historique des changements réalisés dans le document. Et grâce à l'information structurée, il sera possible de mieux naviguer à l'intérieur de toutes les informations du projet.
Les documents semi-structurés sont la clé d'une bonne organisation de l'information au sein d'une entreprise, suffisamment simples pour permettre aux utilisateurs de participer à la création de la structure.
Avec quelle équipe et quel contenu commencer
Au moment de la mise en place d'un wiki, vous devez garder à l'esprit que vous avez besoin de convaincre vos utilisateurs que le changement d'approche est bénéfique pour eux. Votre outil sera en concurrence avec leurs outils de productivité personnelle.
C'est pour cela que nous vous conseillons de définir une équipe "de départ" et un contenu initial ; cela permettra de maximiser la valeur perçue par les utilisateurs.
Par exemple, vous pouvez choisir une équipe dont les membres sont particulièrement motivés pour travailler ensemble et qui s'entendent bien. Au niveau du contenu, choisissez du contenu existant qui est important pour cette équipe mais qui n'est pas facile d'accès, alors qu'elle a besoin d'y accéder régulièrement.
Responsabiliser les utilisateurs
Donner aux utilisateurs la possibilité de créer leur propre organisation et leur propre structure est très important. Les équipes devraient être en mesure de créer leur propre espace de travail dans lequel ils peuvent définir la façon dont le contenu est organisé.
En utilisant des outils simples, les utilisateurs devraient être en mesure de créer une structure de données personnalisée qui correspond aux besoins de l'équipe. Ces structures faciliteront la création de contenus et seront plus organisées lors de leur mise à disposition auprès de tous les utilisateurs (de l'équipe ou à l'extérieur de l'équipe).
Au début, une seule équipe débutera en créant ses structures de données ; les autres équipes continueront à utiliser les fonctionnalités standard de partage de contenu (fichiers, pages wikis, liens).
Les premières applications créées, plus complètes et plus organisées, serviront d'exemple aux autres équipes. D'autres équipes poseront des questions au sujet de ces applications et demanderont si on peut leur montrer comment elles peuvent parvenir à un résultat similaire.
Apportez votre soutien, aidez ces premières expériences et encouragez les autres utilisateurs à devenir des "sponsors" afin qu'ils puissent montrer aux nouveaux venus comment utiliser efficacement l'outil. Lorsque certaines applications utiles sont ajoutées, vous pouvez décider d'investir davantage dans ces applications en recourant à un développement sur mesure pour améliorer le résultat.
Mois après mois, plus de structures de contenu apparaîtront, de plus en plus créés directement par les utilisateurs eux-mêmes et les utilisateurs sauront s'entraider et apprendre les uns des autres.
Ludovic Dubost
Président & Fondateur
