Critères clés pour le choix d'une plateforme de gestion de contenu collaborative

23 juil. 2020 5 min read

Quels critères retenir pour choisir une plateforme de gestion collaborative de contenus ?

Le marché français des logiciels de gestion de contenus (ECM/GED) et des services associés devrait atteindre près de 1,5 milliard d’euros en 2020 selon MARKESS by exægis 1. La dynamique autour des services (développement, paramétrage, support...) est portée par le poids des plateformes open source sur ce marché. Elle est par ailleurs boostée par la croissance de la demande en solutions SaaS/Cloud, dont le marché correspondant devrait croître de +22% entre 2018 et 2020. Depuis quelques années, les attentes autour de ces solutions ont cependant fortement évolué. Celles-ci doivent désormais être capables d’adresser des usages très variés : mobiles, déportés (cf. télétravail, inclusion de partenaires externes), collaboratifs, travail à plusieurs autour de mêmes contenus, fonctionnalités d’automatisation et de personnalisation intelligente.

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Quel que soit le profil des entreprises, la tendance est au déploiement de solutions pour optimiser la gestion de contenus structurés et non structurés. Associées à des fonctionnalités collaboratives, ces solutions permettent non seulement de créer, partager, enrichir, valider, diffuser et sauvegarder des contenus, mais également de gérer la connaissance entre utilisateurs en transverse et, dans certains cas, en dehors de l’entreprise. « Dès 2015, nous avions constaté une demande croissante pour des solutions unifiées permettant de mieux traiter tout ou partie des processus documentaires et d’adopter une approche plus transversale cassant ainsi certains des silos créés par la juxtaposition de différentes solutions dans le temps », souligne Hélène Mouiche, Analyste Senior chez MARKESS by exægis.

Mais si 64% des décideurs interrogés par MARKESS by exægis jugent efficaces les solutions de gestion de contenus (ECM/GED), notamment dans l’amélioration de processus clients, comment choisir une telle plateforme ?

Plusieurs critères sont à prendre en compte :

  • Utilisée par des profils d’utilisateurs plus ou moins avertis, la solution se doit d’être ergonomique et intuitive. Elle doit également être « responsive design » pour s’adapter à tous les supports (ordinateurs, tablettes, smartphones) et offrir la possibilité à plusieurs utilisateurs de se connecter en simultanée depuis n’importe où (dans l’entreprise ou à distance).
  • Si des processus internes de révision, d’autorisation ou encore de validation existent, la solution doit pouvoir proposer des workflows gérant automatiquement des droits d’accès ou encore des règles de gouvernance dans la création et la publication de contenus (brouillons, partages, annotations, commentaires, approbations, mises en ligne…). Afin d’optimiser la gestion de leurs processus documentaires, plus de 40% des décideurs mettent aussi en avant des besoins pour des fonctionnalités d’indexation, d’horodatage, de moteur de recherche, de gestion de règles ou encore de routage intelligent1.
  • Il est impératif de valider le niveau de sécurisation de la solution et si elle est interopérable avec le système d'information de l’entreprise. Au-delà, il s’agit de s’assurer des modalités de sauvegarde et d’archivage des contenus (procédures de reprise en cas de sinistre, déduplication des sauvegardes, conformité de l’hébergement des contenus avec la législation en vigueur…).
  • L’intégration d’indicateurs permettant de mesurer le trafic sur les pages, le temps passé, les profils des utilisateurs peut permettre d’effectuer des actions ciblées bénéfiques à l’activité de l’entreprise.

Enfin, il faut choisir entre les diverses options possibles pour son déploiement et son exploitation : mode « on premise » ou mode SaaS ou encore hébergement sur une plateforme IaaS, ce qui permet de s’affranchir du déploiement et de l’exploitation de l’infrastructure d’hébergement associée. Souscrire à une solution auprès d’un éditeur spécialisé permet néanmoins d’être conseillé et accompagné dans le déploiement de la solution, de déléguer la maintenance, les mises à jour et de confier à l’éditeur l’enrichissement de la solution avec de nouvelles fonctionnalités. Ce choix permet ainsi à l’entreprise de faire évoluer la solution dans le temps, à son rythme et selon ses besoins.


1. Source MARKESS by exægis - Programme « Digitalisation des Documents et Processus Métiers » - www.markess.com (ECM = Entreprise Content Management - GED = Gestion Electronique de Documents)

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