Comment Organiser un Séminaire d'Entreprise

Écrit par Silvia Macovei, Responsable de l'activité XWiki Cloud

Chez XWiki, nous accordons beaucoup de valeur à la flexibilité, c'est pourquoi jugeons important que les membres de l'équipe puissent décider eux-mêmes quand et où ils travaillent le mieux, et s'organiser en conséquence. De ce fait, notre équipe est distribuée dans différents pays, et certaines personnes travaillent entièrement à distance, d'autres de façon mixte entre bureau et emplacement distant, d'autres entièrement au bureau ou presque.

Cette organisation a néanmoins un inconvénient : il n'est pas toujours facile de rassembler toute l'équipe en un seul endroit. Certes, certains d'entre nous voyagent régulièrement entre nos 2 bureaux de Paris et de Iasi, mais cela n'est pas suffisant. La meilleure façon que nous avons trouvée de réunir tout le monde est d'organiser un séminaire annuel.

Comme nous travaillons en ce moment à l'organisation de notre 11e séminaire, nous avons pensé qu'il vous serait utile de savoir comment nous établissons le planning et comment nous utilisons nos outils collaboratifs pour rester organisés et respecter le calendrier.

Les préparatifs

Notre séminaire s'étend d'habitude sur une semaine, dont deux jours de voyage. En janvier, nous avons créé un plan détaillé et nous avons établi le budget de l'évènement. Dans ce type de situation, nous avons typiquement recours à une application spécifique afin de nous assurer d'avoir un outil répondant à nos besoins propres. Une fois travail préliminaire terminé, nous nous mettons en recherche des meilleures dates puis nous passons aux modalités pratiques de l'organsation.

Trouver le meilleur emplacement

Nous commençons chaque année en prospectant pour l'endroit parfait et en recherchant des hôtels et des lieux de séjour que nous trouvons intéressants. En parallèle, nous lançons un sondage sur notre intranet afin de connaître les disponibilités de notre équipe. Une fois la date fixée et une présélection des meilleurs emplacements établie, nous lançons un nouveau sondage et notre équipe peut voter pour son emplacement favori.

Organisation du transport

Dès que nous avons signé le contrat avec l'établissement retenu – nous faisons toujours le meilleur compromis entre facilité d'accès, budget et agrément – nous commençons à organiser le transport des troupes. Nous nous efforçons de faire en sorte que toute l'équipe voyage ensemble autant que possible, mais nous prenons en compte la situation des membres de l'équipe qui voyagent depuis des régions spécifiques ou qui souhaitent passer plus ou moins de temps au séminaire. Chaque membre de l'équipe reçoit son billet de transport par courrier et nous maintenons une page sur l'intranet avec toutes les informations à jour.

Préparation des sessions de travail

Une fois presque tous les aspects logistiques réglés, 2 mois avant l'évènement, nous lançons les préparations des sessions et des autres activités qui doivent se dérouler sur le site. Tous les XWikiers peuvent utiliser l'appli Séminaire dédiée afin de proposer des discussions qu'il veulent organiser ou auxquelles ils veulent participer.
Jusqu'à maintenant, vous vous êtes peut-être rendu compte à quel point nous aimons chez XWiki impliquer l'équipe au travers de sondages. Nous aimons les utiliser pour prendre des décisions en tant qu'équipe. Chaque fois que nous avons plusieurs options, nous lançons un sondage pour choisir les sessions les plus intéressantes.
Une fois que nous avons le calendrier final, nous l'affichons sur notre calendrier intranet et nous le synchronisons avec Google Calendar. Nous utilisons aussi l'option d"export en PDF, afin que nos collègues puissent l'utiliser en mode déconnecté s'ils le souhaitent.

Restauration, voyage et autres activités amusantes

Une grande partie de nos efforts est concentrée sur la planification du voyage, sur la fête et sur les activités de team building. Toutefois, la majorité du temps sur le site est consacrée à mieux se connaître, ainsi qu'à discuter et à jouer ensemble.
Un des évènements les plus attendus de notre séminaire est le hackathon. C'est l'occasion parfaite de travailler ensemble et en personne. Toute le monde peut suggérer des sujets et les autres membres de l'équipe peuvent participer à l'une des idées proposées. Les équipes du hackathon travaillent alors à leur projet pendant une journée entière et présentent leurs résultats dans l'après-midi.
En ce qui concerne la restauration, nous essayons choisir un menu buffet qui soit divers et qui puisse satisfaire les goûts et les restrictions alimentaires de tous. Une fois que nous avons recueilli les goûts et préférences de chacun, nous convenons du menu final, et nous le partagons avec l'ensemble de l'équipe.

Goodies

Aucun séminaire n'est complet sans des T-shirts geeky et des friandises. Nous créons un logo personalisé pour chaque séminaire. Chacun peut soumettre une proposition et le logo recevant le plus de votes est ensuite apposé sur des T-shirts que nous portons avec fierté.

Moins amusant, mais également important : surveiller le budget

Tout au long de nos préparatifs pour l'évènement, nous prenons soin de mettre à jour régulièrement notre budget et nos dépenses. Afin de rester organisés, nous importons tous les contrats, factures et billets dans notre wiki et nous utilisons les livetables XWiki pour filtrer et trier tous ces documents.

Feedback

Chez XWiki, nous aimons donner et recevoir du feedback. Notre but étant d'organiser des séminaires qui vont en s'améliorant chaque année, après chaque évènement nous lançons un sondage interne afin de savoir ce qui a eu de succès et ce qu'il y a encore à améliorer.

Dans les grandes lignes, c'est tout ! L'organisation d'un séminaire d'équipe n'est pas une tâche facile pour notre département RH, mais cela en vaut toujours la peine. Au moment de la rédaction de cet article, nous nous trouvons dans les étapes finales d'organisation de notre prochain séminaire, qui aura lieu dans un mois. Nous allons commencer par Paris, puis nous irons dans la Vallée de la Loire. Nous avons hâte de passer encore un bon séminaire tous ensemble et nous ne manquerons pas de vous tenir informés des meilleurs moments et des dernières nouvelles !