Comment utiliser XWiki afin d'éviter l'épuisement professionnel en télétravail

02 juin 2023 5 min read

Écrit par

Oana Năslău

, Content Writer Specialist

Vous avez probablement remarqué que la popularité et l'adoption du télétravail ont augmenté ces dernières années. Selon une étude d'Intuition, 48% des employés ont continué à travailler à distance après la pandémie. Cependant, vous et votre équipe avez peut-être déja compris que ce nouveau style de travail a ses inconvénients. Lorsque votre maison devient votre bureau, à quel point est-il évident de faire la distinction entre vie professionnelle et vie personnelle ? C'est précisément l'absence de limites claires qui peut conduire plus vite à l'épuisement professionnel.

Dans un article précédent, nous avons expliqué comment éviter l’épuisement professionnel en télétravail. Dans cet article, nous allons approcher le sujet de la prévention de l'épuisement professionnel d'un point de vue plus technique et palpable en examinant les applications et les fonctionnalités de XWiki et comment elles peuvent faciliter la vie de votre équipe à distance.

Qu'est-ce que l'épuisement professionnel en télétravail ?

Selon Psychology Today, l'épuisement professionnel est un état d'épuisement émotionnel, mental et souvent physique provoqué par un stress prolongé ou répété. En 2019, l'Organisation mondiale de la santé a reconnu l'épuisement professionnel comme un phénomène lié au travail tout en le décrivant comme un syndrome résultant d'un stress chronique au travail qui n'a pas été géré avec succès.

Les personnes qui souffrent d'épuisement professionnel ont signalé des sentiments de colère, d'irritabilité et d'incapacité à accomplir leur travail efficacement. Dans la plupart des cas, l'épuisement professionnel est directement lié au travail. Si l'on ajoute cela aux défis du travail à distance on peut dire que c'est la tempête parfaite.

Qu'est-ce qui peut conduire à l'épuisement professionnel en télétravail ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles l'épuisement professionnel a tendance à affecter les télétravailleurs. Les identifier correctement peut vous aider à adopter la bonne approche lorsqu'il s'agit de créer un lieu de travail sain pour votre équipe à distance. Voici quelques-unes des principales causes d'épuisement professionnel en télétravail :

  • Devoir gérer une surcharge de travail ;

Selon une étude Buffer, 44 % des télétravailleurs déclarent avoir travaillé plus cette année par rapport à la précédente. La même étude a révélé qu'une personne sur 5 travaillant à distance se sentait plus épuisée qu'il y a un an.

  • Manquer de contrôle ou d'autonomie sur son travail ;

Selon une étude du McKinsey Health Institute, lorsqu'il s'agit de comportements toxiques conduisant à l'épuisement professionnel, les employés citent fréquemment le sentiment de devoir être toujours disponible, un traitement injuste et une faible autonomie.

  • Être submergé d'informations ;

Une étude d'OpenText a révélé que 80 % des personnes interrogées sont confrontées à une surcharge d'informations. De plus, 27 % d'entre elles utilisent au moins onze sources d'information quotidiennement.

  • Se sentir isolé ou seul.

La solitude est l'un des problèmes les plus fréquemment rencontrés lorsqu'il s'agit du travail à distance. En conséquence, 23 % des télétravailleurs l'ont signalée.

Les solutions XWiki pour lutter contre le burnout en télétravail

Qu'est-ce qui pourrait contribuer à réduire les risques d'épuisement professionnel liés au travail à domicile tout en améliorant le bien-être mental des membres de votre équipe ? Prioriser efficacement la charge de travail, permettre la collaboration en équipe et stimuler le moral des employés grâce à des événements virtuels, par exemple. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils sur la façon d'atteindre ces objectifs et de créer un lieu de travail à distance sain à l'aide des applications et des fonctionnalités de XWiki.

Offrir de la flexibilité

Le télétravail n'est pas nécessairement synonyme de travail flexible. Souvent, les employés à distance doivent être disponibles pendant les heures normales de travail. Cependant, une certaine flexibilité peut être incluse dans la journée de travail, car toutes les tâches ne nécessitent pas que l'ensemble de l'équipe soit disponible en même temps.

Si vous envisagez d'offrir une certaine flexibilité à vos employés à distance, vous pouvez commencer par leur permettre d'ajouter des tranches de temps dédiées à leur travail individuel dans un calendrier partagé. C'est à la fois un signe de liberté et de confiance envers votre équipe. Ainsi, vous leur offrirez la flexibilité nécessaire pour gérer des responsabilités multiples tout en restant productifs. Si vous mettez en pratique cette idée, vous pourrez essayer de mesurer la satisfaction et le bien-être de vos employés après un certain temps, mais nous vous promettons que les résultats seront très positifs. Notre entreprise adopte la flexibilité depuis 19 ans. Pendant tout ce temps, nous avons eu la chance d'apprendre qu'il existe un lien entre la mise en place d'un travail flexible et la constitution d'équipes à distance plus fortes.

Faciliter le partage des connaissances

Afin de vous assurer que votre équipe peut partager ses connaissances de manière structurée, trouver facilement des procédures, les suivre et réduire la fatigue décisionnelle, alors une base de connaissances pourrait être la solution. Tout cela peut se faire dans le même espace de travail, tout en réduisant les frictions et les contraintes de fuseau horaire et en évitant les facteurs d'épuisement tels que la surcharge d'informations. Vous devrez peut-être mettre en place une base de connaissances si :

  • Vous avez beaucoup d'informations dispersées dans l'organisation ;
  • Vous souhaitez combler les lacunes dans les connaissances et faire en sorte que les personnes de différents départements soient alignées ;
  • Vous visez à créer un processus d'intégration harmonieux ;
  • Vous souhaitez cultiver la collaboration au travail ;
  • Vous cherchez des moyens d'éviter l'amnésie d'entreprise.

Si vous vous interrogez sur l'opportunité d'utiliser une base de connaissances, vous pouvez consulter notre article sur la création d'une base de connaissances.

ESSAYEZ NOTRE BASE DE CONNAISSANCES

S'assurer que les discussions des réunions d'équipe sont documentées et accessibles

S'assurer que votre équipe est alignée nécessite des réunions régulières. Elles constituent un élément essentiel de la communication pour les équipes à distance, mais doivent également être efficaces. Pour éviter qu'une réunion ne se transforme en un appel qui aurait pu être un courriel, vous pouvez utiliser des outils pour gérer et documenter tous les détails de la réunion que vous et votre équipe pourriez trouver utiles. Votre équipe vous remerciera de ne pas avoir à parcourir des courriels ou faire appel à la mémoire d'autres personnes pour découvrir ce qui a été discuté lors de la dernière réunion hebdomadaire. Cela permet de gagner du temps et d'atténuer le risque de se sentir submergé par des informations dispersées sur plusieurs sources.

Notre application (Pro) pour les réunions  est une extension qui vous permet de gérer les informations sur les réunions et de les centraliser dans votre wiki, au lieu d'utiliser plusieurs canaux pour y accéder et les modifier. De plus, l'application vous permet d'ajouter et de stocker des notes ou des comptes rendus de la réunion, afin de ne perdre aucune idée précieuse discutée au cours de celle-ci. Cet outil propose également une option de sondage qui permet aux personnes de voter sur les détails de la réunion.

XWiki-MeetingHome app

Facilitier l'accès aux informations, procédures et fichiers

Les informations, en général, et les procédures, en particulier, ont tendance à s'accumuler et à augmenter en taille et en complexité. Dans ce cas, les équipes ont tendance à se sentir encombrées par les surcharges d'informations. Afin d'éviter cela, il vous faut des moyens d'organiser et de structurer la documentation aussi efficacement que possible : sous la forme de wikis, de bases de connaissances ou de guides d'intégration. Mais à l'avenir, comment pouvez-vous vous assurer que chaque membre de l'équipe, quelle que soit son ancienneté, puisse naviguer facilement dans les procédures et trouver rapidement des informations spécifiques ? La réponse à cela est un puissant moteur de recherche intégré à votre espace de travail.

L'application de recherche Solr de XWiki est intégrée au produit de base et vous pouvez l'utiliser dans l'instance XWiki sans aucune installation. Elle vous permet de rechercher des documents et des pièces jointes sur le wiki à l'aide de mots-clés. Chaque résultat de recherche met en évidence les endroits où les mots-clés de la recherche ont été trouvés. Par défaut, la recherche renvoie les résultats des documents et des pièces jointes triés par pertinence. Vous pouvez également trier les résultats de la recherche selon d'autres critères, tels que le titre du document, la date de la dernière modification, le nom du fichier ou celui de la personne qui l'a uploadé.

XWiki-solr-search

Le gestionnaire de fichiers aide votre équipe à organiser les fichiers dans XWiki à l'aide d'une arborescence de dossiers. L'application vous permet de déplacer, renommer, copier et supprimer des fichiers et des dossiers. Vous pouvez modifier la hiérarchie des dossiers avec la fonction glisser-déposer. Le gestionnaire de fichiers prend en charge une large gamme de types de fichiers, y compris les documents PDF et Office, ainsi que les fichiers audio et vidéo.

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Aider son équipe à prioriser la charge de travail

En plus de promouvoir la collaboration entre les équipes, vous devrez vous assurer que les gens ne se sentent pas débordés par les tâches et que le travail est réparti de manière équitable. Vous pouvez les aider à hiérarchiser leurs tâches et, par conséquent, à alléger leur charge de travail dans le cadre d'une approche proactive de lutte contre l'épuisement professionnel. L'efficacité et la productivité vont de pair et vous pouvez offrir à votre équipe les moyens d'atteindre ces deux objectifs à l'aide d'outils exploitables. Ainsi, à la fin des heures de travail, ils sont sûrs d'avoir accompli les tâches les plus critiques prévues pour la journée.

L'application de gestion de tâches de XWiki (Pro) vous permet d'ajouter toutes les tâches de l'équipe dans un tableau à l'intérieur de votre wiki et de suivre la progression, le statut, la priorité et l'échéance de chacune d'entre elles. L'application est livrée avec une suite de macros pour faciliter la gestion des tâches existantes. Par exemple, vous pouvez organiser les éléments dans un tableau Kanban en utilisant la macro spécifique fournie dans l'application.

Organiser des réunions régulières et des événements virtuels d'inclusion

Travailler de manière efficace peut signifier tenir moins de réunions. Néanmoins, si vous êtes préoccupé par le bien-être de votre équipe à distance, vous souhaiterez organiser des réunions régulières et enrichissantes ainsi que des événements virtuels d'inclusion. L'objectif de ces activités serait de maintenir l'engagement de l'équipe et de créer un sentiment d'appartenance.

Il existe de nombreuses activités que vous pouvez organiser pour les occasions spéciales, comme Halloween ou les célébrations de la fête nationale, mais des initiatives quotidiennes d'engagement de l'équipe peuvent également être mises en œuvre. Par exemple, vous pouvez envisager de créer une sélection collaborative de films et de chansons et demander à chaque membre de l'équipe de participer à cette activité.

Une fois de plus, la technologie entre en jeu et offre les instruments appropriés pour organiser des événements d'équipe amusants et engageants même à distance. Outre les applications d'appel vidéo, il existe d'autres outils que vous pouvez utiliser afin de renforcer la cohésion d'équipe. App Within Minutes peut vous aider à créer cette sélection collaborative de films et de chansons sans que vous ayez besoin de compétences en programmation. Elle est facilement personnalisable et aidera votre équipe à collaborer de manière ludique et intelligente.

Lorsque les gens sont impliqués dans la prise de décisions, ils sentent qu'ils appartiennent vraiment à l'équipe et que leurs idées comptent. C'est notamment le cas quand vous gérez une équipe à distance. Si vous cherchez des moyens d'enrichir votre wiki avec des fonctionnalités qui encouragent votre équipe à partager, discuter et voter pour des idées, vous pouvez essayer l'application Idées (Pro). Elle fournit un système facile pour centraliser les idées ou les suggestions et déterminer les membres de votre équipe à partager leurs opinions en recommandant des changements ou des améliorations qui doivent faire l'objet d'un vote avant d'être mis en œuvre. La page d'accueil répertorie toutes les idées soumises dans un tableau dynamique filtrable et triable où les informations générales sont affichées pour chaque idée.

XWiki-Ideas-App.png

Bien que les activités ludiques se déroulent dans un cadre informel, elles nécessitent une préparation et doivent tenir compte de l'avis de chacun au sein d'une équipe. Un moyen pratique de choisir un créneau horaire pour organiser votre prochaine activité amusante ou de décider à quels jeux jouer est de voter. En ajoutant l'application Sondages (Pro) à votre wiki, vous pouvez vite créer de tels sondages. L'application permet de réaliser un sondage à choix multiples facile à utiliser, similaire à Doodle. Elle permet de voter sans droits d'édition. Vous et votre équipe pouvez afficher tous les sondages existants dans un tableau dynamique filtrable et triable sur la page d'accueil de l'application, ainsi que des détails spécifiques tels que les résultats gagnants.

Pour conclure

Nous espérons que ces outils technologiques contribueront à votre stratégie de prévention de l'épuisement professionnel de votre équipe à distance. Ils fonctionnent davantage lorsque vous les combinez avec les mesures appropriées destinées à assurer le bien-être de votre équipe. Vous devrez peut-être évaluer ces mesures de temps en temps et garder celles qui conviennent le mieux à l'équipe. Si vous souhaitez approfondir le sujet, vous pouvez consulter notre article sur les points communs des équipes à distance performantes.

Si vous envisagez d'utiliser les applications et les fonctionnalités de XWiki, vous pouvez essayer XWiki gratuitement ou contacter l'un de nos experts pour discuter d'un projet personnalisé.

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