L'épidémie de coronavirus (COVID-19) a pris le monde entier par surprise. Certaines personnes l'ont décrit comme un épisode de la série “Black Mirror” qu'ils veulent quitter, tandis que d'autres avaient l'impression que le monde entier était à l'envers (La Fondation pour la Santé Mentale). Cependant, elle nous a également montré le pouvoir de la bienveillance et de l’engagement humain. Comme nous avons pu voir sur la vidéo de John Krasinski “Some Good News”, les gens du monde entier font de leur mieux pour réconforter les autres. Qu'il s'agisse de voisins qui s'entraident, de soignants, pompiers, policiers et bénévoles qui s'assurent que nous sommes en sécurité ou d'organisations qui donnent des biens, de l'argent et des ressources, l'humanité traverse la crise pas à pas. Chez XWiki, nous avons décidé d’aider les organisations en offrant 3 mois de XWiki Cloud, 50% de réduction sur nos services, et XWiki Cloud gratuit pour les projets Open Source. Nous avons aussi augmenté l'espace de stockage pour les instances CryptPad à 1 Go. Pour en savoir plus sur les offres, consultez ce lien.
L'une des organisations avec lesquelles nous avons travaillé très tôt est l’Association Civica, une ONG locale qui s'efforce d'aider les personnes vulnérables à obtenir l'aide et les ressources dont elles ont besoin. Ils se sont associés à d'autres ONG locales et, sous l'égide de la Fédération roumaine des Organisations Non gouvernementales de Services Sociaux (FONSS), ont lancé le Centre d'Urgence Sociale.
L'affiche du Centre d'Urgence Sociale encourageant les personnes âgées à rester à la maison et à demander de l'aide via leur centres d'appels
À partir de mars 2020, le Centre d'Urgence Sociale a proposé des solutions de soutien pour les urgences sociales, les personnes en quarantaine, le personnel médical ou les patients touchés par COVID-19. Cela impliquait (mais sans s'y limiter) de soutenir les citoyens avec des services d'information, un soutien psychologique et une aide humanitaire pour les personnes âgées et isolées. L'un de leurs services les plus populaires est le centre d'appels, de nombreuses personnes appelant pour offrir ou demander de l'aide, de la nourriture, des médicaments et du réconfort.
En Roumanie, les mesures de confinement étaient sévères et la sortie du domicile ne pouvait se faire que sur la base d'une déclaration sous serment prouvant le cas de force majeure. Le Centre a connu un grand afflux de bénévoles prêts à répondre au téléphone, à livrer des marchandises par exemple. Mais en l'absence de preuve de sortie valide, ils ont dû payer des amendes et même un dossier criminel malgré leur engagement contre la pandémie. Voici comment nous avons pu les aider, avec une instance XWiki Cloud et 4 applications personnalisées.
1. L'application d'inscription des bénévoles
Pour rationaliser les inscriptions, nous avons mis en place un processus entièrement numérisé, grâce auquel les nouveaux volontaires créent un contrat avec toutes les données nécessaires, l'exportent en PDF et le signent en ligne. Par la suite, les représentants des ONG sont informés et peuvent traiter les contrats de leur côté. Tous les contrats sont désormais centralisés en ligne, et ainsi, les bénévoles sont en mesure de justifier leur mission humanitaire.
2. L'application de formation à la sécurité
Avant de commencer leur travail, tous les volontaires sont formés sur la façon d'aborder les différents cas, interagir avec les personnes âgées, les hôpitaux et d'autres entités. Leur sécurité étant très importante, une attention particulière a donc été accordée à cette étape. Des fiches d'instructions sont créées par chaque volontaire et après avoir suivi la formation, ils signent le document PDF généré, confirmant leur préparation. Les documents sont ensuite traités par un spécialiste qui confirme si le volontaire est prêt à commencer.
3. L'application Affidavit (Déclaration sous serment)
C'était l'application la plus utilisée, car l'équipe de bénévoles a effectué de nombreuses interventions. Ils pouvaient remplir une déclaration en une minute, l'exporter en PDF, la signer électroniquement et poursuivre leur mission.
De plus, nous avons créé une Application de Certification des Bénévoles, qui consistait en ensemble de processus (workflow) personnalisés. Elle génère un nouveau certificat en dupliquant le dernier puis en permettant de modifier les données entrées. Cela n'a finalement pas été nécessaire, car les volontaires ont reçu des étiquettes d'identification de la mairie.
Une grande partie du travail a été réalisée par notre chef de projet, Ștefana Nazare, avec l'aide de nos équipes Support et Cloud. Toute notre équipe est très heureuse d'avoir aidé des bénévoles à offrir du réconfort et de l'aide à ceux qui en avaient besoin, sans perdre plus de temps que nécessaire en formalités administratives.
Connaissez-vous une ONG qui pourrait avoir besoin d'aide pour la gestion de leurs informations ou de leurs processus?
Nous sommes prêts à les aider. Planifier un appel avec l'un de nos chargés de clientèle.
