Écrit par
Dorina Anton
, Marketing Specialist
Avez-vous déjà terminé la journée en vous demandant : "Qu'ai-je réellement accompli aujourd'hui ?"
Une activité constante, un manque d'organisation et le fait de ne pas savoir comment planifier votre journée en fonction de votre façon de travailler peuvent grever votre productivité globale (et même votre équipe). Ces facteurs peuvent faire en sorte que le travail ressemble davantage à un fardeau qu'à un endroit où vous donnez le meilleur de vous-même. Avec l'évolution vers le travail à domicile, être productif peut encore être un défi pour vous. Mais c'est pour cela que vous êtes ici, non ? Pour obtenir des informations et des idées.
Dans cet article, nous allons voir comment vous pouvez vous organiser et utiliser diverses astuces et techniques pour améliorer votre flux de travail. Nous avons rassemblé quelques-unes des meilleures astuces que nous avons rencontrées et utilisées nous-mêmes pour rester productif et, en fin de compte, réaliser des choses professionnellement. Enfin, si vous trouvez cet article utile, n'oubliez pas de le partager avec vos collègues et peut-être même de les sortir de leur marasme de productivité.
Qu'est-ce que la productivité ?
Au niveau organisationnel, la productivité mesure la production par unité d'entrée. Mais à l'ère des travailleurs du savoir, de nombreuses industries ne se basent pas uniquement sur les unités produites lorsqu'elles parlent de productivité. Aujourd'hui, les discussions tournent davantage autour de la quantité de travail de valeur que vous, en tant qu'employé, pouvez accomplir dans un laps de temps donné. Mais tout travail n'apporte pas les mêmes résultats, et notre temps et notre énergie quotidiens sont limités. Par conséquent, lorsque vous choisissez de travailler sur des tâches à forte valeur et d'optimiser les processus et la collaboration pour gagner en efficacité, vous atteindrez (très probablement) le plus haut niveau de productivité individuelle.
Comment être productif au quotidien et mieux s'organiser
La productivité se mesure de manière très différente, en fonction du domaine de travail de chacun. Pour certains, il s'agit de répondre à 40 e-mails de clients. Pour d'autres, il s'agit de finaliser une fonctionnalité sur laquelle ils travaillent, et pour d'autres encore, de développer un système qui profitera à l'entreprise sur le long terme.
Quoi qu'il en soit, essayez les conseils suivants pour trouver des moyens plus efficaces d'accomplir vos tâches - celles qui vous plaisent et même celles qui vous rebutent. Cela demandera un peu de temps et d'énergie au début (comme tous les nouveaux comportements), mais avec le temps, ils vous aideront à mieux aborder les activités sur le lieu de travail.
1. Notez vos tâches et définissez vos priorités
Il peut s'agir des priorités du jour, de la semaine, du mois ou même du trimestre. L'idée principale est que vous devez noter chaque tâche et chaque engagement.
Dans le livre Getting Things Done de David Allen, l'auteur souligne que les activités inachevées absorbent votre énergie mentale. Imaginez maintenant que vous avez 15 choses à ne pas oublier de faire cette semaine, chacune étant divisée en plus petites tâches. Lorsque vous vous fiez uniquement à votre mémoire, cela agit comme un facteur de stress mental, vous fatiguant avant même de commencer le travail réel. En écrivant les choses, votre cerveau devient moins encombré et vous remarquerez que vous avez plus d'espace mental et d'énergie pour vous concentrer sur l'exécution de vos tâches au lieu de vous en souvenir et d'y penser trop.
Maintenant que vous avez votre liste, vous devriez vous asseoir, examiner minutieusement la valeur de chaque tâche et décider lesquelles apportent le plus de valeur dans votre rôle actuel. Ensuite, vous pourrez choisir la stratégie qui vous convient le mieux. Voici quelques idées que vous pouvez essayer :
- Fixez-vous sur trois tâches qui apportent le plus à l'organisation et font avancer la stratégie globale ;
- Choisissez une tâche comme "point culminant" de la journée qui guide votre concentration et votre énergie pendant la journée. Quelle que soit la tâche sur laquelle vous travaillerez ensuite, vous aurez déjà un sentiment d'accomplissement, ainsi qu'une victoire personnelle et organisationnelle.
2. Adoptez des routines tout au long de la journée pour améliorer votre concentration et votre humeur
La routine peut être un élément puissant, que vous travailliez à domicile ou dans un bureau. Il s'agit de créer des habitudes et de donner une structure à votre journée de travail. C'est à vous de créer une routine qui fonctionne bien, mais voici quelques exemples que vous pouvez essayer :
- Passez la première heure de la journée sans votre téléphone ;
- Tenez un journal et videz toutes vos pensées quelque part ;
- Buvez une tasse de café pendant quelques minutes et pensez à ce que vous voulez accomplir ;
- Allez courir ou marcher ;
- Préparez votre petit-déjeuner et écoutez de la musique qui vous donne de l'énergie ;
- Lisez un livre.
C'est la partie sympathique où vous expérimentez et découvrez ce qui vous donne un bon départ le matin et ce qui vous redonne de l'énergie tout au long de la journée. L'astuce consiste à procéder par essais et erreurs jusqu'à ce que vous trouviez quelque chose qui vous corresponde personnellement. Si vous souhaitez vous inspirer davantage, nos collègues ont déjà partagé les routines quotidiennes qui leur permettent de rester productifs et équilibrés. Vous remarquerez la diversité dans la façon dont chacun aborde sa journée et cultive des habitudes et des environnements qui stimulent sa productivité.
3. Commencez par la tâche la plus difficile dès que vous vous mettez au travail
Une fois que vous aurez progressé dans l'activité la plus difficile, le reste des tâches vous semblera un jeu d'enfant. Pour les activités qui semblent impossibles à accomplir, consacrez 5 à 10 minutes pour vous familiariser avec elles. De cette façon, vous commencez par faire de petits pas et vous progressez de plus en plus dans la tâche. Lorsque vous y reviendrez plus tard, elle ne vous semblera plus insurmontable.
Il va sans dire que vous devez réduire toutes les distractions et consacrer du temps et de l'énergie à l'activité difficile au moment où vous êtes le plus performant de la journée. Comprendre comment vous travaillez le mieux, surveiller votre comportement et pratiquer le "muscle" de la discipline lorsque vous travaillez sur des tâches difficiles vous sera bénéfique à long terme. De plus, saviez-vous que le fait d'être interrompu ou distrait vous fait perdre au moins 23 minutes avant de retrouver votre concentration ?
4. Planifiez les réunions de manière à ce qu'elles ne divisent pas le reste de la journée en petits morceaux de temps
Combien de fois avez-vous terminé une réunion, voulu vous plonger dans une tâche difficile, mais une autre réunion était prévue dans une heure ? Ce type de répartition du temps n'est jamais vraiment bénéfique pour personne. En outre, il est de plus en plus difficile d'entrer dans un état de "flux" ou de "travail profond" et de se concentrer pendant quelques heures sur une tâche importante et de grande valeur (les bonnes choses prennent aussi du temps, non ?).
Une collaboration fluide est également un aspect qui influence la productivité personnelle et cela signifie trouver le bon moment pour discuter de sujets importants, avoir des points de contact avec vos collègues, et en même temps ne pas être constamment interrompu dans votre flux de travail. Par conséquent, une option consiste à discuter avec votre équipe et à convenir de quelques fenêtres de travail ininterrompues quelques jours par semaine, afin que chaque membre de l'équipe puisse se concentrer pleinement sur ses tâches. Une autre option serait de mettre en place avec votre équipe différents canaux de communication en fonction de la complexité et de l'urgence d'une discussion.
5. Toujours documenter et avoir des résultats avec des étapes réalisables
L'un des problèmes des réunions et des discussions est que les conclusions ne sont pas toujours consignées par écrit dans un endroit numérique accessible à tous les membres de l'équipe. Si l'on considère que le manque de clarté est l'une des causes les plus fréquentes de perte de productivité, prendre deux minutes au cours d'une réunion pour écrire les principales activités qui doivent avoir lieu, qui est responsable de quoi, quand cela doit avoir lieu et le niveau de priorité aide énormément à savoir les responsabilités de chacun.
6. Regroupez les tâches similaires
Si vous avez des tâches qui requièrent les mêmes compétences, une option consiste à les travailler l'une après l'autre. Il est plus efficace pour votre cerveau, après avoir terminé une tâche, de travailler sur une autre tâche similaire. Nous n'encourageons pas le multitâche, c'est-à-dire le passage constant d'une activité à une autre. Cette pratique est généralement fortement déconseillée car des études montrent que ce passage constant peut être stressant pour notre cerveau et le ralentir.
7. Être équipé des bons outils, technologies et systèmes pour effectuer votre travail quotidien
Combien de fois avez-vous perdu 20 minutes, voire une heure, à chercher des informations, des documents, des e-mails importants ou même des procédures ? Ou pire encore, lorsque vous n'avez pas trouvé le document dont vous aviez besoin et que vous avez dû passer du temps à le recréer ? Cela constitue une sérieuse entrave à la productivité et à l'humeur générale et peut même se prolonger pendant le reste de votre journée.
Les systèmes de connaissance et de collaboration au sein de l'entreprise éliminent une grande partie du stress et des émotions négatives que vous pouvez ressentir lorsque les choses ne se passent pas aussi bien que vous le souhaiteriez. C'est pourquoi nous croyons fermement au pouvoir de l'organisation de l'information et à l'utilisation de technologies qui vous aident dans ce sens. Vous devriez avoir les bons outils et les bonnes informations à portée de clic. Il s'agit moins d'un point personnel que d'un encouragement à faire part à votre direction des goulots d'étranglement qui, selon vous, gaspillent votre énergie et vous découragent de faire votre meilleur travail. Sans parler de toutes les connaissances qui sont perdues lorsqu'un employé quitte l'entreprise ou lorsqu'un collègue n'est pas disponible pour répondre aux questions sur un projet.
Dernières réflexions
La productivité va et vient et vous ne devez pas vous attendre à pouvoir vous concentrer sur des tâches pendant 8 heures par jour. Ce que vous pouvez faire, en revanche, c'est améliorer vos fenêtres de productivité et les maintenir d'une manière saine et bénéfique. Nous espérons que ces conseils vous ont donné quelques idées sur la façon d'aborder votre charge de travail quotidienne de manière plus productive et efficace. Bien sûr, chacun est différent et a un style de travail unique. C'est pourquoi nous vous encourageons vivement à expérimenter et à découvrir ce qui fonctionne le mieux pour vous ! N'oubliez pas que les changements d'habitudes demandent un peu d'énergie et de temps au début. Ayez confiance en vous et faites confiance au processus.
