Écrit par
Dorina Anton
, Marketing Specialist
Que ce soit au niveau individuel, de l'équipe ou de l'organisation, à la fin de l'année, tout le monde se pose la question suivante : "Qu'avons-nous accompli cette année ?". Dans un article précédent, nous avons rassemblé 7 stratégies pour rester productif où que vous travailliez, tandis que dans l'article d'aujourd'hui, nous allons aborder la partie technique de ce sujet. La technologie a considérablement amélioré nos vies et facilité notre travail, grâce à des processus et des flux de travail plus fluides. Honnêtement, nous voulons tous que notre travail ait moins d'accrocs, beaucoup plus de résultats positifs et des résultats palpables. Le fait de pouvoir utiliser les avancées technologiques et d'avoir toutes vos informations organisées et disponibles dans un seul espace collaboratif peut :
- Mettre à jour vos nouveaux employés ;
- Fournir de la clarté sur ce qui doit se passer dans la prochaine période, avec un aperçu des priorités ;
- Garder vos employés en contact les uns avec les autres, même lorsqu'ils travaillent de manière asynchrone ;
- Réduire les précieuses minutes perdues à rechercher un e-mail, un document ou une page.
Comment utiliser XWiki pour augmenter la productivité de votre équipe
Nous avons sélectionné ci-dessous 7 de nos applications et fonctionnalités XWiki préférées qui peuvent aider votre équipe à collaborer plus facilement et à augmenter la productivité globale tout en réduisant les frictions dans l'organisation. Pour essayer les applications et fonctionnalités suivantes, vous pouvez créer une démo cloud en quelques minutes, puis commencer à tester et à personnaliser votre wiki.
Application de gestion des tâches
Si vous êtes déjà familiarisé avec les listes de tâches, l'application Gestionnaire de tâches conviendra à votre style de travail. Vous pouvez ajouter toutes les tâches de votre équipe dans un tableau, ainsi que créer un panneau qui vous permet de visualiser facilement vos tâches échues. Il est également possible de créer un tableau Kanban et de suivre la progression en temps réel. Vous pouvez installer l'application (et les applications XWiki en général) à partir de l'application Gestionnaire d'extensions intégrée à votre wiki : Administration > section Extensions > Extensions.
Application Gestionnaire de fichiers (Pro)
Voulez-vous avoir un accès facile à tous les fichiers, documents et dossiers du département ? Avec l'application Gestionnaire de fichiers (Pro), vous pouvez créer et gérer une hiérarchie de fichiers et de dossiers par glisser-déposer. De cette façon, vous garderez tous les fichiers organisés dans votre wiki. Et si vous aimez cette application, vous voudrez sûrement utiliser la suivante aussi, car elles se complètent l'une l'autre.
Application de recherche Solr
C'est peut-être l'une de mes préférées. Cette application vous permet de rechercher une page spécifique, un PDF, un Excel, ou même une image. Il s'agit en fait d'un moteur de recherche à l'intérieur de votre wiki. L'application renvoie également par défaut des documents triés par pertinence (comme vous pouvez le voir ci-dessous), mais vous pouvez également trier les résultats.
Chaque résultat de recherche met en évidence les endroits où les mots-clés de la recherche ont été trouvés. Une seule correspondance est affichée initialement, mais vous pouvez voir toutes les correspondances en cliquant sur le lien "Highlight all matches". Cette application est fournie par défaut avec le wiki et ne nécessite pas d'installation séparée.
Commentaires et annotations
La collaboration est essentielle, en particulier lorsque vous travaillez à domicile ou avec des collègues qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents et ont des emplois du temps différents. Grâce aux commentaires et aux annotations, vous pouvez facilement :
- Fournir du feedback ;
- Prendre des notes pour des réunions ;
- Poser des questions ;
- Mentionner un utilisateur ;
- Mettre en évidence les sections que vous souhaitez adresser à vos collègues sans quitter la page wiki.
C'est l'une de nos applications les plus utilisées chez XWiki car elle nous aide à rester connectés même avec un horaire de travail flexible. Comme pour SOLR Search App, les commentaires et annotations sont intégrés par défaut dans votre wiki et ne nécessitent pas d'installation séparée.
Application Messages Flash (Pro)
Chaque fois que vous devez faire un rappel à une équipe spécifique à propos d'un projet, d'un objectif ou d'une tâche, vous pouvez programmer et afficher une annonce flash. Lorsqu'un nouveau message flash est créé, il s'affiche automatiquement à l'écran pour tous les utilisateurs des groupes sélectionnés, la première fois qu'ils visitent le wiki. La fréquence des rappels peut également être personnalisée comme un événement ponctuel ou récurrent.
Application Calendrier (Pro)
Cette application peut héberger plusieurs calendriers en un seul, et afficher chaque événement avec une couleur et une description spécifiques. De cette façon, vous pouvez facilement voir quand un coéquipier est également occupé, et vous pouvez convenir, même au niveau de l'équipe, d'avoir des heures synchronisées lorsque chacun travaille sur des tâches individuelles sans interruption. De plus, cette application peut être combinée avec l'application de réunion ci-dessous.
Application Réunion (Pro)
L'application de réunion vous permet d'organiser les informations et les documents liés à vos réunions, afin de ne plus jamais en quitter une sans savoir ce qui doit se passer ensuite. Vous pouvez également créer, modifier et afficher les réunions à venir dans un format de calendrier, ajouter des participants à la réunion et leur envoyer des invitations par courrier électronique, voter sur les prochaines étapes et les idées grâce au sondage inclus.
Dernières réflexions
Nous espérons que ces applications et fonctionnalités vous ont donné des idées sur la manière d'aider votre équipe à atteindre ses objectifs professionnels et à être plus productive. N'oubliez pas non plus de garder à l'esprit les habitudes que vous avez prises en tant qu'équipe. Il est beaucoup plus facile de construire une nouvelle pratique sur une habitude existante plutôt que de la changer complètement.
