15 méthodes pour former des équipes fortes dans les entreprises pratiquant le travail à distance

23 août 2019 5 min read

 

Travailler à distance, c'est génial pour plusieurs raisons : un plus grand nombre de talents, un meilleur équilibre travail / vie privée, plus de concentration et de productivité. Mais cela pose aussi des défis, avec la nécessité de mettre en œuvre plus d'outils, de processus et de documentation et de déployer plus d'efforts pour instaurer une culture de la transparence. Au cours des 15 dernières années, nous avons adopté un mode de travail flexible, les collaborateurs ayant la liberté de travailler entièrement ou partiellement à distance. Dans cet article, nous explorons certaines des choses que nous avons apprises et des conseils que les entreprises peuvent suivre pour construire des équipes à distance plus fortes.

1. Communiquez votre histoire et la vision de l'entreprise

Exposer l'histoire de l'entreprise et avoir une vision stratégique claire est non seulement bon pour les affaires, mais aussi essentiel à la cohésion de votre équipe. L'histoire de l'entreprise rappelle aux membres de l'équipe la génèse du projet et de sa réussite, et l'énoncé d'une vision établit l'orientation pour l'avenir. Définir l'impact que l'entreprise veut avoir sur le monde aidera également l'équipe à mieux comprendre pourquoi leur travail est important et en comment leurs objectifs s'articulent avec la situation globale. L'objectif dans le fait de communiquer sur une vision est d'inspirer et d'engager l'équipe.

2. Définissez vos valeurs

Les valeurs sont les principes uniques qui guident la réalisation de la vision. Les valeurs doivent être clairement articulées et consignées dans un manuel, afin que chacun puisse les lire au fur et à mesure qu'il évolue dans l'équipe. Les décisions devraient alors être prises en fonction des valeurs. Comme chaque nouvel employé aura un impact sur votre culture, il est important que vous recrutiez en gardant ces valeurs à l'esprit. Les dirigeants devraient donner l'exemple en définissant ces principes et en les respectant. Cependant, les valeurs ne sont pas immuables, de sorte qu'au fur et à mesure que votre équipe grandit, vous voudrez peut-être les réexaminer.

3. Organiser le travail

Il est essentiel de bâtir l'infrastructure qui permet aux gens de collaborer efficacement. Les équipes doivent avoir accès à différents outils de collaboration tels que Slack,  Mattermost ou Riot pour le chat, XWiki pour la collaboration et la gestion des connaissances, OpenProject, GitLab ou Trello pour la gestion des projets et des tâches. Chez XWiki, nous utilisons Riot pour rester en contact avec l'équipe et nous l'adorons. C'est très facile à utiliser et c'est open source. Pas surprenant, la plupart de notre travail est organisé en XWiki, personnalisé avec des applications pour l'adapter à nos besoins exacts.

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4. Établir une culture de la transparence et du partage des connaissances

Le partage des connaissances et des processus devraient être au cœur de toutes les entreprises à distance. Ils facilitent l'intégration et contribuent à la transparence. Le partage des connaissances accroît également l'efficacité et minimise les frictions, car l'information devient facilement accessible aux employés sans souffrir de différences de fuseaux horaires.

Chez XWiki, nous essayons de documenter autant que possible les connaissances, à travers la documentation des produits et des projets, les bases de connaissances, les FAQs, les guides d'intégration, etc. Une bonne règle de base est que chaque fois que quelqu'un pose une question sur un chat, les réponses doivent pointer autant que possible vers les documents associés. Bien sûr, il est plus facile de poster une réponse directe sur le chat, mais il est plus utile sur le long terme de stocker cette réponse dans un document pour référence ultérieure.

5. Recruter pour des compétences générales, pas seulement pour des compétences techniques

Lors de l'évaluation d'un employé potentiel, il est important d'évaluer les compétences techniques, mais vous devriez également examiner les compétences générales et la culture d'entreprise. D'excellentes aptitudes à la communication et à la rédaction sont essentielles pour bien réussir dans un rôle à distance.

De nombreuses équipes à distance trouvent également utile que le candidat fasse un petit travail rémunéré avant de proposer une offre d'emploi. Cela aidera le candidat à mieux comprendre le poste et aidera l'équipe à mieux évaluer les compétences.???????

6. Faire des appels vidéo

Du fait du manque d'indices non verbaux dans la communication écrite, utiliser la vidéo autant que possible peut être une bonne idée. Bien qu'elle ne remplace pas les interactions en personne, elle aide à éliminer une partie de la solitude et de l'isolement que les travailleurs à distance peuvent éventuellement ressentir. Des outils tels que Zoom et Google Hangouts sont des options excellentes pour organiser les appels vidéo. À l'avenir, nous pourrions même travailler dans un bureau de réalité virtuelle.

7. Organiser des réunions régulières

Les réunions avec tous les employés sont excellentes pour présenter les nouveaux membres de l'équipe, faire des annonces, reconnaître les réalisations, présenter la situation de l'entreprise et répondre aux questions. De nombreuses entreprises à distance organisent aussi régulièrement des réunions d'équipe, des lancements de projets et des rétrospectives, ainsi que des "standups" quotidiens.

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8. Organiser des séminaires d'entreprise

Les conversations en ligne, ce sont super, mais rien ne vaut les interactions réelles en personne. Les séminaires ou meetings off-site réguliers de l'entreprise sont d'excellentes occasions pour les gens de consolider des relations qui se construisent principalement virtuellement. Vous pouvez découvrir comment nous organisons notre séminaire annuel en lisant cet article.

9. Rechercher l'équilibre entre communication synchrone et asynchrone???????

L'équilibre entre communication synchrone et asynchrone est difficile à atteindre. Pour les longues discussions, pour les retours d'information importants et le brainstorming, le temps passé en face à face peut être préférable. La communication asynchrone est tout aussi importante lorsque vous essayez d'entrer dans un état dynamique et de faire le travail de fond. De nombreux travailleurs à distance diront que le travail asynchrone est la façon dont ils réussissent à accomplir leur travail. Il existe de nombreuses façons de faire de l'asynchrone, de l'email aux chats, forums et commentaires. Vous n'avez qu'à choisir les outils et le ratio qui conviennent le mieux à vous et à votre équipe.

10. Encourager les traditions de l'entreprise

Il est facile de célébrer des événements et d'établir des traditions lorsque les gens se voient tous les jours au bureau, mais il y a aussi des choses que vous pouvez faire en équipe à distance. Voici quelques idées : célébrer des anniversaires, organiser des hackathons et d'autres défis, participer à des séminaires ou à des meetings off-iste de la société et des équipes.

11. Avoir une fontaine d'eau virtuelle

Lorsque vous travaillez dans un environnement virtuel, il se peut que vous ne parliez que du travail. Il est aussi facile d'oublier les pauses. Cependant, les discussions informelles qui vont au-delà du travail sont essentielles pour établir des relations, rester en bonne santé, énergique et productif. N'ayez pas peur d'utiliser des émoticônes et des gifs pour exprimer vos émotions.

Donut est une excellente extension de Slack qui réunit au hasard des personnes de différentes équipes. Ils sont ensuite encouragés à discuter de leur vie et à apprendre à mieux se connaître.

12. Offrir et recueillir régulièrement du feedback????

Le feedback critique doit être offert autant que possible en face à face. De cette façon, vous pouvez également voir tous les indices non verbaux, qui ne sont pas visibles par chat ou par e-mail. Une bonne règle de base est que si un chat s'intensifie ou prend trop de temps, il pourrait être utile de faire un appel vidéo à la place. Faire confiance à l'équipe et supposer une mauvaise communication (pas de mauvaises intentions) sont de bons principes à respecter.

La collecte de feedbacks anonymes est un excellent moyen de mesurer le niveau de bien être de l'équipe et de voir ce qui peut être amélioré à tous les niveaux.

13. Faire des rendez-vous en tête-à-tête

Gérer votre équipe dans une culture à distance demande beaucoup de proactivité. Comme les conversations impromptues sont moins susceptibles de se produire, il est important de planifier des conversations régulières en tête-à-tête avec l'équipe. Vous devriez cependant essayer de ne pas transformer les tête-à-têtes en mises à jour de situation. Avoir un agenda en ligne partagé peut aider à garder les conversations sur la bonne voie. La création d'une liste des mesures à prendre à la fin peut aider à concrétiser les points discutés.

14. Mesurer la performance des employés???????

Dans les régions à distance, les employés peuvent passer beaucoup de temps à se demander s'ils font vraiment du bon travail, surtout s'ils ont déjà travaillé dans un milieu traditionnel. La productivité ne se mesure pas en nombre d'heures passées au bureau, il est donc important de se concentrer sur l'établissement d'objectifs et la mesure des résultats. Les mesures, combinées au feedback de l'équipe et à un questionnaire individuel, devraient offrir le contexte pour mesurer et améliorer la performance.

15. Investir dans le bien-être mental de votre équipe

En l'absence d'un bureau où se rendre tous les jours, les collaborateurs peuvent finir par se sentir déconnectés. En plus de cela, le syndrome de l'imposteur pourrait commencer à se manifester. C'est le sentiment que nous ne méritons pas ce que nous avons gagné et que les autres vont nous dénoncer comme des escrocs. C'est particulièrement un problème avec le travail à distance, où les autres membres de l'équipe ne peuvent pas vous voir à votre bureau tous les jours.

Il peut être utile de tenir un registre des réussites et de donner/recevoir du feedback en temps utile. Les espaces de coworking ou les réseaux professionnels peuvent être d'excellents endroits pour rencontrer des gens qui partagent les mêmes idées et avoir plus d'interactions face à face. De nombreuses entreprises offrent une formule de coworking.

La plupart des employés à distance ont la liberté d'organiser leur temps en fonction de leurs besoins, ce qui est l'un des principaux avantages. Mais cela peut aussi facilement se retourner contre vous si l'équipe reste connectée 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les entreprises devraient encourager les pauses et décourager les heures supplémentaires.

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Si vous souhaitez en savoir plus sur le travail à distance, nous vous recommandons également :

Alors que la technologie évolue, la façon dont nous envisageons le travail est en train de se transformer et il est certain que de plus en plus d'entreprises remettront en question le modèle actuel et adopteront une culture axée sur le travail à distance. Voilà quelques idées tirées des observations et de notre expérience. Je serais ravie d'avoir votre avis sur ce sujet.

Silvia Macovei, Responsable de l'activité Cloud d'XWiki

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