10 questions de base à poser lors du choix d'un wiki

03 mars 2020 5 min read

Parmi la dizaines de solutions de gestion de l'information faciles à utiliser et abordables, de nombreuses entreprises optent pour les wikis afin de stocker leurs procédures ou leurs bonnes pratiques. Intuitif et simple à utiliser, un wiki peut apporter à votre organisation de nombreux avantages dans l'organisation de vos informations, par exemple :

  • Préserver les connaissances essentielles lorsque des employés clés quittent l'entreprise.
  • Accélérer l'intégration et la formation des nouveaux employés en centralisant les informations de base nécessaires sur votre organisation.
  • Aider votre équipe support à fournir rapidement des solutions adéquats aux questions, ce qui augmente la satisfaction des clients.
  • Éliminer la dépendance aux e-mails en mettant à disposition toutes les informations pertinentes sur une plateforme fiable et intuitive. Une étude indépendante menée par Atos Origin a montré qu'un employé moyen passe 40% de sa semaine de travail à traiter des e-mails internes qui n'apportent aucune valeur ajoutée à l'entreprise.
  • Offrir un accès facile aux données : que vous travailliez à partir d'un ordinateur de bureau ou d'un appareil mobile, tout ce dont vous avez besoin pour accéder au wiki est une connexion à l'internet.
  • Mettre fin à la tyrannie des post-its pour s'assurer qu'il n'y a plus de documents périmés et orphelins. Dès que des documents sont mis à jour sur le wiki, chaque utilisateur y a accès facilement, en fonction de ses droits bien sûr. Pour autant, l'historique est conservé grâce au contrôle de version intégré.

Les wikis sont utiles mais aussi très variés en termes de fonctionnalités et d'usage. Ils peuvent être open source ou commerciaux, et proposer des fonctionnalités de base jusqu'à des solutions complètes pour les entreprises. Quels sont donc les principaux facteurs à prendre en considération pour choisir la meilleure plateforme de wiki pour votre entreprise ? Nous vous conseillons de réfléchir à la manière dont votre wiki sera utilisé, et vous poser ces questions de base :

1. Cherchez-vous à ouvrir le wiki au public ou allez-vous l'utiliser en interne ?

L'utiliserez-vous comme un intranet, permettant à vos employés de stocker, de partager et d'organiser des documents ? Certaines sections seront-elles réservées à un groupe spécifique de personnes ? Ou chercherez-vous à le rendre ouvert au public, voire même à permettre l'édition des contenus ? Il est utile de réfléchir à l'avance à la couverture de votre wiki et de son objectif.

2. Le wiki doit-il être hébergé ou installé sur place ?

Si vous préférez avoir un grand contrôle sur votre wiki, optez pour une installation sur un de vos serveurs sur site. Cela implique une dépense initiale pour la mise en œuvre et vous rend entièrement responsable de la gestion de l'infrastructure, des sauvegardes et des mises à jour, même si un prestataire peut vous aider à chaque étape. Si vous avez besoin d'une assistance commerciale pour mettre en place votre wiki et le faire démarrer, la version hébergée à distance est le choix qui s'impose. Bien que cela implique à la fois une réduction des coûts et un niveau d'évolutivité accru, cela signifie également moins de contrôle et de possibilités de personnalisation. Il est important d'analyser les ressources et les besoins de votre organisation pour vous assurer que la méthode de déploiement que vous choisirez est la plus adaptée.

3. Le wiki présente-t-il une basse barrière d'entrée ?

Que vous souhaitiez utiliser un wiki comme point de départ pour créer du contenu, ou bien importer des données existantes, assurez-vous que la solution choisie offre des options de migration de données, et que celles ci soient fiables. Un nouveau système devrait faciliter la gestion des informations, et non l'entraver.  

4. Quelle est la croissance prévue du nombre d'utilisateurs ?

De nombreuses solutions de wikis basent leur tarification sur le nombre d'utilisateurs. S'ils peuvent commencer à un prix assez bas, ils deviennent progressivement plus chers en fonction de ce nombre croissant. Gardez à l'esprit les coûts dans le cas ou vous dépasserez le nombre d'utilisateurs prévu, mais ne vous limitez pas non plus - assurez-vous que tous les membres importants de l'équipe ont accès au système.

CALCULER LES CHIFFRES POUR XWIKI CLOUD/LOCAL

5. Le wiki sera-t-il évolutif ?

Même si vous voulez commencer avec un wiki basique, il est conseillé de réfléchir à son évolution. Si vous prévoyez une progression de son usage, il peut-être utile se s'assurer que celui ci est compatible avec  potentielle, vous devriez penser à la multi-entité ou au groupage de serveurs (clustering). Dans le cas d'XWiki, vous pouvez commencer avec une simple base de connaissances, puis ajouter d'autres wikis et les mettre à niveau pour entreprendre des projets plus complexes. Avec une configuration multi-tenant, vous pouvez avoir plusieurs wikis avec leur base de donnée propre fonctionnant sur la même instance XWiki, ce qui permet d'augmenter le niveau de performance global et aussi, de mieux collaborer.

6. Le wiki est-il prêt pour l'usage en entreprise ?

Il existe de nombreuses solutions de wiki, mais si vous souhaitez aller loin dans la gestion de votre information, les wikis d'entreprise pourraient-être la réponse qu'il vous faut. Ils vont au-delà des fonctionnalités de base du wiki et offrent l'intégration LDAP, l'import de documents Office, la gestion des droits fine, des extensions, une meilleure sécurité, etc. Les grands wikis d'entreprise proposent également des assistants qui permettent aux utilisateurs non avertis de créer facilement des applications simples (tels que l'App Within Minutes d'XWiki). Ces fonctionnalités étendent possibilités du wiki et vous donnent plus de choix pour l'adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise.

7. Le wiki dispose-t-il d'un bon éditeur WYSIWYG et d'une syntaxe simple ?

Les utilisateurs de base auront besoin d'un outil simple et efficace pour créer et mettre à jour le contenu. Un éditeur de texte WYSIWYG ("What You See Is What You Get") permettra aux utilisateurs non avertis en matière de technologie d'apporter leur contribution en toute simplicité. Les utilisateurs plus techniques préféreront peut-être utiliser le langage de balisage du wiki. Une bonne solution wiki doit offrir une expérience sans faille aux deux types d'utilisateurs.

8. Avez-vous besoin d'une localisation, et le wiki la prend-il en charge ?

Si votre wiki sera principalement utilisé par des personnes qui ne parlent pas anglais, la localisation est essentielle pour garantir un fonctionnement correct. Par exemple, XWiki est multilingue et disponible dans plus de 40 langues, ce qui en fait une solution largement utilisable par tous, grâce aux contributions de la communauté Open Source.

9. Est-il facile de trouver la bonne information ?

Si les wikis offrent un moyen facile de créer des connaissances, l'organisation du contenu peut poser un véritable défi. Vous voudrez éviter de dupliquer le contenu ou d'avoir des pages qui ne sont pas à jour. Plus important encore, vous aurez besoin en temps utile de trouver les données pertinentes. Les wikis de nouvelle génération permettent aux utilisateurs de structurer, filtrer et trouver les données très facilement grâce à la recherche avancée, aux applications personnalisées, aux tableaux dynamiques, aux pages imbriquées, à la navigation dans l'arborescence, aux tags, etc. Ces fonctionnalités vous assurent que vous et votre équipe aurez accès aux informations à tout moment et en tout lieu, et créent un véritable espace de travail où la collaboration peut prendre forme.

10. Existe-t-il un moyen facile et fiable de passer au produit ou au service d'un concurrent ?

La meilleure façon d'éviter le verrou de la part d'un fournisseur est de choisir le bon wiki dès le départ afin d'éviter des coûts de migrations substantiels ou de devoir rester avec une solution dont vous n'êtes pas satisfait. Lorsque vous choisissez votre fournisseur, assurez-vous de passer en revue les mesures de sécurité, l'évolutivité et la fiabilité de chaque type d'hébergement. Par exemple, XWiki étant un logiciel libre, vous pouvez facilement exporter vos données et les déplacer sur une instance hébergée ailleurs si nécessaire (cloud vers on-premise, ou vice versa). Cela vous évite d'avoir à faire avec un manque de portabilité, payer des frais de licence, ou de ne pas pouvoir personnaliser le logiciel comme vous le souhaitez.

COMPARER XWIKI AVEC D'AUTRES OPTIONS

Une fois que vous aurez noté vos besoins de base, des bases de données comme WikiMatrix vous aideront à trouver le wiki le plus adapté. Enfin, il est bon de rappeler qu'un wiki ne se met pas à jour tout seul par magie. Une fois que vous avez décidé d'une solution et que vous l'avez déployée, vous devrez lui fournir régulièrement des informations pertinentes et de qualité. Tout comme les jardins, les wikis peuvent s'épanouir et apporter des avantages étonnants, mais ils seront beaucoup moins agréables à parcourir sans les soins appropriés. Lorsqu'il est bien conçu, un wiki d'entreprise deviendra rapidement le lieu de référence pour les employés qui ont des questions, ou besoin d'informations sur un sujet.

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