10 applications XWiki pour optimiser la collaboration

31 janv. 2022 5 min read

Écrit par

Andreea Chirica

, Spécialiste Communications et Support

Sur un wiki, les applications peuvent faciliter ou empêcher la collaboration au sein des groupes d'utilisateurs qui naviguent à la recherche de la bonne information ou qui essaient de suivre l'évolution d'un projet.

Voici une sélection de 10 applications professionnelles qui peuvent vous aider à ajouter des options de collaboration sur votre wiki ou à enrichir les processus que vous avez déjà mis en place. 

Connectez les personnes à votre wiki

Application Active Directory

L'application Active Directory propose un éditeur visuel qui aide les administrateurs de wiki à intégrer des utilisateurs dans XWiki à partir d'un serveur Active Directory. Vous rencontrerez des fonctionnalités telles que :

  • Importer des utilisateurs d'un serveur LDAP vers XWiki
  • Authentification avec les utilisateurs de l'Active Directory (les profils d'utilisateurs XWiki étant créés à la première connexion)
  • Mettre à jour les informations de l'utilisateur à partir d'Active Directory après la connexion, ou les laisser telles qu'elles sont enregistrées lors de la création de l'utilisateur.
  • Associer les groupes XWiki aux groupes Active Directory à partir de la page d'administration des groupes ou de la page de configuration de l'application Active Directory.
  • Autoriser l'authentification Active Directory uniquement pour certains groupes ou l'interdire pour un groupe spécifique.
  • Synchroniser les groupes Active Directory. Par exemple, si un utilisateur AD est déplacé vers un groupe AD différent, lors de la prochaine connexion, il sera déplacé dans XWiki dans le bon groupe. 

Microsoft Azure Active Directory Single Sign-On (SSO) (Pro)

Nous avons entendu votre besoin d'avoir des intégrations avec plus de services de gestion d'identité : nous vous présentons l'intégration AzureAD. Elle fonctionne avec les comptes Azure individuels, ainsi qu'avec les comptes AD de l'entreprise. Voici quelques unes des fonctionnalités attendues :

  • Se connecter avec des comptes Azure AD dans XWiki (les profils d'utilisateurs XWiki étant créés lors de la première connexion).
  • Synchronisation des informations de compte
  • Bloquer les utilisateurs indésirables d'Azure AD

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Intégration Google Apps Pro

Il s'agit d'une solution idéale lorsque vous et vos collègues souhaitez vous connecter à XWiki à l'aide de votre compte Google et bénéficier également des applications d'édition de Google (Google Docs, Spreadsheet, Presentations et Drawing). Vous pouvez configurer l'intégration pour qu'elle fonctionne avec les utilisateurs internes d'une organisation ou avec des utilisateurs externes choisis disposant d'un compte Google. En choisissant le type d'utilisateurs internes, vous pourrez utiliser l'intégration des installations http et https. Alors que si vous choisissez le type Utilisateurs externes, l'intégration fonctionnera sur une installation http uniquement en mode test, mais lors du passage en production, elle ne fonctionnera qu'avec des installations https.

Voici les fonctionnalités populaires apportées par l'application : 

  • Se connecter à XWiki en utilisant votre compte Google
  • Importer facilement un document Google Apps en tant que pièce jointe dans XWiki (dans plusieurs formats)
  • Lancer l'édition d'une pièce jointe XWiki dans Google Apps. Une fois la session d'édition terminée, vous pouvez la réimporter dans XWiki.

Favoriser une meilleure communication

Application de blog

Votre wiki peut devenir un refuge pour vos collègues, vos clients ou les ambassadeurs de votre marque grâce à l'application Blog. En communiquant l'histoire de votre marque, vous pouvez promouvoir la culture de votre organisation, partager les mises à jour de vos activités et célébrer vos partenariats. Tenez votre communauté informée des nouvelles fonctionnalités des produits et des guides. Aidez vos employés à se sentir connectés grâce à un endroit sur votre wiki où ils peuvent vérifier ce qui s'est passé au cours du mois dans l'entreprise et quels événements sont prévus pour eux.

Ce que vous pouvez attendre de l'application Blog :

  • Créez un ou plusieurs blogs sur votre wiki sur différents sujets et avec différentes cibles de lecteurs.
  • Choisissez votre présentation de blog préférée parmi les options intégrées.
  • Modifiez le style du blog comme vous le souhaitez avec CSS ou LESS.
  • Planifiez la publication des articles du blog

Application de Réunion Pro

Facilitez le processus de préparation des réunions et de partage des connaissances avec Application de Réunion Pro. N'oubliez pas ce qui a été discuté lors d'une réunion avec un client ou lors d'un appel avec vos collègues sur ce projet spécial. Ce qui peut être fait avec l'application pour une expérience de réunion réussie :

  • Créer une page dédiée à votre réunion où vous pouvez conserver des notes, des documents connexes.
  • Ajouter des participants à la réunion et leur envoyer des invitations par courriel
  • Votez sur les prochaines étapes, les lieux de réunion, les idées avec le sondage inclus.
  • Visualisez toutes vos réunions dans un calendrier
  • Affichez sur un espace choisi les 5 prochaines réunions

Aidez les gens à visualiser vos données

Application Diagramme Pro

Améliorez vos présentations et vos rapports à l'aide des graphiques réalisés dans l'Application Diagramme Pro. Il est indéniable que la représentation visuelle des données est mieux retenue et appréciée lorsqu'elle accompagne d'autres formes de contenu, surtout si elle est utilisée pour éviter d'ajouter trop de texte sur les diapositives. Soyez créatif et utilisez l'application pour créer des graphiques de Gantt, des wireframes, des mockups, UML, des diagrammes, BPMN, des cartes heuristiques, des arbres et des diagrammes de réseau pour transmettre vos idées de manière visuelle. Quelques-unes des fonctionnalités disponibles dans l'application :

  • Créer et modifier des diagrammes
  • Importer des diagrammes existants ou provenant de Gliffy
  • Inclure des diagrammes dans d'autres pages XWiki
  • Zoom avant et arrière lors de la visualisation du diagramme
  • Imprimer le diagramme
  • Exporter le diagramme dans différents formats

Rassembler des documents en un seul endroit

Gestionnaire de fichiers Pro

Organisez les documents de votre organisation en utilisant le gestionnaire de fichiers Pro pour une méthode efficace et rapide de localisation des fichiers. Vous pouvez lire des fichiers audio et vidéo ou afficher des documents PDF et office directement à partir du gestionnaire de fichiers dans le wiki, réduisant ainsi le temps passé à accéder à plusieurs outils et sources de fichiers.  

HomePage-File-Manager.png

Connecteur OnlyOffice

Le Connecteur OnlyOffice a été créé afin de maximiser la collaboration lors de l'édition de documents dans XWiki. Vous pouvez créer des documents OnlyOffice, visualiser, modifier et collaborer en temps réel sur des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations. Vous pouvez également télécharger des pièces jointes doc, xls et ppt, mais pour les éditer, vous devrez les convertir en docx, xlsx, pptx après avoir cliqué sur l'icône Editer. En outre, vous pouvez ajouter les boutons suivants dans la vue des pièces jointes de chaque page wiki, ce qui facilite la création de nouveaux documents éditables à l'aide d'OnlyOffice.

Pour un démarrage rapide, l'extension est déjà configurée pour utiliser le serveur de test XWiki OnlyOffice, de sorte que vous pouvez la tester facilement avant de passer à votre propre serveur OnlyOffice.

Intégration Office365

Pour les fans de Microsoft Office365, nous avons construit une intégration qui aide les utilisateurs à afficher les documents de OneDrive dans les pages XWiki en utilisant des liens intégrés. Bien que cette fonctionnalité ne nécessite pas une configuration complète de l'intégration, vous devez vous assurer que le document que vous intégrez peut être visualisé par le public en dehors de votre OneDrive.

Une deuxième fonctionnalité qui nécessite une configuration complète de l'intégration est l'incorporation d'un fichier après son exécution dans OneDrive, tout cela sans quitter votre wiki. L'excellente option suivante est d'étendre la recherche XWiki avec OneDrive, ce qui signifie qu'une boîte avec les résultats OneDrive sera incluse dans l'écran de recherche SOLR de XWiki.

Protégez votre wiki

Application Antivirus

Chez XWiki, nous accordons une grande importance à la sécurité et à la protection des données. Ainsi, tout en veillant à ce que le produit XWiki soit sécurisé, nous avons construit une application qui vous aide à gérer les documents que vous joignez aux pages wiki. L'application Antivirus analyse les fichiers joints à la recherche de virus et de logiciels malveillants en 2 phases :

  • directement au moment du téléchargement, en annulant l'opération de téléchargement si un fichier infecté est détecté, empêchant ainsi le fichier infecté d'atteindre votre wiki (et d'infecter potentiellement tous vos utilisateurs qui pourraient le télécharger).
  • périodiquement, une fois par semaine (configurable), en analysant toutes les pièces jointes sur votre wiki (y compris les sous-wikis), afin de couvrir le cas où une base de données virale mise à jour périodiquement serait désormais capable de détecter une menace qui était auparavant inconnue.

L'application antivirus intègre ClamAV, un moteur antivirus qui utilise différents alorithmes et dispose d'une base de données extensive. D'autres moteurs antivirus (c'est-à-dire d'autres fournisseurs connus) peuvent facilement être mis en œuvre et configurés pour être utilisés par l'application Antivirus.

Applications bonus

La vie est pleine de changements et si nous nous accommodons des surprises de notre emploi du temps quotidien, lorsqu'il faut changer de produit, les outils de migration sont une véritable bénédiction.

Migrateur Confluence

Le Migrateur Confluence est une boîte à outils tout-en-un qui vous permet de migrer et de réorganiser rapidement votre contenu en quelques minutes seulement, sans aucun coût ! La boîte à outils est disponible pour toute méthode de déploiement, que ce soit sur votre site ou dans le nuage XWiki.

Pour migrer de Confluence vers XWiki, vous aurez besoin :

  • d'une instance XWiki avec un accès administrateur
  • un accès aux fichiers de configuration de votre instance XWiki, si vous exécutez XWiki sur votre site
  • une instance de Confluence avec un accès administrateur

Suivez les 6 étapes décrites ici pour réaliser la migration d'un espace Confluence dans XWiki.

Macros Pro

Ce paquet de 16 macros a été créé pour faciliter encore plus la migration de Confluence vers XWiki, car ces macros sont compatibles avec les macros Atlassian Confluence importées lors des migrations (macros génériques), certaines d'entre elles ayant été développées spécifiquement pour couvrir ce seul besoin (macros utilisées uniquement dans le cadre des migrations Confluence). Surchargez les fonctionnalités de XWiki avec les Macros Pro.

Si vous êtes curieux de connaître l'une de ces applications ou si vous avez remarqué d'autres extensions sur le XWiki Store ou sur le site Extensions qui pourraient être utiles dans votre organisation ou votre projet, n'hésitez pas à nous contacter.

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